틀이 있어야 담을 수 있다.

하지만 생각할 때는 틀이 없어야 펼칠 수 있다.

보고서는 하나의 최종 결과물이고, 그 앞단에는 많은 생각, 조사, 분석, 연구, 기획, 논의 등이 필요하다. 이처럼 생각할 때는 기존의 틀을 깨고 다양한 아이디어를 도출하고 검토하는 것이 필요하다. 대표적인 방법이 브레인스토밍이다.

브레인스토밍의 창시자는 미국 광고 경영자 알렉스 페이크니 오스본(Alex Faickney Osborn)이다. 그는 1930년대 말부터 직원들의 창의적 아이디어 생산을 위해 이 기법을 고안했다. 그가 말한 브레인스토밍의 핵심 원칙은 4가지 이다.

1. 비판 금지

어떤 아이디어든 비판하지 않는다.

아이디어의 좋고 나쁨, 실현 가능성 등을 판단하는 순간, 창의적인 사고는 위축된다. 해보기도 전에 규정, 원칙, 비용 등을 이유로 아이디어를 비판하는 행위는 금지해야 한다.

2. 자유분방

엉뚱하고 비현실적인 아이디어를 제시한다.

기발한 아이디어는 처음에는 불가능해 보일 수 있지만, 논의를 통해 현실적인 해결책으로 발전할 수 있는 중요한 실마리를 제공할 수 있다. 상식의 틀을 깨는 자유로운 상상력이 새로운 가능성을 열 수 있다.

3. 질보다 양

최대한 많은 아이디어를 낸다.

아이디어의 양이 많아질수록 그 안에서 좋은 아이디어가 나올 확률도 높아진다. 사소하거나 엉성해 보이는 아이디어라도 일단 내놓는 것이 중요하다. 브레인스토밍의 목표는 완벽한 아이디어가 아닌, 풍부한 아이디어의 목록을 만드는 것이다.

4. 결합과 개선

다른 사람의 아이디어를 적극적으로 활용하고 발전시킨다.

남의 아이디어에 자신의 생각을 덧붙여 더 좋은 아이디어로 개선하거나, 두 개 이상의 아이디어를 결합하여 완전히 새로운 아이디어를 만들어낼 수 있다. 이런 접근 방식이 시너지를 만들수 있다.

하지만, 정리할 때는 틀이 있어야 담을 수 있다.

구슬이 서말이어도 꿰어야 보배다.

‘구슬’

보고서에 들어가는 수많은 정보는 '서 말의 구슬'과 같다. 아무리 귀하고 대단한 정보라도 흩어져 있으면 단순한 자료의 나열에 불과하며 아무런 가치를 전달하지 못한다.

‘DIKW 피라미드란?’

DIKW는 각각 데이터(Data), 정보(Information), 지식(Knowledge), 지혜(Wisdom)의 앞 글자를 딴 것으로, 이들의 관계를 계층적인 피라미드 형태로 표현한 모델이다. 아래 단계가 상위 단계의 재료가 되며, 위로 올라갈수록 더 높은 가치와 통찰력을 가진다. 즉 보고서는 많은 데이터를 분석, 검토, 활용하여 정보나 지식으로 만들고 궁극적으로는 지혜가 될 수 있도록 하는 일련의 과정인 것이다.

데이터 (Data)는 가공되지 않은 순수한 사실이나 수치 그 자체다. 별다른 의미나 맥락이 없다. (예: 법인카드 사용 현황, 가맹점 주소, 임직원 명단, 공휴일 및 휴가일 등)

정보 (Information)는 데이터를 특정 목적에 맞게 가공하고 정리하여 맥락을 부여한 것이다. 즉 데이터가 의미를 가지면 정보가 되는 것이다. (예: A직원이 공휴일에 근무지 외의 장소에서 법인카드 10만원을 사용했다.)

지식 (Knowledge)은 정보를 경험, 분석 등과 결합하여 일반화된 규칙이나 패턴을 찾아낸 것이다. (예: 사내 규정 상 공휴일과 근무지 외의 장소에서는 법인카드를 사용하면 안되므로 A직원은 규정을 위반한 것이다.)

지혜 (Wisdom)는 지식을 바탕으로 미래를 예측하고 올바른 결정을 내리는 능력이다. 지식에 대한 통찰을 통해 근본원인을 찾아내고 개선방안을 도출해 내는 것이다.(예: A직원이 규정을 위반한 이유는 규정 미인지와, 모니터링 절차 부재였다. 근본적인 개선을 위해서는 규정을 재안내하고, 법인카드 사용 내역을 자동으로 모니터링하고 조기에 경보하는 체계를 구축해야 한다.)

‘꿰는 행위’

데이터 또는 정보들은 연결하고 의미를 찾고 논리적인 스토리로 엮어내야 한다. 즉, '꿰는 행위'를 제대로 하려면 반드시 '틀'이 필요하다. 틀은 바로 논리적인 구조와 형식을 의미한다.

여러가지 틀이 존재하지만 ‘리스크의 개념’을 알고, 업무에 적용하면 우수한 결과물을 도출할 수 있게 된다. 우수한 보고서라는 것은 결국 우수한 내용이라는 의미이다. 우수한 결과를 도출하기 위해 ‘리스크의 개념’에 대해 알아보자

리스크의 개념

모든 직장인은 회사의 목표 달성을 위해 일을 한다. 내가 하는 업무는 회사의 목표 달성과 연결되어 있다. 내가 하는 업무가 회사의 목표 달성과 연관성이 없다면 문제가 심각한 것이다. 하지 말아야 할 일, 하지 않아도 될 일을 하는 것이다. 따라서 직장인이 가장 먼저 해야 하는 중요한 일은 1) 회사의 목표를 확인하고 2) 회사 목표 달성을 위한 우리 조직(팀 등)의 목표를 확인하여 3) 내 업무의 목표와 연결시키는 것이다. 간략히 예를 들자면 회사의 매출 목표가 1조 원인데, 우리 팀의 목표는 3,000억 원이고, 이 중 나는 500억 원을 목표로 잡고 있는 개념이다. 목표 달성을 관리하는 개념은 다양하지만 결국 회사의 목표, 조직의 목표와 나의 목표간의 연관성이 뚜렷해야 한다는 것이다. 이렇게 목표를 확인했다면 리스크를 확인해야 한다. 리스크의 정의는 “목표 달성을 저해하는 모든 요인”이다. 즉 목표를 알아야 리스크가 식별될 수 있기 때문에 목표에 대해 먼저 언급한 것이다. 목표 없는 조직이나 직원이 없듯이 리스크 없는 조직이나 직원도 없다. 목표 달성을 저해하는 요인이 없다면, 목표가 잘못되거나 필요 없는 일을 하고 있다는 뜻이다.

리스크 관리 개념을 왜 알아야 하는가?

우리는 보고서를 작성 시 대부분 목표 달성을 위해 무엇을 할 것인가에 집중한다. 어떻게 하겠다는 의지를 강조하게 된다. 하지만 현실은 보고서의 내용처럼 되지 않는다. 수많은 변수가 존재한다. 따라서 그 업무의 담당자, 조직의 리더라면 반드시 목표 달성을 저해하는 요인(리스크)을 식별하고 평가하여 대응방안까지 고민해야 한다. 쉽게 말해, 올림픽에서 금메달을 따기 위한 전략 수립과 선수의 체력 증진에 주력해야 하지만, 감독이라면 선수의 부상방지를 위한 방안까지 고민해 두어야 한다는 것이다. 어쩌면 부상을 방지하는 행위야 말로 목표 달성을 위한 가장 최선의 전략이 될 수 있다는 의미이다.