7. 전문성이 떨어지는 PPT 발표 - 기능측면
실패하는 PPT, 제안서, 보고서, PT 시리즈
얼마전 진행된 제안서 발표 현장. 총 3개 업체가 순서대로 발표를 진행했다.
각 업체의 제안발표를 경청하면서 나름 열심히 준비한 것은 느껴졌지만, 애석하게도 필자의 눈에는 아쉬운 부분들이 더 많이 보이는 것이 안타까움으로 남았다.
여러가지 안타까움 중 오늘은 'PPT기능 측면',
좀 더 정확히 얘기하자면, '파워포인트 슬라이드쇼의 기능 측면'에서 아쉬운 부분들에 대한 얘기이다.
드디어 발표자의 발표가 끝난 후 Q&A 때 내가 질문을 했다.
"13page의 기능과 18page의 기능은 같은 내용으로 이해 되는데, 다른 점을 설명해 주시겠습니까?"
발표자는 Esc키를 눌러 슬라이드쇼에서 빠져나와 13page를 찾아 쭈~욱 스크롤한 뒤에 다시 슬라이드 쇼(F5키를 누름)를 실행시켰다. 하지만, 애석하게도 슬라이드 첫페이지부터 실행됐고, 허둥지둥대는 그에게 해당 page에서 Shift+F5를 누르라고 얘기해줬다.
(Shift+F5는 해당 Page를 바로 슬라이드쇼로 실행하는 단축키이다)
13page의 설명을 마친 후 이번에는 18page의 설명을 위해 해당 page까지 계속 Enter키를 눌러댔다.
설상가상으로 중간에 애니매이션이 일부 있어서 Enter키를 누를 때마다 에니매이션이 실행되는 바람에 18page로 가기까지 여러차례 Enter키를 눌러야 했다.
나와 함께 참여한 업무부서 제안평가 위원들에게서 한숨이 들려왔다.
슬라이드쇼를 실행중일때 도움이 되는 몇가지 기능들이 있다.
이 기능들과 친숙해진다면, 위와 같은 허둥대는 모습을 피할 수 있고 보다 전문가다운 모습을 보여줄 수 있다.
먼저 슬라이드쇼를 실행한 후 F1(Help)키를 눌러보면 다음과 같이 슬라이스쇼에서 실행할 수 있는 기능을 단축키와 함께 확인할 수 있다.
도움말에는 일반, 예행연습/기록, 미디어, 잉크/레이저 포인터, 터치로 구분되어 있고 비교적 많은 기능들이 있다. 하지만, 위의 기능을 모두 숙지할 필요는 없다. 필자의 발표경험으로 숙지하면 좋은 기본적인 기능은 다음과 같다.
* F5: 처음부터 슬라이드쇼 시작
* Shift+F5: 해당 Page에서 슬라이드쇼 시작
* 페이지번호 + Enter: 해당 페이지로 이동
* Home or End: 슬라이드 처음 혹은 마지막으로 이동
* B(혹은 .): 화면을 검정으로 설정(취소는 임의의 키 누름)
* W(혹은 ,): 화면을 흰색으로 설정(취소는 임의의 키 누름)
위의 설명 중, 페이지번호 + Enter기능을 이용하여 특정 페이지로 이동하고자 했으나, 페이지번호를 잘못입력했다면, 당황하지 마시라.
Del키를 눌러 잘못 입력된 번호를 지운 후(물론 눈에 보이지는 않는다), 다시 이동하고자 하는 페이지번호를 입력한 후 Enter를 입력하면 된다.
발표자의 노트북 화면이 터치기능이 지원되는 경우(혹은 테블릿 노트북인 경우), W키(화면을 흰색으로 설정)를 잘 이용하면 질문에 답을 하거나, 부가적인 설명을 할 때 화면을 화이트보드처럼 사용할 수 있다.
또한, 발표중 분위기 전환이나 다시 집중을 시킬 필요가 있어 잠시 빔프로젝트의 화면을 끄고 싶을 때는 B키(화면을 검정으로 설정)를 이용하면 유용하다.
위의 기능정도만 알고 있어도 보다 센스있는 전문가스런 모습으로 다가갈 수 있다.
애써 준비한 발표현장에서 사소한 실수로 점수를 잃지 말자.
