비즈니스 이메일 작성의 4가지 공식
회사에서 가장 많이 쓰는 문서, 이메일.
정답이나 공식은 아니지만, 통상적으로 많이 쓰는 4가지 방법을 제안한다.
알아두면 쓸데있는 이메일 작성에 관한 내용이다.
1. 수신인
메일 수신은을 지정할때 가장 중요한 것은 TO(수신인), CC(참조), BCC(숨은참조) 를 구분하는 것이다.
아래와 같이 정리하니, 수신을 지정할 때 실수없이 정해서 보내야 한다.
2. 제목
하루에 수십 통의 메일을 받는 상대방의 관심을 끌고, 메일을 읽게 하기 위해서는 최대한 구체적으로 쓰는 제목이 좋다.
보고서 송부의 건 -> 10월 회계보고서 송부의 건 -> 10월 회계 결과보고서 송부의 건
이때 말머리 표기를 통해 메일의 의미나 성격을 좀 더 분명하게 할 수 있다. 크게 3가지 정도로 쓴다.
1) 요청사항 : 수신자에게 기대하는 행동이나 메일 작성의 목적을 알려줌
ex) [의견요청], [협조요청], [확인요청], [자료공유], [회의록], [결과보고] 등
2) 속성: 수신자에게 메일의 중요성이나 성격을 알려줌
ex) [공지], [필독], [긴급], [공유]
3) 발신자 정보 : 메일을 발신한 주체가 중요할 경우, 발신한 사람/소속을 알려줌
ex) [재무팀], [00사], [A사 00팀], [00팀]
3. 본문은 ABC로 쓰자.
1) Attention
가벼운 인사와 함께 소속을 밝히고, 메일을 작성하는 목적을 기재해서 상대의 관심을 잡아두는 부분이다.
사람에 따라 이메일을 끝까지 읽지 않는 경우가 있기에, 상대가 꼭 알아야 할 사항, 결론을 기재하는 것도 좋은 방법이다.
2) Body
주요 내용은 주저리 주저리 길게 서술하거나 나열하지 않고, 구조화 된 내용으로 간결하게 정리하는 것이 중요하다.
1) 세가지 방식을 제안합니다.
-첫째,-둘째,-셋째,
2) 미팅의 내용은 다음과 같습니다.
-일시:/ 장소: / 내용:
3) 아래와 같이 변경되어 공지합니다.
-변경전: 변경후:
4) 협의 사항은 아래 3가지 입니다.
1), 2), 3)
3) Closing
클로징에서는 끝인사와 함께 상대방이 취해야 할 행동이나 요청사항을 기재해서 전달한다.
‘참석여부를 확인해서, 10월 2일 오전 까지 회신해주기 바랍니다.’
'제품 이미지를 9월14일, 오후 12시까지 송부해주시기 바랍니다.
위에 설명한 내용을 정리해서 이메일을 쓴다면 아래와 같이 쓸 수 있다.
4. 기타 메일용어 익히기
기타 메일에 자주 등장하는 용어를 아래와 같이 정리하니, 참고하면 좋을 듯 싶다.
▶ 제위: 여러분 이라는 뜻으로, 수신자 제위 라고 하면 수신자분들 보세요 등의 의미
▶ 배상: 절하며 올린다는 뜻으로 공손함을 표현 (=드림,올림)
▶ 금일, 금주 : ‘금’은 지금 이라는 뜻으로 , 금일은 오늘과 금주는 이번 주라는 뜻
▶ 명일, 차주 : ‘명일’은 내일이라는 뜻, ‘차주’는 다음주라는 뜻
▶ 의견 VS 이견: 의견은 말그대로 생각이나 방법이라는 뜻이고, 이견은 다른 의견이라는 뜻
▶ 당사, 폐사: 우리회사를 일컫는 말
▶ 귀사: 상대편 회사를 일컫는 말
▶ ASAP: As soon as possible의 약자, 가능하면 빨리
▶ TBD : To be decided의 약자, 추후 결정할 예정
▶ FYI: For your information의 약자, 참고바랍니다.
▶ FU: Follow up의 약자, 후속조치나 지속관리 바랍니다.
▶ TF: Task force, 특정 목적을 위해 임시적으로 만들어진 팀, 조직
▶ RFP: Request for proposal, 제안 요청서
▶ KICK-OFF: 어떤 일의 시작을 의미
▶ R&R: Role & Responsibility의 약자, 역할과 책임
▶ N/A: Not applicable 의 약자, 해당사항 없음
