일 잘하는 팀은 주간회의를 이렇게 합니다 (템플릿공유)
우리 팀은 주간 회의를 효율적으로 하고 있을까
회의는 모두가 얻는 게 있어야 한다
지난 주에 부서를 옮겼다. 새로운 사업부에서 마케팅 파트를 세팅하려는 찰나에 시니어 마케터로서 합류한 거라, 나를 포함해서 5명이 있는 마케팅 파트를 어떻게 운영할 지 고민하는 것 또한 내가 챙겨야 하는 영역이었다. 그래서 첫 번째 주에 했던 것 중 하나는 마케팅 주간 회의 방식을 바꾸고 새로운 템플릿을 만드는 것이었다.
주간 회의는 팀원 모두가, 주마다 필수적으로 참석하는 회의다. 일주일에 최소 1시간 가량이고, 한 팀이 5명이라고 본다면, 우리의 주간 미팅은 1시간짜리가 아니라 5시간 짜리 비싼 회의인 셈이다. (팀원 수에 따라 10시간짜리 회의일 수도 있다.) 그러면 우리 모두가 무엇 하나라도 얻는 게 있는 회의가 되어야 한다.
그런데 생각보다 많은 회사들이 주간 회의를 효율적으로 하고 있지 않다고 생각했다. 막상 내가 직접 본, 혹은 건너들은 팀들의 주간 미팅은 그저 '이런 것을 하고 있어요~' 하는 과업 진행사항 공유 수준에 그쳤다. 팀원 입장에서는 업무 방향의 힌트도, 피드백도 받지 못해 시간이 아까운 회의고, 반대로 리더 입장에서는, 그래서 팀 목표에 잘 다다르고 있는지, 어떤 이슈가 있는지, 어떤 지원과 검토가 필요한지 판단하기가 어려운 회의라고 생각했다.
브런치 아티클 제목이 좀 자극적이긴 하지만... 나는 이전에 [실적 파악 -> 문제 파악 -> 액션 아이템 도출 -> 논의] 흐름으로 진행하는 주간 회의 방식이 좋았다. 매주매주 그 회의에서 얻어간 것이 참 많았다. 그 때의 경험을 바탕으로 주간 미팅 방식을 세팅한 경험을 공유하고 노션 템플릿을 공유해보려고 한다.
*이 글을 쓴 이유
- 내가 생각하는 회의 방식이 무조건 옳아요. (X)
- 제가 생각하는 좋은 팀의 주간 회의 방식은 이래요. 제 경험을 공유해요. (O)
내가 바꾸고 싶었던 3가지는,
지난 주간 회의록도 싹 훑어보고 동료들의 이야기도 들어보니, 3가지 정도가 아쉬웠다.
1. 과업 진척사항을 공유하는 자리다.
개인적으로 내가 가장 싫어하는 회의 유형. 매일 아침마다 스크럼 회의를 하고, 팀 전체 미팅에서 파트별로 주간단위의 업무를 공유하는데, 그걸 또 마케팅 파트 미팅에서 주간 단위로 진척사항을 공유할 필요가 없다고 생각했다. 설령 공유하더라도 퀵하게 넘어갈 부분이지, 한 시간 동안 설명할 정도의 가치일까.
-> 과업 중심이 아니라 문제 해결 중심의 미팅으로 바꾼다.
2. 담당자가 아니면 이해하기 어려울 수 있다.
우리 팀이 기능 조직이 아니라 목적 조직이어서 더 그럴 것 같긴 하다. 우리의 주간 미팅은 마케팅 파트 & 사업 리더가 함께하는데, 사업부 리더는 마케터가 아니기 때문에 마케터인 팀원들과 직무/업무 이해도가 다르다. 그런데 업무 내용을 너무 디테일하게 적고 있어 리더는 내용을 파악하기가 쉽지 않고, 담당자는 회의록에 쓴 노력 대비 피드백을 얻기가 쉽지 않았다. 결국 리더가 듣고 싶은 건 1) 목표 대비 실적이 어떤지 2) 그 원인이 무엇인지 3)그래서 어떤 액션 아이템을 실행할 것인지 딱 포인트만 짚어주는 게 중요하다고 생각했다.
-> 어느 수준까지 공유해야하는지 알 수 있도록 팀원들에게 템플릿 가이드를 제공한다.
3. 정해진 과업, 그 이상의 논의가 오갈 여유가 없다.
1번과 2번으로 인한 문제다. 진척사항을 세세하게 공유하기에 바쁘고 내 업무를 설명하고 서로가 이해하는데 시간을 너무 많이 쏟으니 1시간 이상 회의를 해도 정작 중요한 "논의"할 시간이 부족했다. 이 업무 방향이 전체적인 사업 방향과 align되는 것인지, 진행하는데 이슈는 없는지, 그걸 해결하기 위해 서로에게 어떤 지원이 필요한지 Next를 논의할 시간이 부족해보였다.
-> 1번과 2번을 효율적으로 진행하고, 3번을 위한 섹션을 마련한다.
주간 회의, 이렇게 하면 어때요?
주간 회의는 '과업 중심'이 아니라 '문제 해결 중심'이어야 한다. 실적 확인 > 문제 파악 > 액션 도출 과정을 싱크업하고, 좋은 결과를 만들기 위해 서로에게 요청/지원/피드백 및 컨펌하는데에 중점적으로 시간을 쓰고 싶었다. 그래서 주간 미팅 목차를 이렇게 세팅했다.
1. 전주 팀 실적 확인
2. 과업별 실적 리뷰 & 액션 도출
전주 실적 공유
원인 파악
금주 액션 도출
전주 액션 완료 여부
3. 논의/공유사항 (팀 ↔ 사업리드)
신규 Initiative 발굴 & 우선순위 결정
분기 및 중장기 업무계획 논의 & 조율
이슈 공유
1. 전주 팀 실적 확인
이번 달에 세팅한 목표를 잘 달성하고 있는지, 혹은 그렇지 않은지 팀 성과 현황을 팀원 모두가 인지하기 위한 섹션이다. 전주까지의 팀 실적을 기재하고, 목표 달성률을 함께 본다.
우리 파트는 강의 신청 지표를 책임지고 있고, 구글 스프레드 시트로 daily / weekly 강의 신청 수와 마케팅 채널별 성과를 트래킹하고 있어서 그 시트를 첨부하는 것으로 대체한다. 매일 스크럼에서 다함께 지표를 확인하고 있어서 굳이 주간회의 때 구두로 언급하진 않기로 했다. (팀마다 방식이 다르니, 짤막하게 현황 파악이 필요하다고 생각하면 같이 주간 실적 지표 한번 눈에 새기고 넘어가는 것도 좋다)
2. 과업별 실적 리뷰 & 액션 도출
우리 파트는 크게 퍼포먼스 / 콘텐츠 / CRM으로 구분하고 있어서 세 가지 섹션으로 분리했고, 각 담당자가 업무 별로 토글을 만들어 1)전주 성과 2)원인파악 3)금주 액션 4)전주액션 완료 여부를 기재할 수 있도록 가이드를 적어두었다.
전주 성과 : 정량적인 성과를 기재한다. 팀마다, 업무마다 보는 지표가 다를 것 같은데 우리 파트는 주로 광고비, 클릭 수, 전환 수, CTR, CVR, CPA를 공유한다.
원인 파악 : 전주 성과가 좋은 이유 or아쉬운 이유를 분석한다. 전주에 한 액션 때문일 수도 있고, 외부 상황(경쟁사의 액션, 소비 트렌드 등)에 영향을 받은 것일 수도 있다. 즉, 내부적 / 외부적인 요인을 고려하여 담당자가 원인을 찾는다.
금주 액션 도출 : 원인을 파악했다면 금주 액션을 도출하는 건 쉽다. 잘 되고 있는 건 지금 하고 있는 액션을 더 확대해서 해보면 되고, 잘 안되고 있는 건 다른 액션으로 시도해보면 된다. 그 과정에서 요청/의견/고민이 있다면 함께 논의하고 미팅에서 해결해버린다.
전주 액션 완료 여부 : 지난 주에 계획했던 업무를 완료했는지, 미완료했는지 체크박스로 표시하게 했다. 만약 다 체크라면 퀵하게 넘어가고, 만약 못한 업무가 있다면 어떤 이슈 때문인지 공유한다. 일정이 빠듯해서라면 새로운 일정으로 합의를 하고, 진행하다가 막힌 부분이 있으면 팀원들의 의견을 받아 힌트를 얻을 수도 있고, 우선순위가 헷갈린다면 리더의 디렉션을 받아 중요도를 조절하면 된다.
3. 논의/공유사항 (팀 ↔ 사업리드)
마지막 섹션은 논의/공유 사항을 위해 마련해두었다. 매주 내용이 있진 않겠지만, 주간회의에서 이 아젠다로 논의할 수 있음을 함께 이해하는 게 중요한 것 같다.
신규 이니셔티브를 발굴/제안 및 우선순위 결정
분기 및 중장기 업무계획 논의 및 조율
그 밖의 이슈 공유
딱 한 주간의 업무에 대한 이야기보다, 전체적인 관점에서 리더와 소통할 일이 있다면 이 섹션을 통해 해결하는 게 좋은 것 같다.
마무리하며
사실 여전히 다른 팀들의 미팅 방식도 궁금하고, 다른 사람들은 어떤 미팅이 얻을 게 많은 미팅이라고 생각하는지도 궁금하다.
일단 새로 세팅한 주간회의록을 팀에 공유하니, 사업리더도 안건이 명확해지고 논의 중심으로 진행될 것 같아 좋다는 피드백을 주었고, 팀원들도 가이드대로 일목요연하게 적을 수 있어서 편하고 좋다는 피드백을 주었다. 이 템플릿을 진행해보면서 또 차츰차츰 핏을 맞춰가면 될 것 같다.
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