마케터에게 필수인
협업툴 Top 5를 비교해봤다.
노션, 먼데이, 클로바인, 플로우, 트렐로 파헤치기
마케터에게 필수인
협업툴 Top 5를 비교해봤다.
일잘러들이 주목받고 생산성에 대한 고민은 늘어나고 있는 시대다.
그와 함께 워라밸의 중요성이 대두되며, 같은 시간 내 어떻게 효율적으로 일해서 좋은 성과를 만들어 낼 수 있을까? 에 대한 고민이 깊어져 간다. 그뿐일까. 높아져가는 "자기개발"과 "능력 상승(과 이를 통한 연봉 상승)"에의 열망은 바쁜 사회인들을 심지어 사이드 프로젝트로 이끌기도 한다. 직군에 따라 다르지만 마케터들도 이제는 사이드 프로젝트 하나 정도는 모두 기본적으로 하는 것 같다.
어떻게든 워라밸을 사수하고, 자기개발을 꾸준히 이어가기 위해서 결국 핵심은 "개인의 생산성 관리"다.
나 역시 새로운 직장에서 동료 마케터분들과 함께 일을 하고 있는데, 재택으로 일을 진행하다 보니 이 부분에서 매우 깊은 공감을 하고 있다. 사무실이라면 몇 번의 대화로 끝낼 수 있는 일들이 메신저와 회의를 거치게 되며 복잡도가 높아지고 커뮤니케이션 시간이 길어져 실제로 업무를 할 수 있는 시간이 줄어드는 것이었다.
그러다 보니 자연히 더 효율적이고 생산적인 방식에 대한 고민을 하게 되었다.
특히 업무 프로세스 중에 개선하고 싶었던 부분이 있었는데, 아래의 네 가지였다.
1. 메신저로 공유하지 않더라도 자연스럽게 서로의 업무와 진행사항을 알 수 없을까?
2. 진행 중인 프로젝트에서 변경되는 부분도 한눈에 파악하기 쉽게 구조화해서 연결성 있게 볼 수 없을까?
3. 업무 흐름의 유기성이 잘 파악하고 싶다.
4. 하지만 협업툴을 관리하는 시간도 절약하고 싶다.
마케팅의 경우, 하나의 프로젝트가 끝나기도 전에 파생되는 아이디어나 개선점, 또는 파생되는 새로운 프로젝트가 많아 특히 여기서도 "유기적인 업무 흐름 파악"이 중요했다.
이를 위해 사용하던 툴들을 조금 더 협업에 유리하게 변경해보기도 하고, 새로운 툴을 써보기도 하며 몇 번의 시도를 통해 상황별로 적합한 협업툴 5가지를 찾았다. 비슷한 고민을 하고 있는 사람들에게 협업툴 비교글들을 찾아보는 시간을 줄여줄 수 있을까 싶어 협업툴 5개의 특징과 내가 느낀 장단점을 소개해보려 한다.
필수 협업툴 1. 노션 (Notion)
생산성 툴 노션(notion)의 한국 공식 홈페이지 메인 화면 생산성 툴을 이야기할 때 노션은 빼놓고 이야기할 수 없을 정도로
잘 활용하고 있는 툴이다.
[ 노션의 특징 및 장점 ]
개인적인 업무 관리와 포트폴리오 작업을 노션으로 진행했었고, 친구와의 사이드 프로젝트나 현재의 회사에서도 기본적으로 노션으로 모두 하고 있어 친숙하기도 하다. 한국에서의 노션의 인기는 어마한데, 특히 노션 커뮤니티는 전 세계 2위를 치자 할 정도란다. 노션은 All-in-one. 말 그대로 정말 모든 업무를 하나의 워크스페이스에서 할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이다.
직관적이고 깔끔한 UI의 노션에서는 다양한 직군별 탬플릿을 제공하는데, 커뮤니티의 사용자들은 직접 만든 노션 템플릿을 공유하며 노션을 "더 잘 활용하기 위해" 앞장서고 있다. 나를 포함해 많은 사용자들은 업무용 문서도 블로그를 꾸미듯 자신의 취향을 반영해 더 감각적인 디자인으로 업무를 정리할 수 있다,
노션 템플릿 갤러리에서 이달의 템플릿으로 올라와있는 인디펜던트 워커를 위한 대시보드 배치와 용도에 따라 다양한 방식으로 템플릿을 수정할 수 있으며, 노션 한국 사이트에서는 이달의 탬플릿을 선정해 소개하고 있다. 요즘 인기 있는 탬플릿이 궁금하다면 페이지를 확인해 보자.
(*링크: https://www.notion.so/ko-kr/templates)
노션은 웹 클리퍼 기능과 파일 임베디드 기능(엑셀, PDF, 영상, 등...)을 제공하는데, 이를 활용해 노션에 새로운 오픈 페이지를 만들어 낼 수 있고, Depth를 만들어 필요한 내용을 정리할 수 있다. 이 기능 덕에 많은 기업에서 채용 페이지나 뉴스레터 페이지, 블로그 등의 자사 페이지를 빠르게 만들어 활용하고 있다.
또한 직관적인 워크 플레이스는 사용 방법을 익히는 데 들어가는 노력과 시간이 다른 툴들에 비해 현저히 적어, 개인 사용자들의 접근성이 높은 것도 장점이라고 볼 수 있겠다.
[ 노션의 아쉬운 점 ]
좋은 툴이지만, 노션에도 아쉬운 점은 존재한다. 무료로 제공되고 있지만, 무료로 사용할 수 있는 범위가 제한적이다. 블록이라는 단위를 일부 제공하는데, 쓰다 보면 생각보다 금방 이 수를 채우기 때문에 결국은 결제를 해야 사용할 수 있게 되는 것이다.
또 직관적이긴 하지만 연속적인 프로젝트의 내용을 확인하기에는 UI 측면에서 아쉬움이 존재한다. 최근에는 로드맵 기능과 타임라인 기능 등이 추가되긴 했지만, 노트/페이지의 UI가 기본적이다 보니 표나 타임라인을 볼 때는 내용을 한눈에 파악하기에는 다소 아쉽다. 그리고 페이지에서 담는 내용이 많아질수록 단순한 검색 기능은 아쉬움을 낳는다. 종래에는 필요한 내용이 어디 있는지 찾을 수 없어 이리저리 헤매고 다녀야 하는 상황도 생기기 때문이다. 다양한 필터나 정렬 설정을 통해 이러한 부분을 해결할 수도 있지만, 이런 부분을 전문적으로 하는 다른 협업 툴에 비하면 역시 아쉬운 지점이라고 할 수 있겠다.
그래도 최근에는 노션의 제한적인 부분을 보완하기 위해 새로운 서비스들도 등장하고 있다.
Oopy(우피)라는 서비스는 노션으로 만들어진 홈페이지나 랜딩페이지에서 코딩 없이 더욱 고도화된 사이트로 만들 수 있게 도와주니, 참고하면 좋을 것 같다.
필수 협업툴 2. 먼데이닷컴 (monday.com)
협업툴 먼데이닷컴의 한국 공식 홈페이지 메인 화면먼데이닷컴은 다양한 직군별로 수많은 탬플릿을 제공해
고민 없이 선택하고 사용할 수 있다.
[ 먼데이닷컴의 특징 및 장점 ]
먼데이닷컴은 이전부터 지하철 옥외광고로 익숙했던 툴이었는데 특히 마케팅 업무 관리에 용이한 툴이라는 평을 듣다가 사용해보게 되었다. 가입 후, 로그인을 하면 어떤 용도로 사용할 것인지를 묻는데 영업 & CRM부터 마케팅, IT, 교육, 구축, 법률 등 다양한 카테고리로 나누어져 있고, 선택 후에는 바로 보드 생성을 한다.
그런데 어떤 식의 탬플릿이 있는지 먼저 확인하고 세팅을 하고 싶은데 일단은 세팅하고 싶은 내용을 전부 기재해야 먼데이가 제공하는 탬플릿을 볼 수 있다.
대략적인 세팅을 완료하면 워크 스페이스가 등장하는데 컬러풀한 색상과 세팅 화면이 보인다. 처음 시작하는 고객들을 위해 튜토리얼 같은 기능을 제공하기 때문에 워크스페이스를 정리하는 데 무리는 없을 것이다.
먼데이닷컴 홈페이지에서 제공하는 화면 먼데이닷컴의 경우, 워크스페이스 > 폴더 > 대시보드의 트리 구조로 되어 있다.
노션이 노트와 페이지와 같은 느낌에서 Depth를 계속 만들어가는 느낌이라면, 먼데이닷컴은 전체가 커다란 드라이브로 되어 있고 그 안에서 대시보드를 만들어 관리를 하는 느낌이다. 여기서는 단계를 더 상세히 쪼개어 들어가기엔 아무래도 아쉬움이 존재한다. 비유를 해보자면 UI가 컬러풀하고 예쁘게 정리된 스프레드시트 내에 협업을 위해 필요한 이메일 기능이나 할당 기능이 추가되어 있는 느낌이라고 할 수 있을 것 같다.
좋은 점은 아무래도 프로젝트와 워크플로우를 한 번에 관리할 수 있도록 세분화되어 있는 탬플릿이 아닐까 싶다. 각 직군에 맞춰서 선택을 하면 필요한 탬플릿의 대부분이 나온다. 탬플릿이 완전히 다르다기보다는 하나의 탬플릿을 [테이블/대시보드/차트/칸반/간트/카드/양식/파일 갤러리] 등 다양한 형식으로 볼 수 있는 것인데 여러 데이터를 시각화하는데 용이하다는 장점이 있다. 시중에 나와있는 다양한 40여 개의 툴과 연동이 쉽게 되기 때문에 이러한 점도 장점이라고 볼 수 있다.
[ 먼데이닷컴의 아쉬운 점 ]
하지만 시각화가 용이한 것과는 별개로 탬플릿이 완벽히 다른 것이 아니라 약간의 가공을 거친 것이라 큰 차별화가 되지 않는 점이 아쉽다. 탬플릿이나 테스크끼리의 연동성이 뭔가 애매하다고 해야 할까?
결국은 프로젝트 단위로 탬플릿을 생성해서 여러 번 관리를 해줘야 하는 것 같은 어려움이 있어 세팅을 몇 번 진행한 후에는 다른 툴로 이동하게 되었다. 전체 프로젝트 단위의 "관리"에 그 목적을 두고 있는 툴인 느낌이라 팀 내부적으로 담당자를 체크하고 진행률이나 일정을 확인하고 티켓을 발행하는, 관리가 중심이 되는 조직에서라면 유용하지 않을까 하는 생각이다.
필수 협업툴 3. 클로바인 (Clovine)
협업툴 클로바인의 공식 홈페이지 메인화면클로바인은 구조화된 테스크 관리와 협업 리소스 절감이라는
나의 니즈를 충족시켜준 협업툴이다.
그간의 협업툴들이 프로젝트 관리, 협업 등 특화된 기능에 초점을 맞추어서 개발되었다면, 클로바인은 여러 기능을 하나의 워크스페이스에서 묶어 작업 복잡도를 낮춰준다. 클로바인 자체적으로는 협업툴이라고 칭하기 보단 프로젝트 포트폴리오 관리(Project Portpolio Management, PPM) 솔루션으로 부르며 전반적인 프로젝트 관리 툴이지만 혼자 사용해도 괜찮은, 다수가 사요할 때 장점이 극대화된다! 라는 부분으로 차별화를 두려는 듯 하다.
[ 클로바인의 특징 및 장점 ]
클로바인은 내가 나누어 둔 태스크를 칸반뷰 / 마인드맵 뷰/ 간트뷰 (타임라인) 3가지로 필요할 때마다 유기적으로 볼 수 있다. 앞서 진행 중인 프로젝트에서 변경되는 부분도 한눈에 파악하기 쉽게 구조화하고 업무 흐름의 유기성을 잘 파악하고 싶다는 니즈가 있다고 말했었는데 클로바인의 경우, 이러한 지점을 가장 잘 해소해주었다
대부분의 협업툴들이 칸반 기능과 간트 차트 기능을 제공하는데 반해, 마인드맵 기능은 제공하지 않기 때문에 이전에는 노션을 주로 사용하면서 마인드맵 기능과 비슷한 기능을 제공하는 미로 보드(miro board)를 함께 사용했었다. 미로 보드는 단순히 말하면 스티커 메모를 흐름에 따라 붙여가며 큰 흐름을 그릴 수 있는 장점이 있었다.
다만 이렇게 두 조합으로 쓰다 보니, 두 개의 툴을 별개로 관리를 해야 돼서 관리 리소스가 증가한다는 문제가 생겼다. 클로바인의 마인드맵 기능은 이 부분을 해결할 수 있는 돌파구였다.
클로바인의 마인드맵 기능에서는 가중치 설정, 태스크별 담당자 지정, 태스크 릴레이션 / 피드 관리가 가능해 연결성 있게 흐름을 파악할 수 있다. 프로젝트 단위로 테스크와 하위 테스크를 생성한 후, 다양한 뷰 형식을 선택해 볼 수 있으니 필요한 때마다 바꿔가며 사용할 수 있었다. 또 마인드맵에서는 테스크를 클릭하면 나오는 사이드 메뉴에서는 피드 기능이나 릴레이션 기능을 활용해 연관 테스크를 확인하거나 간결한 피드로 기록을 남겨두는 것이 가능하다. 워크스페이스에서의 전환이 자유로워지니 반복 작업을 하는 수고가 줄어들었다.
또 자체적으로 클라우드 스토리지를 제공한다는 점이 눈에 띈다. 요즘은 대부분의 업무 자료를 클라우드에서 별도 관리하기 때문에 기존 협업툴들은 드라이브 자체의 기능을 강조하지 않는데 클로바인은 스토리지를 내세워 클라우드 서비스만으로도 경쟁력을 내보인다.
구글 드라이브/네이버 Mybox (구 네이버클라우드)/드롭박스/원드라이브 등 현재 시장에 나와있는 클라우드 서비스의 월간 유료 플랜을 살펴보면 드롭박스를 제외한 4개의 회사가 월 8,900~월 12,000원 정도의 가격대로 1~2TB의 용량을 제공한다. (드롭박스는 월 15달러에 5TB를 제공하나 기준이 달라 예외로 두었다.)
가장 저렴한 원드라이브가 월 8,900원으로 1TB 제공하는데 클로바인은 2TB를 9,900원에 제공하고 있고 나머지 두 군데는 12,000원대의 가격으로 비슷한 용량을 제공한다.
이렇다 보니 기업의 입장에서는 한 번에 스토리지까지 해결할 수 있는 클로바인이 매력적이지 않을까? 하는 생각이 든다. 한 눈에 로그와 피드, 태스크, 진행률을 보여주는 대시보드 화면도 업무 진행자의 생산성을 높여주는 기능인 것 같아 개인적으로 매우 마음에 든다.)
[ 클로바인의 아쉬운 점 ]
마인드맵 기능이 마음에 들어 당분간은 클로바인을 잘 활용하게 될 것 같지만 전체적으로 업무 진행에서의 불편함 을 해소하는 기능들에 포커싱 되어 있다는 느낌이었다.
달리 말하면 실제 일을 하면서 작성하는 문서나 내용의 공유와 같은 부분에서는 아쉬움이 존재한다는 뜻이다.
노션에 익숙해진 나의 경우, 협업을 할 때에는 노션 내에 테스크나 에픽을 작성하고 하위에 테스크 문서를 생성해 작업을 하고 링크를 동료에게 공유해 그곳에서 피드백을 서로 주고받는 형식으로 진행해왔다. 하지만 클로바인으로 이런 협업을 하기 위해서는 생성한 태스크 내에 파일을 업로드하거나 피드를 활용해야 한다.
이때 피드의 경우, 업무 전체 내용을 담기에는 다소 협소한 공간으로 느껴지고, 여러 번 업로드하고 전달해야 하는 번거로움이 발생한다는 점이 아쉬웠다. 실제 작업 자체를 굳이 협업툴 안에서 하지 않아도 되는 직군이라면 이런 부분이 큰 문제가 아닐 것이나 콘텐츠를 작성하는 일이 많다 보니 내게는 이러한 점이 다소 아쉬움에 남았다.
필수 협업툴 4. 플로우 (flow)
협업툴 플로우(flow)의 공식 홈페이지 메인화면
플로우의 프로젝트 대시보드 화면 플로우는 버티컬 타임라인뷰 UX를 기반으로 프로젝트 관리에 특화된 협업툴이다.
워크스페이스에서는 다양한 프로젝트 단위의 업무를 생성할 수 있고, 프로젝트별로 하위 태스크와 담당자 지정 및 접근 권한 등의 설정을 통해 업무를 수행할 수 있다. 위의 화면처럼 대시보드에서는 각 프로젝트 단위로 모아보기가 되고, 디테일은 프로젝트로 들어가서 볼 수 있는 것이다.
플로우에서 사용할 수 있는 자체 메신저[ 플로우의 특징 및 장점 ]
플로우는 프로젝트 내에 SNS 포스팅을 하듯 업무에 사용한다. 업무용 SNS 채널에 업로드를 하면 자연스럽게 같은 프로젝트를 하는 이들에게도 업데이트가 되는 것이다. 이미 SNS 생활에 친숙하고 피드와 타임라인의 구조가 익숙한 우리들에게는 사용상 어려움이 없다는 것이 큰 장점이라 할 수 있다.
또 이전에 소개한 협업툴들과는 달리 플로우는 프로젝트 관리와 더불어 "소통"에 중점을 두고 있는 협업툴이라고 느껴졌다. 포스팅이라는 형태로 사람들과 소통을 지속적으로 하게 되고, 자체적으로 제공하는 메신저가 있기 때문에 다른 메신저를 사용하지 않아도 된다. 많은 기업에서 협업툴을 도입해도 메신저는 별도로 도입해야 하는 경우가 많기 때문에 이 부분은 꽤 큰 장점이 되지 않을까 싶다.
여타 서비스 대비 가장 큰 특징으로 느껴지는 지점은 바로 PC와 모바일 모두 호환성이 뛰어나다는 점이다. 협업툴을 사용할 때 모바일 호환성이 떨어질 경우, 장소나 시간에 구애를 받게 될 수 있는데 플로우는 대응이 잘 되고 있는 부분이라 만족스러웠다. 그 외에도 간트뷰 제공이나 파일 관리 기능 등, 협업에 필요한 요소는 잘 갖춰져 있어 사용함에 있어 어렵지는 않았다.
[ 플로우의 아쉬운 점 ]
하지만 플로우는 업무를 워크스페이스 내에서 처리하고 담는 것에 초점을 맞춰져 있지 않다.
"협업을 위한 소통"이 중점이기 때문에 이러한 부분은 약할 수밖에 없다. 나의 목적은 소통 이전에 협업 상황을 유기적으로 볼 수 있는 툴이었기 때문에 플로우가 매력적이진 않았다. 이미 회사에 슬랙이 정착되어 있어서 더더욱 메리트를 느끼지 못할 수밖에 없었지 않을까 싶다.
하지만 초창기 도입을 원하는 기업이라면 플로우의 이러한 기능을 고려해서 도입해 볼 만하다는 생각이 든다. 그리고 실시간으로 메신저로 업무 내용을 여러 번 주고받는 것이 다소 부담스러운 조직에서는 오히려 자유롭게 포스팅의 형태로 업무를 공유하고, 자신에게 편한 시간에 확인을 할 수 있는 SNS 형태라도 괜찮지 않을까 하는 생각이 들었다.
필수 협업툴 5. 트렐로(Trello)
협업툴 트렐로(trello)의 공식 홈페이지 메인 화면
트렐로(Trello)의 기본 프로젝트 뷰 트렐로(Trello)는 직관적이고 깔끔한 UI로
복잡한 것을 싫어하는 사람들에게 적합한 툴이다.
위의 기본 프로젝트 뷰만 보아도 알 수 있듯 심플하게 [해야 할 일] - [하고 있는 일] - [완료된 일]의 섹션에 업무 리스트를 만들고 채워 넣으면서 담당자 배정 현황과 진행 사항을 한눈에 파악할 수 있다. 각 섹션에 있던 테스크 카드는 드래그 한 번으로 쉽게 옮길 수 있고, 완료된 테스크는 아카이브 기능을 통해 처리할 수 있으니, 테스크 관리 측면의 편의성이 뛰어나다.
[ 트렐로의 특징 및 장점 ]
먼저 한 화면에서 해야 할 일, 하고 있는 일, 완료된 일을 볼 수 있는 점이 가장 큰 장점이 아닐까 싶다. 타 팀과 협업 프로젝트로 회의를 진행해야 한다면 트렐로 보드 하나를 빠르게 훑는 것으로 끝낼 수 있는 것이다. 그만큼 트렐로의 직관성은 정말 뛰어나다고 생각된다.
트렐로 대시보드에서 만든 태스크를 클릭하면 나오는 화면 이는 단순히 단순히 한 화면에 모든 테스크가 보이기 때문만은 아니다. 위의 이미지는 각 테스크 카드를 클릭했을 때 열리는 팝업 화면이다. 한 테스크 카드에서 상세 테스크를 나눠 데드라인과 담당자를 지정할 수 있고, 체크박스로 간단하게 진행 현황을 파악할 수도 있다. 그리고 Description 부분에는 업무 히스토리를 남기거나 필요한 파일을 첨부하는 등, 꽤나 많은 기능이 가능하다. 잘만 관리하면 업무 진행에 대해 누가 물을 때 트렐로 주소만 알려주면 되는 것이다. 거기다 Description을 추가하거나 새로운 테스크 카드를 생성하는 등의 행동을 할 경우, 누가 수정을 했는지 모두 로그로 남는다. 누가 어떻게 수정을 했는지를 알 수 있기 때문에 히스토리 파악이 손쉽다.
[ 트렐로의 아쉬운 점 ]
일단은 영어다. 정말 사소한 점인 것 같은데 여기서 꽤나 높은 허들이 생기지 않을까 감히 예상해본다.
사실 툴 내에서 사용되는 영어는 대부분 짤막한 것들이기 때문에 어렵지 않다. 하지만 처음 트렐로 화면을 볼 때 간만에 조우하게 되는 영어를 보는 사람들은 일단 겁을 먹고 시작할 수밖에 없다. 홈페이지도 한국어로 번역이 되어있는 상황은 아닌지라 매뉴얼이나 사용법을 친절히 알려주는 가이드도 없다. 매뉴얼을 보며 사용해야 할 만큼 복잡도가 높지 않지만, 협업툴이라는 이름에 걸맞게 협업을 하는 사람들이 모두 편리하게 사용할 수 있어야 하는데, 여러 격차로 인해 원활한 활용이 어려워질 수도 있는 것이다.
(언어 변환 설정을 해보았는데도 영어로만 뜨는데, 혹시 잘못된 정보라면 제보를 부탁드린다..)
그리고 프로젝트 관리를 위한 기능 외에 다른 협업툴에서 제공하는 것처럼 워크스페이스로 사용하기에는 어렵다는 점도 아쉽다. 각 카드에 댓글을 남길 수 있지만 이메일로 알람이 오는 시스템이라 번거로울 수 있고, 완벽한 워크스페이스로 활용하기엔 어렵다. 타임라인별 마일스톤을 볼 수 없고, 위에서 소개한 정도의 기능 외에는 부가적인 기능이 없는 것이다. 그래서 트렐로는 타 팀이나 외부 업체와의 협업툴로 가장 적합하다는 생각이 들었다.
어쩌다 보니 꽤나 장문의 글이 되어버렸다. 아마 짧게 사용한 툴들도 있어서 내가 파악하지 못한 점이 더 많을 수도 있겠지만, 협업툴을 찾고 있었던 사람들에게 이 글이 조금이나마 도움이 되었으면 하는 바람으로 글을 마쳐본다.
