커뮤니티에서 이벤트 주최하기
이벤트가 무료냐 유료냐에 따라서 다소 달라질 수 있으나 이 글에서는 보편적인 지식에 대해서만 기술한다. 후원을 얼마나 받느냐에 따라서도 내용은 많이 달라진다. 아래 모든 프로세스는 행사 시작 전 최소 3개월 전부터 알아보는 것이 좋다.
아래 내용은 지금까지 이벤트를 주최하면서 겪은 경험을 스스로 정리한 것이며, 모든 이벤트가 절대 저절로 만들어지지 않는 다는 걸 강조하고 싶기도 하다.
준비하기
타겟 및 목적
대부분의 이벤트는 뚜렷한 목적성을 띄고 있기 마련인데, 그렇지 않은 경우에는 제일 처음 목적을 명확히 해야한다. 그러려면 타겟과 주최목적이 가장 중요한데, 국내 이벤트 꽤 대부분은 타겟을 고려하지 않고 주최목적만 고려하는 케이스가 많다.
이벤트에서 가져가고자 하는 지식은 사람에 따라 제각각이기 때문에 사전에 타겟을 지정해두면 이벤트를 열 때 상대적으로 마음이 편해질 수 있다. 또한 주최목적이 지식 공유인 지 경험 공유인 지에 따라서도 타겟이 다소 달라지기 때문에 반드시 초창기에 목적을 뚜렷히 해야할 필요가 있다.
날짜 및 장소
목적이 정해졌다면 날짜 및 장소를 결정한다. 이벤트를 유료로 주최하는 경우 선택가능한 장소가 많아질 수 있지만 보통은 무료로 대관해주는 곳을 알아보아야하며 그런 장소로는 아래 목록이 있다. 날짜는 대관 가능한 날짜로 결정하는 것이 좋다.
D.CAMP (선릉)
MARU 180 (역삼) - 제일 좋다. 사랑합니다.
NAVER D2 Startup Factory (강남) - 개발자 행사고 무료인 경우 D2 커뮤니티 대관을 문의해볼 수 있다.
서울창조경제혁신센터 (광화문)
CAMPUS SEOUL (삼성) - 예약하기가 하늘에 별따기고 다른 곳에 비해 불친절하지만 장소가 좋다.
위 장소들은 대체로 100 ~ 150명 정도의 인원이 들어올 수 있는 공간이다. 만약 이보다 더 많은 인원이 필요하다면 행사를 유료로 돌리고 다른 장소를 물색해보는 것이 좋다. 적당한 가격대로 대관가능한 장소들은 아래 목록이 있다.
전문건설회관 (보라매)
세종대학교 광개토관 (세종대학교 / 어린이대공원역)
참고로 코엑스는 넘사벽으로 비싸니 후원이 정말 빵빵하던가 돈이 많은 게 아니라면 코엑스는 기대하지 않는 것이 정신건강에 좋다.
발표자 모집
행사가 어느정도 윤곽이 잡히기 시작한다면 행사에서 발표해주실 발표자분들을 모집한다. 무료 행사인 경우 발표자 분들에게 발표비를 제공해드리지 못할 수 있기 때문에 발표해주신 분들에 대한 작은 선물이라도 준비하는 것이 좋다.
발표자를 모집하는 방법은 Private한 방법과 Public한 방법으로 나뉘는 데, Private한 방법은 주최자의 지인 위주로 발표해주실 수 있는 지 연락드리는 것이고 Public한 방법은 CFP(Call For Paper)를 만들어서 발표자를 공개적으로 모집하는 것이다.
Private한 방법은 발표자의 역량이 어느정도 검증된 사람으로 가능하지만 가용한계량이 빠르게 드러난다는 단점이 있고, Public한 방법은 발표자를 충분히 모으기에 좋지만 아는 사람이 아니므로 역량 검증이 어렵다는 단점이 있다.
어느정도까지는 Private한 방법으로 모은 뒤에 CFP(Call For Paper)를 돌리는 방법도 있다.
후원사모집
어떤 이벤트에서건 비용은 필히 발생한다. 설령 무료로 장소를 다 예약했다고 하더라도 발표자들에게 줄 선물이나 당일날 스태프들의 식사비용, 혹은 X배너 등을 만들 비용을 생각한다면 비용이 절대 발생하지 않는다는 건 유니콘에 가까운 것이다.
따라서 이벤트에 후원해줄 수 있는 후원사를 모집하는 것은 아주 중요한 일인데, 이벤트의 크기나 이벤트의 목적에 따라서 후원사는 당연히 다르며 만약 후원사가 없는 경우 주최자의 자비를 사용하거나 참석자들에게 티켓비를 받아서 충당하여야 한다.
당연하지만 후원사에서 후원을 해주는 데 가장 중요한 것은 이 이벤트의 목적이며, 이 이벤트에 후원을 함으로써 회사에 이익이 발생할 수 있어야 후원을 해준다. 예를 들어, 디자이너들의 네트워킹 파티를 한다면 디자인 업계 중에서도 현재 인재 채용 중인 회사가 후원을 해줄 가능성이 가장 높다.
후원을 받은 내역은 되도록이면 투명하게 공개하여 추후에 문제가 없도록 하는 게 중요하며, 제일 중요한 것은 회계 처리이다. 후원을 받기로 하였다면 별도의 통장을 개설하여 커뮤니티용으로만 사용하여, 회계 관련 이슈가 발생하지 않도록 하여야한다.
스태프 모집
지인 위주의 스태프 모집이 가장 편하지만, 스태프 인력에 가장 필요한 인물들은 아래와 같다.
1. 입장 확인
2. 세션 관리
3. 촬영 (사진 or 비디오)
행사 당일날 입장 확인 프로세스에서 가장 이슈가 많이 발생하기 때문에 입장 확인 스태프는 마음이 강인한 사람이거나 행사 주최자가 직접 등판해서 입장을 관리하면 좋다. 어떤 이슈가 발생하더라도 즉각 반응이 가능해야하니 충분한 시나리오를 세우는 것이 좋다. (주로 실패 시나리오)
세션 관리 스태프는 발표자가 발표하는 동안 시간을 오버하지 않도록, 질문사항이 있는 사람에게 마이크를 가져다 주는 등 세션에서 발생하는 모든 이슈들에 대해서 관리한다. 주로 주최자가 세션 관리를 하기도 하지만 세션 사회도 보면서 남은 시간도 관리하면서 질문 마이크까지 가져다준다면 주최자에게 일이 너무 몰리기 때문에 되도록이면 해당 부분을 책임져 줄 스태프를 한명정도 섭외하면 좋다.
이 이벤트를 지속 가능하게 유지하고 싶다면 이벤트의 현장 기록이 매우 중요한 데 이 역할을 사촬영 스태프가 맡아준다. 얼마나 많은 사람들이 이벤트에 참석했는가에 따라서 다음 이벤트의 후원 가능 여부가 달라지기 때문에 되도록이면 행사 사진을 꼭 남겨라.
굿즈제작
이벤트에서 굿즈가 반드시 필요한 건 아니지만 X 배너(입간판) 등은 장소를 찾아오는 데 혼란을 겪지 않도록 도와주기 때문에 이벤트를 개최한다면 X 배너는 만드는 것이 좋다. 나는 인쇄물은 성원 애드피아를 많이 사용하는 데 제작하는 속도도 빠르고 퀄리티도 나쁘지 않기 때문에 애용한다.
그 외에도 티셔츠는 브라더코를 사용한다. (이 업체들에 후원 하나도 안받았다)
커피 케이터링은 스타벅스를 애용한다. 스타벅스의 케이터링은 오늘의 커피가 잔뜩 들어가있는 케그를 보내주는 형태인데, 케그의 가격 정책은 오늘의 커피 1잔당 가격으로 책정하며, 80인용 케그를 주문한다면 오늘의 커피 80잔을 주문하는 것과 동일한 가격이라고 생각하면 좋다.
광고: 금액적 후원 외에도 장소 후원, 굿즈 후원 등 다양한 후원을 받을 준비가 저는 되어있으니 관심있는 후원사가 있다면 꼭 저에게 연락주십시오. 다른 이벤트랑 연결해드릴 수도 있습니다.
이벤트 당일
이벤트 당일에는 욕먹을 각오를 충분히 하고 욕을 먹으면 된다.
머리가 더 안돌아가는 관계로 추후에 작성하도록 한다.
