일잘러에게 필요한 단 하나의 툴, Zapier
통합과 업무자동화는 이제 자피어(Zapier)에게 맡기자.
일은 많고 시간은 없다.
일을 하다 보면 다양한 툴(tool)들을 쓰게 된다. 필수적인 엑셀(혹은 스프레드시트)부터 시작해서 캘린더앱으로 일정관리를 하거나, 노션으로 문서작업을 하는 등 일을 하다보면 최소 3개 이상의 툴을 사용하게 된다. 다양한 툴을 오가면서 반복업무를 하다 보면, 자연스레 다음과 같은 생각이 들기 마련이다.
엑셀에 정리한 서로 다른 거래처에 매 번 똑같은 양식의 메일을 보내고 있는데. 이 둘을 연결해서 자동화하는 방법이 없을까? 가능하다면 메일을 보낸 후에 문자도 한 통 보내면 좋겠는데.
중요한 메일을 확인하기 위해 매 번 새로고침 하고 있는데, 그냥 메일과 메신져앱을 연동해서, 특정 메일이 왔을 때 자동으로 알림을 받을 수는 없을까?
고객들한테 설문을 받으려 하는데, 설문이 제출될 때마다 알림을 받아서 바로바로 확인할 수는 없을까?
이런 생각들을 하며 '업무자동화' 혹은 '앱연동' 등을 검색해보면, 십중팔구 "3일 만에 끝내는 파이썬 업무자동화!" 같은 개발 강의들이 나온다. 하지만 우리에겐 그럴 시간이 없다. 그러니 당장에 활용할 수 있는 툴을 알아보자. '통합'과 '자동화'의 대명사 Zapier 말이다.
Zapier란?
Zapier는 다양한 앱 간의 연동을 통해 반복업무를 자동화 해주는 툴이다. 예를 들어 Spread sheets - Gmail을 연동해서 스프레드시트에 거래처의 메일을 입력하면 정해진 양식의 메일과 문자가 자동으로 발송되게 한다거나, 인스타그램에 올리는 게시물이 자동으로 트위터에 공유되게 하는 등의 자동화가 가능하다. 2000개 이상의 앱 간의 연동이 가능해서, 당신이 생각하는 웬만한 것들은 대부분 연동&자동화가 된다. (만약 안된다면, 댓글을 남겨주시라. 발벗고 나서서 도움을 드리겠다!)
모든걸 연결시키는 Zapier21년 9월 22일 기준 Zapier의 가격은 아래와 같다. Zapier는 Task단위 과금제를 채택하고 있다. 첫 가입 시에는 Trial기간이 주어지며, (기억상) 3,000개의 Task를 처리할 수 있는 기간이 1달 유지된다. 이후 Free 유저는 월 100개의 Task까지 무료로 가능한데, 100개는 무언가를 하기엔 너무 적은 양이기도 하고, 활용도가 많이 떨어지는 게 사실이다. 사용하려면 '최소' Starter 정도는 해야 효율을 낼 수 있다.
직접 해보자!
일단 Zapier에 가입해서 UI를 살펴보자. (당장 Zapier를 쓸 일이 없다면 최대한 나중에 가입하는 걸 추천드린다. 가입일자를 기점으로 Trial이 시작되는데, 한 달 Trial기간이 아주 달달하다. 그러니 가입은 정말 필요할 때 진행하거나, 필요 없는 계정을 활용해 Test해보자. )
Zapie에 로그인하면 처음으로 볼 수 있는 화면1. Zapier에서는 앱-앱 간의 연결을 만드는 걸 '하나의 Zap을 만든다(Create Zap)'고 표현한다.
2. Dashboard에 가운데 화면에는 연결을 원하는 앱을 선택할 수 있는 화면이 있다.
Create Zap을 누르면 위와 같은 화면이 나타나고, 본격적으로 Zap을 만들 수 있다.Create Zap을 눌러 Zap을 만드는 화면으로 들어왔다. 화면은 크게 아래와 같이 나뉜다.
3. Zap에 이름을 지정할 수 있다. 예를 들어 '메일발송 자동화' '설문지 접수 알림' 등으로 바꿔놓으면 나중에 관리하기 수월하다.
4번과 5번은 Trigger - Action을 지정하는 부분인데, 이게 바로 Zapier의 기본구조이자, 시작과 끝이다. Zapier는 "A라는 사건(Trigger)이 있을 때 B라는 행동(Action)을 해!" 라는 명령을 따른다. 여기서 특정 사건은 Trigger, 행동은 Action에 해당한다.
Zapier의 기본구조: A라는 사건(Trigger)이 있을 때 B라는 행동(Action)을 한다.
백문이 불여일견. Trigger를 설정하기 위해 App Event에서 한 가지 앱을 선택해보자. 나는 Google Sheets를 선택했다.
화면이 위와 같이 변하고, 'Trigger Event'를 설정할 수 있게 된다. Trigger Event는 Zapier가 해당 앱 내에서 인식할 수 있는 행동인데, Google Sheets의 경우 새로운 시트가 생기거나, 새로운 행이 생기거나 업데이트 되는 것 등을 인식할 수 있다.
그러니까 Zapier의 기본 조건을 좀 더 세분화해서 보면 다음과 같다.
Zapier의 구조: 특정 앱에서 A라는 사건(Trigger Event)이 있을 때 B라는 행동(Action)을 한다.
Trigger가 앱 - Trigger Event로 나뉘는 것처럼, Action도 당연히 앱과 세부적인 Action으로 구분해볼 수 있다. Action부터는 직접 해보면 Zapier의 활용범위가 어느정도인지 금방 캐치할 수 있으니, 직접 해보는 걸 추천한다! 여기까지 따라왔다면, 당신은 이제 Zapier를 활용할 수 있는, Za-린이가 됐다.
Zapier, 어떻게 활용할 수 있을까?
Zapier의 잠재력은 무궁무진하다. 오늘은 Zapier의 기본구조인 Trigger와 Action을 통해 기본적인 작동법을 알아봤지만, Filter나 Format, Delay 기능을 통해 다양한 조건을 걸 수 있다. 아래 사례는 Zapier의 다양한 기능을 활용해 만든 사례로, 앞으로는 아래와 같은 Zap을 구현하는 방법을 차근차근 포스팅 할 계획이다.
Zapier로 다양한 앱을 연동하고 업무를 자동화할 수 있다.1. 스프레드시트에 고객의 이름, 이메일, 연락처를 기입하면 정해진 양식의 이메일과 문자메세지가 자동으로 발송된다. 이 때, 발송되는 시간을 자유롭게 설정할 수 있다.
2. 스프레드시트에 일정과 내용 등을 입력하면 구글 캘린더에 자동으로 일정이 생성된다. (1과 2를 섞으면, 일정과 내용을 입력하고, 일정에 참가하는 사람의 연락처를 적으면 해당 캘린더 내용을 상대방에게 메일/문자로 발송할 수도 있다.)
3. Google Docs, Typeform 등에 결과가 인입되면 Slack에서 담당자에게 자동으로 DM이 발송되게 할 수 있다. (채널메세지도 가능하다!)
4. Google Docs, Typeform 등에 유입되는 데이터를 내가 원하는 스프레드시트, 원하는 위치에 자동으로 쌓이게 만들 수 있다. (노션에도 가능하다!)
5. Google Docs, Typeform으로 유입되는 고객데이터를 메일침프와 연동해 CRM 마케팅에 활용할 수 있다.
6. 인스타그램에 게시물을 올렸을 때 트위터에도 자동으로 업로드되게 만들어 콘텐츠 마케팅에 활용할 수 있다.
이렇듯, Zapier와 함께라면 반복업무가 두렵지 않다. 많은 일들을 빨리 끝내고 항상 바쁜척 하면서 여유를 부려보자.
