제대로 된 Executive Summary 쓰기
Executive Summary 로 경영진과 신뢰를 쌓는 방법
맨 아래에 실전 탬플릿 제공!
경영진 요약/보고의 목적은 무엇인가
경영진 핵심요약(=executive summary의역) 은 꼭 경영진만을 위한것은 아니다. 모든 타입의 커뮤니케이션에 있어서 명확한 핵심요약을 먼저 이야기 한다는 것은 커뮤니케이터가 그들의 생각을 구조화 시키는데 정말 큰 도움이 된다.
경영진 핵심요약을 쓰고 발표하는 사람과 듣는/읽는 사람 모두에게 큰 효과를 낸다
예를들면
1) 생각을 명확히 표현해준다
2) 논거를 제시한다
3) 이후 액션을 유도한다
1) 생각을 명확히 표현해준다
문제해결로 바로 넘어가고 싶은 유혹을 참을 수 없겠지만 잠시 멈춰서서 의사결정자들, 유관부서들과 싱크를 맞추자.
좋은 경영진 핵심요약의 3요소
1. 빅픽처는 간결하게 적당한 디테일만 추가한다.
2. 좋은 판단과 구조적 생각
3. 어떻게 engage하면 좋을 지에 대한 발판을 마련한다
1. 빅픽처는 간결하게 디테일은 딱 필요한 만큼만
사람들은 빅픽처를 설명하는것에 어려움을 느낀다. 그래서 그렇게 그닥 중요하지 않은 디테일들을 추가하는 것이다. 메시지를 범람시키지 말고 간결하지만 강력한 의견을 피력하라. 데이터에 근거하여.
* 중요성: 'WHY'에 대한 빅픽처를 설명하고 해결해야할 문제를 언급하고, 해결하지 않았을때의 결과를 언급한다. 혹은 청중이 가진 오해가 있다면 먼저 풀어야 한다. 청중들에게 무엇이 제일 중요한지에 초점을 맞추고 메시지를 구성해야 한다.
* 임팩트: 리더가 그래서 나더러 뭘 해달라는건지? 라는 질문을 했다고 치자. 그럼 당신은 목적을 이루지 못한것이다. 의도에 대해 솔직해지고 그것을 설명하라.
* 간결하게: 당신의 요약은 나머지 머티리얼에 따라 변경되거나 무효화되지 않을 아주 단단한 요약이어야 한다. (가변적인것을 덜어내면 된다!)
2. 좋은 판단, 구조화된 생각
경영진은 믿을수 있는 요약/결론을 원한다.
기획서가 우리가 개발할것이 무엇인지를 명확히 하는거라면 경영진 요약은 당신이 어떤 논리로 제안을 하는것인지를 명확히 하는 작업이다.
구조화된 생각을 표현하면 신뢰를 쌓을 수 있다. 신뢰를 빠르게 쌓을 수록 얼라인 하기가 더 쉬워진다.
* 믿을 수 있게 만들기 : 뒷받침 데이터 없이 주장이나 어떤 결론을 말하는것은 위험하다. 당신의 리더는 당신의 접근법을 문제상황에 대입해서 좋은 결론을 내기위해 right-sizing 을 해야한다.
* 일맥상통하게/논리적으로 만들기 : 당신의 주장과 문제의식은 이해하기 쉬워야 한다. 그러기 위해선 논리적으로 구조적이어야 한다. 뒷받침 데이터를 활용하라.
3. 액션의 발판 마련하기
경영진은 모호하지 않고 솔직한 결론요약을 원한다.
* 모호하지 않음: 쉬운 용어를 사용해서 청중이 내 주장을 이해하는데에 인지적 노력이 덜 들게 해야한다.
* 솔직함: 실수같은 것이나 불리한 사실을 숨긴 채 주장을 하게되면 단기적으로는 좋을 지 몰라도 끝이 좋지 않을것이다.
5 steps for writing a great ES
1. 청중을 이해하라
2. 실행되야할 업무를 지정하라
3. 범위에서 벗어나는 것이 무엇인지 정의하라
4. 내용과 체계적 전달 둘다 챙겨라
5. 성공을 측정하라
1. 청중을 이해하라
어렵다면 청중 중 한명만 찍어 해당 경영진의 전문성 수준, 직책수준에 맞춰 준비하라.
2. 실행되야할 업무를 지정하라
너무 여러 업무를 나열하는 것도 좋지않고 해결을 위해 액션해야할 한두가지를 정해서 잘 해결되게끔 해라.
3. 범위에서 벗어나는 것이 무엇인지 정의하라
프로덕트 리드로서 당신은 우선순위 정하기, 편집 (빼고 넣기)를 기가막히게 해야한다.
모든 문제를 한번에 해결해야하는것이 아니다. 너무 많은 내용을 담는 것은 의사결정 신뢰도를 떨어트린다.
당신은 무엇이 이 의사결정 자리에서 논외인것은 어떤건지 알려줘야하고 왜 그런지를 알려주어야 한다.
4. 내용과 체계적 전달 둘다 챙겨라
5. 성공을 측정하라
원하는 결론이 무엇인지 생각해놓지 않으면 이 리뷰가 잘됐는지 판단하기도 어렵다. 내가 의도한 주제에 청중들이 집중했다면 잘한것이고 그렇지 않고 사이드 트랙으로 빠져서 전혀 다른 주제로 논점이 흘러갔다면 못한것이다.
사례 분석
1. 잘못된 경영진 요약 (좀 예시가 극단적인듯 ㅎ)
오늘 리뷰드릴 내용은 프로젝트 현황입니다. 현재 여러가지 리스크가 발생해서 저희 목표 달성에 어려움이 있는 상태입니다.
지난 몇주간에 저희는 예상했던 업무들을 효과적으로 수행(deliver)할수 없었고 엔지니어링 쪽에서는 예측했던 시간보다 두배 더 시간이 소요되고 있습니다. 제가 엔지니어링 리드와 이야기 해봤는데 현재 문제를 해결중이라고 합니다.
이 보고의 문제점:
- 청중이 전혀 고려되지 않았다. 듣는 사람이 궁금해할 법한 근거 데이터 없이 감정적인 상태만 강조하고 있다.
- 그래서 이 다음에 무엇을 해야되는지가 명확하지 않다. 이 메시지를 통해 의도한 결과물이 무엇일까? 공감을 얻기위함인가. 경종을 울리는것인가?
- 문제상황에 막혀있음이 강조되어있다. 청중이 궁금한것은 어떻게하면 막힌것을 뚫을지 일것이다.
- 요청 사항에 대한 정확한 근거가 없다.
2. 좋은 경영진 요약
이번 연도 우리 회사의 최 우선순위는 고객 베이스를 성장시키는것 입니다. 이 최우선 과제에 있어서 현재 가장 큰 리스크는 엔지니어링 작업의 속도를 효율적으로 높이지 못하고있다라는 것입니다.
저희는 엔지니어링 속도를 늦추고 있는 가장 큰 3가지 허들요인에 집중하고있습니다.
1) 신뢰할 수 없는 CI/CD파이프라인
2) 최소한의 디자인 시스템 코드 공유
3) 신규 입자가 온보딩 속도
현재의 속도라면 저희는 약속된 완료일정에서 4주 정도 일정 연기가 필요합니다. 이번주는 이 세가지 허들 해결을 위한 내부적인 리뷰 세션을 진행할 예정입니다. 원활한 해결을 위해서 X프로젝트는 잠시 홀드가 필요합니다. 여기에 반대가 있으시다면 언제든지 저희에게 말씀해주십시오.
효과적인 커뮤니케이션을 위해서 마인드셋을 '증명 마인드'에서 '진척/발전 마인드'로 바꿔라
비효율적인 커뮤니케이션의 함정은 아래 3가지다.
1. 약한 메시지
2. 과한 공유
3. 명확한 참여와 액션을 유도하는 것 부족
이러한 함정을 피하려면 마인드셋 부터 바뀌어야 한다. 경영진에게 뭔가를 증명하려는 마인드가 아니라 뭔가를 일으키려는(move something) 마인드로. 다른 말로, 좋아 보이게끔 노력하는게 아니라, 듣는 사람과 함께 의미있는 진전을 이루려고 노력해야 한다는 것이다.
현실에 있어서 이 것은:
- 내가 혹은 팀이 원하는 결과물을 명확히 정의하는 것이다. 의사결정을 짓길 원하는가 아니면 리스크가 최소화되길 원하는가. 전략상에 수정하고싶은 것이 있는가?
- 듣는 사람이 인지적으로 겪어야 하는 수고를 덜어주는 것이다. 경영진은 정말 수많은 정보를 종합해서 효율적 판단을 내려야 한다. 그들이 액션을 취하기 쉽게 만들어라.
- 정직하게 신뢰를 얻고 추진력을 얻는 것이다. 경영진의 시간은 제한적이다. 모두를 위해 이 제한적인 시간을 최대한 활용해야 한다. 그게 담당자인 당신을 위해서도 좋다.
좋은 경영진 요약을 위한 체크리스트
실전 탬플릿: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1I-aUqwIj9LrF1sPQbwh2dsBkO1VUdOPlRYZHqYqBf5Q/edit#gid=0
*참고* 원문을 발행한 Reforge는 미국의 온라인 전문가 교육 서비스로서 아마존, 우버, 핀터레스트 등 테크 기업의 그로스해킹 전문가들이 운영하는 강의를 제공한다. 그로스 해킹 강의로 유명해졌지만 Business Model 개선 방법론, 수익화 전략, 프로덕트 전략, 프로덕트 리드 교육, UX 리서치 방법 등 IT 비즈니스 전반적으로 참고할만한 훌륭한 강의가 많다.
Reforge를 구글링 해보면 '코호트 기반 교육 프로그램'이다라는 소개가 많은데, Reforge의 수업들은 상시 돈만내면 접근할 수 있는 형태가 아니라 MBA코스 처럼 00년도 00학기가 있다. 이런 점에서 코호트 기반 이라고 표현하며 교육비는 인당 300만원 정도 ^_^.. 정말 정말 비싼편인데 위에 언급된 여러 직군, 분야의 강의를 다 들을 수 있다는 것을 따져보면 그정도 가치는 하는것 같다. (수강 기간도 길다. 3명이상이면 할인받는다.)
**여담..** 프로그램을 신청할 때 추천인을 넣을 수 있는데 필요하신 분들은 쪽지 주세요. 저도 처음 신청할때 앞 기수 수강자 분 이름을 넣어서 enroll이 됐었습니다. Reforge의 마케팅 전략일 수 있으나 그래도 탈락해서 원하는 기간에 못듣고 기다려야 하는 것 보다는 나은 선택일 것 같네요!
