직장인에게 반드시 필요한 행사와 의전이 무엇인가?

통과의례라고 하지만, 각종 행사가 너무 어려운 당신에게   

"김 팀장, 대표이사님 부친께서 돌아가셨다는데 준비해야겠어."

갑작스러운 전화에 "네. 알겠습니다."하고 대답했다. 잠시 아무 생각조차 나지 않아 휴대전화만 멍하니 바라봤다. 처음 겪는 일이었기 때문이었다. 우선 회사에서 무엇부터 챙겨야 할지가 애매했다. 그저 장례식 참석은 통과의례처럼 단순하게 생각했는데 막상 직접 꾸릴 상황이 생기니 그저 막막할 뿐이었다.      

통과의례(通過儀禮)란 '출생, 성인, 결혼, 죽음 등 인간이 성장하는 과정에서 차기 단계의 기간에 새로운 의미를 부여하는 의례'라고 정의한다.

쉽게 말하면 결혼식이나 장례식 같은 일생을 살면서 거치는 일종의 의식을 말한다. 전통적인 단어를 찾아보면 '관혼상제'를 떠올리면 적합하겠다. 요즘으로 치면 돌잔치, 성년의 날, 환갑잔치, 제사 등 살면서 거치는 행사 명칭 정도가 알맞다. 주로 새로운 집단으로 들어갈 때 '통과'라는 절차가 발생한다. 마치 성인 남자라면 군대를 가는 과정과 비슷하다. 우선 신병교육대 입소부터 출발한다. 이를 군인이 되는 첫 통과의례라고 부르면 이해가 빠르겠다.    

통과의례는 크게 두 가지로 일생의례(一生儀禮)와 세시의례(歲時儀禮)로 나눈다.    

먼저 일생의례는 출생-성인-결혼-환갑 등 개인의 인생에 초점을 맞춘 용어다. 개인이 살면서 겪는 행사를 의미한다. 반면에 세시의례는 세시풍속을 말한다. 과거 농경 시절에 설날, 추석, 단오처럼 계절 변화에 초점을 맞춘 의례를 가리킨다. 오늘날까지 추석과 설날에는 온 가족이 모여 성묘나 세배를 하는 풍습은 여전하다. 요즘으로 치면 두 가지를 미시적 관점에서 '개인 행사', 그리고 거시적 관점에서 '외부 행사'라는 명칭이 더 적당하다.

개인 생애주기에 따라 반드시 거쳐야 할 각종 행사

기업 입장에서 통과의례를 적용하면 '기업 행사'와 '외부 행사'로 나눈다.

먼저 '기업 행사'는 해당 기업에서 주도적으로 만드는 행사를 가리킨다. 예를 들어 회사를 처음 설립하면 개업식을 연다. 이후에는 생일날처럼 창립기념일이라는 명칭으로 연례행사로 치른다. 또 사업설명회, 신제품 발표회, 시무식/종무식, 포상 연수회 등 기업 경영 활동에 맞춰 각종 행사들이 뒤따른다. 이를 기업 행사라고 부른다. 한편 '외부행사'는 기업 외부에서 벌어지는 다른 행사에 참여하는 경우를 의미한다. 가령 정책 공청회, 세미나, 이·취임식, 문화행사, 정부기념일 등에 참석하는 경우를 말한다. 이렇게 기업에 치러야 할 행사들을 크게 두 가지로 나누었다.     

기업 수명주기에 따라 반드시 거쳐야 할 각종 행사

행사와 의전은 물과 물고기처럼 뗄 수 없는 관계다.

기업은 경영 활동을 하면서 각종 행사를 직접 만들거나 다른 외부 행사에 참여하게 된다. 그 이유는 기업의 수명주기와 행사가 맞닿아있기 때문이다. 기업이 태어나고 성장하는 과정에서 필연적으로 발생할 수밖에 없다는 이야기다. 투자가 필요하면 투자 설명회를, 제품 판매가 필요하면 전시회 프로모션을 당장 실행에 옮겨야 한다. 따라서 기업에서 행사를 미리 파악하고 적절하게 활용하면 성과는 당연히 따라오게 된다. 또한 행사를 진행하면서 의전까지 챙긴다면 더 큰 성과를 기대할 수 있겠다.     

'행사(Event)-대표자(Leader)-의전(Protocol)' 순서로 기준을 세운다.

시무식, 양해각서 체결식, 사업설명회, 신제품 발표회, 전시회 프로모션 등 기업에서 진행해야 할 행사는 그 종류가 다양하다. 아마 연간 일정표로 만들면 달력이 빡빡하게 채워지겠다. 먼저 반드시 진행해야 할 행사부터 우선순위를 결정하면 좋겠다. 아무리 대단한 행사라도 진행하지 않으면 계획 모두가 사라지기 때문이다. 그냥 없던 일이 된다. 우선 진행할 행사부터 결정하는 것이 첫 순서다.

행사를 정했으면 다음은 조직에서 대표자 참석 여부를 결정한다. 우스갯소리로 모든 행사는 대표자가 참석하는 자리와 참석하지 않은 자리로 나눈다고 말한다. 통상 기업에서는 '대표자와 임원급'을 말한다. 지자체 공무원이라면 '단체장과 국장급'을 주로 가리킨다. 즉 조직의 우두머리인 수장(首長, Leader)을 모신다는 분명한 개념이 필요하다는 말이다. 의전이야 참가자 수준이 결정되면 자연스럽게 정리할 수 있다. 해야 할 일부터 정하면 방법은 따라오기 마련이라는 의미다.     

행사의전은 참석자 수준에 맞춰야 예우가 넘치거나 부족하지 않다