보고서 쓸 때 생각해야 할 4가지
직장인의 글쓰기
직장 생활은 보고서(이력서)로 시작해서 보고서(사직서)로 끝이 납니다.
보고서를 빼놓고 직장생활을 논할 수 있을까요?
보고서 쓸 때 생각해야 할 4가지가 있습니다.
#01 어떤 상황인지 파악하기
나에 대한 상대방의 신뢰도는? 즉, 내 말을 얼마나 믿는가?
평소에 잦은 실수로 인하여, 나에 대한 신뢰도가 낮아진 상태는 아닌가?
그동안의 우수한 성과로 인하여, 나에 대한 무한신뢰를 하고 있는가?
단순한 회의록인가? 중대한 의사결정을 내려야 하는 상황인가?
상대방이 이 업무에 대하여 얼마나 인지하고 있는가? 전문가인가? 알아가는 단계인가?
#02 어떤 방식으로 보고할 것인지 결정하기
[상황별 보고 방법]
#03 상대에게 고민을 안겨줄 것인가? 해결방안을 안겨줄 것인가?
좋은 보고서는 상대방에게 신뢰감과 안정감을 줍니다.
모든 업무에 대해서 항상 명확한 해결방안을 제시할 수는 없지만,
나에게 고민거리를 안겨주는 사람과 해결방안을 안겨주는 사람 중
누가 더 좋은가를 생각해 보면,
어렵더라도 해결방안을 안겨주는 사람이 더 좋습니다.
명확한 해결방안을 도출하기 어렵다면 여러 가지 방안을 제시하는 것도 좋은 방법입니다.
단,
1안, 2안, 3안을 제시하더라도, 본인이라면 어떤 결정을 내릴지는 생각해 두어야 합니다.
"제 의견은 없고, 결정해 주시면 진행하겠습니다"라는 방식은 지양해야 합니다.
무책임하다는 인식을 줍니다.
#04 뭘 좋아할지 몰라서 다 준비해 봤어!
이런 상황을 가정해 보겠습니다. 거래처에 우리 회사의 윤리경영을 안내하는 캠페인을 해야 합니다
상대방(상사)은 거래처에 보낼 '공문'을 준비하라고 지시했습니다.
하지만, 실무자는 검토하는 과정에서, '공문'방식보다는 캐주얼하게 '메일'로 발송하는 것이
더 좋다고 생각한 것입니다.
이 상황에서 어떻게 보고서를 작성할 수 있을까요?
1) '공문' 방식 vs '메일' 방식 중에서 '메일' 방식을 택하였는데, 공문 방식에 대한 내용도 있으면 좋습니다.
- 이유는 상대방(대표, 상사, 유관부서)은 공문 방식의 필요성을 주장할 수 있기 때문입니다.
2) 상대방이 나의 의견에 동조하지 않으면 논쟁으로 번질 가능성이 매우 높습니다.
- 이유는, 내가 이미 '메일 방식'에 많은 공을 들였고, 다시 '공문 방식'을 작성하려면 힘들기 때문에
나의 주장을 강하게 말하게 됩니다.
- 또한, 상대방은 이미 '공문 방식'의 문제점을 알고 있을 가능성이 매우 높습니다.
하지만, 그럼에도 불구하고 공문 방식으로 해야겠다는 니즈가 있을 수 있습니다.
상대방이 사전에 그 니즈를 충분히 설명해 주면 좋지만
아쉽게도 그런 경우는 매우 적습니다.
따라서,
가능하다면 모든 업무 시,
"네가 뭘 좋아할지 몰라서, 다 준비해 봤어"라는 생각으로 처리하면 좋습니다.
그러고 나서, 제 의견은 이겁니다.라고 말하면 금상첨화입니다.
