직장생활의 가장 기본적인 보고,
업무보고서의 작성
[신입사원 가이드 #7] 업무일지 작성하기
어서 와 신입. 업무 보고서 작성은 처음이지?
"직장생활은 보고로 시작해 보고로 끝난다."는 말을 한 번쯤 들어 보았을 것이다. 실제로 직장생활을 하다 보면 각종 보고서 작성에 들이는 시간이 적지 않다. 오히려 주객이 전도되어 업무보다 보고서 작성에 힘을 더 쏟는 상황이 발생하기도 한다. 직장생활 중 작성하게 될 보고서의 상황들은 다양하지만, 그 가운데 가장 기본적으로 작성하게 되는 보고서가 있다. 바로, '업무보고서'이다.
네가 한 일을 알려줘. 업무보고서
업무보고서란, 본인이 진행하였던 업무에 대해 과정과 결과 그리고 추후 계획들을 기록하고 상부에 보고하기 위해서 작성하는 문서이다. 일상의 업무기록을 통해 현재 과제를 파악하고 방향성을 점검하기 위해 작성하는 보고서이다.
업무보고서의 작성을 통해 본인의 업무를 진행을 점검하면서 혹시나 누락되는 부분은 없는지, 현재 업무가 얼마나 진행되었는지. 앞으로의 업무 계획은 무엇인지 등 스스로에게도, 회사 측에게도 업무 분석이 가능하게 하는 가장 기본적인 문서이다. 이러한 점검 행위를 통해 앞으로의 근무 시간 관리도 효율적으로 할 수 있으며 기본적인 상사와의 커뮤니케이션을 하는 매개체가 된다.
업무보고서의 작성
업무보고서는 일일/주간/월간과 같이 일정 단위로 구분할 수 있고 출장/외근/프로젝트 등 특정 상황별로도 구분하여 작성할 수 있다. 말하자면, 거의 매일같이 작성하게 될 문서라고 볼 수 있다.
업무보고서를 작성할 때에는 크게 업무 목표 / 업무 진행 / 향후 계획의 부분으로 구분하여 작성하도록 한다. 현재 진행하고 있는 업무와 자신이 정한 목표와 계획에 맞게 진행되고 있는지에 대한 파악이 정확하게 이루어져야 한다.
1단계. 업무 목표
회사에서 일어나는 모든 일에는 이유가 있고 이유는 달성하고자 하는 목표로 연결이 된다. 자연스럽게 본인의 했던 업무에 대한 보고를 할 때, 해당 업무를 진행한 것이 어떠한 목표 달성을 위한 것인지 정확한 목표를 기재하도록 한다.
2단계. 업무 진행
본인이 진행한 업무에 대한 밝히는 부분. 육하원칙에 따른 기술이 기본이 된다. '어떠한' 업무를 '언제부터 언제까지', '어디서(특정 업무 위치에 대한 보고가 필요한 경우)', '무슨 업무'를 '어떻게' 진행하였는지를 구체적이면서 간단하게 적는다. 여기서 구체적이면서 간단히가 상당히 말도 안되는 표현이라 생각할 수 있겠지만, '구체적'은 자신이 한 행동 중 중요도가 높거나 상급자가 반드시 알아야 할 내용을 자세히 적는 것이며, '간단히'는 보고받는 이가 읽기 편하도록 핵심만 간추리라는 뜻이다.
결과나 특이사항, 산출된 데이터 등은 따로 적어두어 쉽게 알아볼 수 있도록 하는 것이 좋다.
3단계. 향후 계획
업무가 진행 중이라면 다음 보고 시까지 진행되어야 할 사항을, 업무 동안 취해야 할 조치나 보완점이 발견되었다면 구체적인 해결 방안을, 업무가 완료되었다면 사후처리나 다음 프로젝트에 대한 계획을 밝혀 앞으로 업무에 있어서 본인이 해야 될 행동을 정확히 인지함을 보여주어야 한다.
업무보고서 양식
일일 업무보고서
가장 기본적인 보고로 하루 업무 내용을 보고하는 문서다. 일일 업무보고서에는 당일 진행한 본인의 업무 내용과 결과를 작성한다. 또한 익일 예정 사항과 본인 스케줄을 정리해 작성한다. 하루 일과를 오전과 오후로 나누거나 발생한 이벤트별로 스케줄을 나누어 작성해도 좋다.
일일 업무보고서 양식
주간 업무보고서
한 주 동안의 업무를 보고한다. 주간 업무에 대한 결과 및 차주 업무 계획 등의 내용을 작성한다. 일일 업무보고서를 작성했다면, 주간은 일일 업무에서 핵심이 되는 부분들을 간추려 작성한다. 업무 진행을 정리함에 있어서는 타임라인 방식으로 보여주는 것이 좋다.
주간 업무보고서 양식
월간 업무보고서
한 달 동안의 업무를 보고한다. 월간의 업무와 실적을 보고하는 보고서로, 주별로 진행한 업무에 대해 정리하고 진행상황 및 결과에 내용을 적는다. 더불어 한 달 단위로 업무를 종합해 보고하는 만큼 그다음 달인 차월 업무에 대한 전략과 구체적 진행 계획을 포함해 작성하도록 한다. 비슷한 맥락으로 분기별 또는 연간 단위로 실적보고를 따로 진행하는 경우가 있다.
월간 업무보고서 양식
출장/외근 등 업무보고서
특별히 외근을 다녀오거나 출장 또는 프로젝트 단위의 업무에 대해서는 이에 대한 결과보고가 동반된다. 일상적으로 일어나는 업무 외적으로 발생한 특이 업무로도 구분할 수 있기에 이러한 업무 이후에 업무보고서 작성도 요구하는 경우가 많다. 작성 방법은 위의 기간 단위의 업무보고서와 같이 업무 목표와 진행사항, 향후 계획 부분을 정리하여 작성하도록 한다.
