완벽한 부스 디자인 업체를 찾는 6가지 핵심 질문

비싸고 화려한 것이 다가 아니다.

해외 전시회에 참가하는 국가관이나 단체관, 그리고 단독 부스로 참가하는 중견기업 이상 대기업들은 모두 부스 디자인을 전문 부스 장치업체에게 의뢰하여 제작하게 된다. 그리고 지자체나 공공기관은 이 업체 선정을 위해 제안 평가를 실시하고, 일반 기업이라도 보통 지명경쟁을 통해 복수의 부스 디자인 업체에게 제안을 받아 선정하게 된다.

부스 디자인 업체 선정을 위한 심사에 다니다 보면 평가 기준이 기관이나 기업이나 모두 대동소이한 경우가 많은데, 이것은 아마도 하나의 평가 기준을 참고 삼아 대부분 비슷한 룰을 적용하기 때문이다. 그런데 아무리 평가 기준을 엄격하게 적용하더라도 디자인 업체가 선정된 이후에 몇 번의 수정이나 예산 증액을 거쳐도 당초보다 기대에 못 미치는 부스 디자인을 가져오는 경우도 많은데, 이것은 애당초 제대로 된 질문들을 던지지 못했기 때문이다.

완벽한 부스 디자인 업체를 찾는 질문은 기본적으로 우리 회사 또는 기관의 참가 목적, 예산 범위, 디자인 회사의 대응 역량 등을 종합적으로 검토해야 한다. 따라서 모두가 똑같은 평가 기준을 만들 필요는 없다. 하지만 아래의 6가지 질문들을 토대로 평가 기준을 수립한다면 몇 달의 선정 과정을 거치고 난 후 후회하는 일은 줄어들 것이다.

완벽한 부스 디자인 업체를 찾는 6가지 핵심 질문

1. 귀사의 핵심 가치는 디자인, 서비스 또는 비용 중 무엇입니까?

부스 디자인 업체의 핵심 역량은 모두 같지 않다. 단가는 좀 비싸지만 그 누구도 따라올 수 없는 혁신적이고 창의적인 부스 디자인을 내놓는 회사가 있다. (마치 광고 업계의 돌고래유괴단 같은) 또는 디자인 적으로는 특별함이 없지만 기본적인 요건을 충족하면서 항상 최저 예산으로 가능한 업체가 있고, 디자인과 비용상의 이점은 없지만 담당자와의 커뮤니케이션이나 현지 운영 지원 등의 측면에서 매우 강점을 보이는 회사가 있다. 즉 서비스 면에서 월등히 우수하여 일의 진행이 빠른 경우가 있는 것이다. 이렇듯 부스 디자인 업체를 선정할 때 우리가 바라보는 관점이 무엇인지를 아는 것이 중요하다. 이것은 기존 포트폴리오나 거래했던 고객사의 담당자와 확인을 통해서도 얼마든지 파악할 수 있다.

2.  직접 제작하는 부분과 하청을 주는 부분은 무엇입니까?

어느 장치 회사건 모든 파트를 직접 디자인, 제작하는 경우는 거의 없다. 목공 디자인을 아무리 잘해도 목공 제작을 외주에 주는 경우도 있고, 전시장 현장에서의 조립 작업을 하청업체에 맡기는 경우도 있다. 따라서 부스 디자인 업체가 직접 하는 부분과 하청을 주는 부분이 어디인지를 파악하는 것은 부스 디자인의 최종 완성도를 예측하는 데 있어 매우 중요하다. 특히 독립부스와 같은 디자인이 뛰어난 부스는 조감도가 아무리 훌륭해도 정작 현장의 부스는 기대 이하인 경우가 많은데, 이것은 현장에서의 마감의 질이나 이음매 사이의 단차 등 제안서상에서는 보이지 않았던 부분에서 티가 나기 때문이다.

따라서 사전에 외주 작업의 범위와 그에 따른 추가 비용 등을 미리 파악한다면 추가 예산이나 현장에서의 문제를 미리 파악하고 관리할 수 있다.

3.  렌털 서비스의 품질과 조건은 어떻게 됩니까?

위 2번과 마찬가지로 부스의 모든 장치나 가구를 디자인 업체가 모두 보유하고 있지는 않다. 부스 벽체나 조명은 직접 시공하더라도 회의 테이블이나 의자, 또는 커피 머신 등의 시설은 렌털을 통해 제공하는 경우가 많다. 따라서 렌털 옵션이 전시회에서 중요한 경우, 반드시 렌털 품목의 브랜드나 품질 및 렌털 조건을 확인해야 한다. 같은 가구라도 렌털 업체에 따라 비용상 차이가 많이 나기도 하는데, 이는 전시장 근처의 렌털업체이냐 원거리의 렌털 업체이냐에 따라서도 다르고, 같은 제품이라도 디테일하게 파손 정도에 차이가 나는 경우도 있다. 사전에 렌털 옵션을 파악하는 것은 현장에서의 불필요한 예산 낭비를 막는 중요한 질문이다.

4. 예산 내에서 프로젝트 완료가 가능합니까?

제안서 상에서 제안한 예산은 어디까지나 제안서상의 예산일 뿐이다. 따라서 전시 담당자가 부스 디자인 업체의 제안 내역이 예산서 내에 가능한지를 파악하는 것은 또 다른 지출을 막는 첫 번째 요소이다. 제안업체와 협상을 하다 보면 제안서에 잘 보이지도 않는 작은 글씨로 '추가 제안'이라고 표시한 경우도 있다. 이는 추가적으로 예산이 더 든다는 뜻이기 때문에 이런 내용들을 잘 파악해서 어디까지가 예산 내 가능하고, 어디 이상은 추가 항목인지를 파악해야 한다. 견적서상에서 누락된 항목은 무엇인지, 해외 전시회일 경우 현지 물가나 환율, 그리고 현지 업체 서비스 비용 등은 적절하게 반영이 되어 있는지도 반드시 검토해야 할 내용들이다.

제안 업체와 불필요한 논쟁을 막기 위해서라도 계약서에 사인하기 전에 반드시 예산 내 프로젝트 완료가 가능한지 다시 한번 파악하자.

5. 부스 디자인이 전시 참가 목적을 반영하고 있습니까?

부스 디자인이 아무리 화려하고 좋아 보여도, 그것이 우리 참가 기업(기관)의 전시 참가 목적을 반영하지 않는다면 아무 의미가 없다. 부스 디자인은 무엇보다 전시 참가 목적을 도와주는 역할을 해야 한다. 전시 참가 목적이 홍보나 인지도 제고라면 개방형 디자인(Easy to Move-in & out)을, 참가 목적이 시연이나 체험이 주라면 부스 내에서 데모나 PT를 할 수 있는 공간이 필요하다. 또한 계약이나 바이어 상담이 위주라면 부스 내에 반드시 미팅 테이블이나 미팅 공간 확보가 우선이다. 서서 계약하는 사람은 아무도 없기 때문이다. 이렇듯 전시 참가 목적을 파악하고 부스 디자인을 했는지, 아니면 그저 비싸고 화려한 디자인으로 전시 담당자를 현혹시키고 있지는 않은지를 파악해야 한다. 전시 참가 목적이 화려한 디자인보다 늘 우선이다.

6. 현지 파트너와의 협력이 가능합니까?

해외 전시회에 참가하는 경우 한국 업체가 현지 시공까지 하는 경우는 거의 없다. 부스 디자인은 한국에서 하지만 현지 조립과 시공은 전시장에 등록된 장치 업체나 또는 Labor Union(노동조합)에 등록된 사람들만 부스 설치, 철거가 가능하다. 따라서 부스 디자인 회사가 현지에서 전시장 내 부스 설치, 운영 지원, 철거까지 가능한지 또는 현지 파트너가 있는지를 파악해야 한다. 이는 비단 부스 장치뿐 아니라 현지에서의 물류, 설치 운영 등 전반적으로 협력할 수 있는지의 여부를 파악해야 한다. 또한 현지 설치 인력의 역량에 따라 디자인이 제대로 구현될지 말지의 여부가 판가름 나기 때문에 사전에 현지 파트너의 평판이나 역량을 파악하는 것은 해외 전시회 준비에 필수적인 질문이다.

비싸고 화려한 것이 다가 아니다.

부스 디자인은 전시회 참가 예산 중 가장 많은 부분을 차지한다. 매출이 몇백억 원인 회사가 해외 전시회에 단 한 부스짜리 공동관에 참여하는 이유도 결국 부스 임차료와 장치비가 비싸기 때문이다. 따라서 부스 디자인은 철저히 전시 참가 목적을 달성할 수 있도록 지원해야 한다. 위의 6가지 질문들은 부스 디자인 업체를 선정하면서 파악해야 할 내용들이다. 또한 한번 파트너십을 잘 맺으면 매년 업체를 바꿀 필요 없이 지속적으로 좋은 관계를 유지할 수 있다. 모든 일이 그렇듯 전시회도 준비한 만큼 성과가 나오기 마련인 것이다.