회의록 작성을 잘하는 방법 5가지

직장인의 글쓰기

회의록 작성을 잘하는 방법 5가지

① 요약하기

회의의 목적과 논의 사항에 대하여 명확하고 간결하게 요약해야 합니다.

회의에 참석한 사람 또는 회의록을 공유받는 사람이 결론과 요점을 쉽게 이해할 수 있습니다.

직장인의 글쓰기 = 요약 능력

② 회의 중에 합의된 내용을 명확하게 기록해야 합니다.

각 목록별로 논의한 내용 / 논의한 사람 / 기한을 명확하게 기록해야 합니다.

이 부분이 바로, 회의록의 핵심적인 내용입니다.

WHAT   /    WHO     /      WHEN

회의를 하는 이유는, 위의 3가지가 모호하거나 회피하기 때문입니다. 

따라서 회의가 끝난뒤에는 반드시 WHAT   /    WHO     /      WHEN을 체크해봐야 합니다. 

이 세 가지 중에 한가지라도 정해지지 않았다면 이 회의는 다시해야 합니다. 

③ 회의 중에 합의되지 못한 사항, 제기된 논의 사항, 질문 및 우려 사항은 

추적관리하도록 목록화 해야 합니다. 

그렇지 않으면, 각자 말만하고 실행하는 사람은 없게 되는 현상이 발생합니다.

④ 명확하지 않은 약어, 전문 용어는 이해하기 쉽도록 써야 합니다.

물론 회의참석자는 이미 알고 있거나, 알고 있어야 회의가 되는 경우가 있습니다. 

하지만, 회의록의 독자는 확대될 수 있으니, 

주석 등을 활용하여 약어나 전문용어에 대한 설명을 기입해야 합니다.

⑤ 모든 참석자와 회의 결과를 필요로 하는 사람에게 공유합니다. 

보통 이메일을 많이 사용하게 됩니다. 

이메일 발송 시에는 모든 참석자는 수신자로, 회의 결과를 필요로 하는 사람은 참조로 넣습니다. 

다만, 회의 결과를 원하지 않는 사람에 대해서는 

별도로 메일을 발송하거나 소통하여 오해의 소지가 발생하지 않도록 해야 합니다.