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Nov 18. 2024
STEP1 보고서 작성은 업무 지시 순간부터 시작된다
1-2 패러프래이징 기법으로 나와 상사의 생각을 일치시키자
앞서 질문을 통해 상사의 의도 3가지를 파악하는 것의 중요성을 설명했습니다. 하지만, 업무 지시를 받는 과정에서 상사에게 질문을 하는 것이 쉽지 만은 않습니다.상사들이 질문하는 것을 극도로 싫어하는 경우가 종종 있기 때문입니다. 귀찮아서 그러기도 하고, 당연한 걸 물어서 짜증나기도 하고, 본인 스스로도 잘 모르는 경우도 있습니다
때로는, 본인 스스로 질문을 하기가 어려워 망설이는 경우도 있습니다. 실제로 정중하게 질문을 하면 싫어하는 팀장님이 별로 없는 데도 불구하고, 왠지 모르게 상사 앞에만 서면 입을 꾹 닫고 쭛뼛 쭛뼛하며 돌아서게 됩니다. 일종의 질문 포비아라고 할 수 있습니다.
[질문을 하지 못하는 4가지 이유]
- 질문하면 싫어할 것 같아서
- 질문하면 뭣도 모른다고 무시당할까봐
- 질문하면 의존적인 성향으로 보일까봐
- 전에 질문을 했다가 무시당한 경험이 있어서
질문하는 것이 어려울 경우, 활용해 볼 수 있는 방법으로 패러프래이징 기법을 추천합니다. 패러프래이징은 상사가 말한 것을 재해석해서 다시 말하는 방법입니다. 군대를 다녀온 남자들이라면 알고 있을 법한 ‘복명복창’과 유사한 의미라고 생각해도 됩니다. 다만, 상사의 말을 똑같이 따라하는 게 아니라 자신의 해석을 더해서 핵심만 간결하게 말해야 합니다.
“팀장님 이런 이유로 이렇게 하라고 하시는 말씀이 맞죠? A, B, C 내용이 포함돼야 하는 거고요? 보고는 다음주 월요일 오전 중으로 하면 되겠네요.”
패러프래이징을 통해 상사의 의도, 방향성, 보고서 포함 내용 등을 확인한 후, 상사가 ‘그래 맞아’라고 하면 그 내용을 토대로 보고서 작성을 시작하면 됩니다.
l 팀장: 작년에 런칭한 OO플랫폼 리뉴얼 기획안 최대한 빨리 정리해줘.
l 팀원: 고객 유입이 떨어져서 유입 증대를 위한 개선 방안으로 정리하면 될까요? 현재 저희 플랫폼이 타사 플랫폼과 차별화 된점도 없는데, 이에 대한 방안도 포함시키면 좋을 것 같습니다. 보고서는 팀장님 검토용이시죠? 3일 안에 정리해서 보고 드리려고 하는데, 괜찮을까요?
l 팀장: 정확하게 이했했네. 다음 주 월요일 오전에 보고할꺼니까, 3일 안에만 정리하면 되겠네. 고생좀 해 줘.
만약, 내가 놓친 부분이나 틀린 부분이 있다면, 팀장님이 수정해 주거나 바로잡아 주기도 합니다.
l 팀장: 작년에 런칭한 OO플랫폼 리뉴얼 기획안 최대한 빨리 정리해줘요.
l 팀원: 고객 유입이 떨어져서 유입 증대를 위한 개선 방안으로 정리하면 될까요? 현재 저희 플랫폼이 타사 플랫폼과 차별화 된점도 없는데, 이에 대한 방안도 포함시키면 좋을 것 같습니다. 보고서는 팀장님 검토용이시죠? 3일 안에 정리해서 보고 드리려고 하는데, 괜찮을까요?”
l 팀장: 다 좋은데. 아마 이사님까지는 보고해야 할 것 같으니까, 상반기 IT 전략과 관련성도 추가해 주고, KPI에 미치는 영향력도 포함해 줘. 기간은 여유 있으니까 다음 주 금요일 오전까지만 작성해 주고.”
