6.AI로 프로페셔널하게 활용하기 2
엑셀을 대체하는 AI
엑셀에 보내는 이별 통보: AI로 외주 관리 레벨업!
이번 챕터의 주제는 바로 "엑셀아, 우리 이제 그만 헤어지자..." 입니다.
조달청에 따르면 2024년 9월 기준, 공공 부문 사무용 소프트웨어 시장에서 MS 제품의 점유율은 54%를 차지하고 있습니다.
조달청 피셜, 2024년 9월 기준 공공 부문 사무용 SW 시장에서 MS 제품 점유율? 무려 54%! 이 말인즉슨, 대한민국 사무실 대부분에서 엑셀이 열일 중이라는 거죠. 프로젝트 리스트 쫙~ 외주 작업 관리 쫙~ 엑셀 없인 못 살아 정말 못 살아! ...라고 하기엔, 매일 쏟아지는 데이터 입력 노가다에 지쳐버린 당신. 하루에도 수천 건씩 데이터 때려 넣다 보면 창의력은 저 멀리 안드로메다로...
아래 엑셀 파일 좀 보세요. 외주 작업 입출 정보 기록하는 건데, 날짜, 이름, 작품, 작품넘버... (하품) 이걸 매일매일 반복한다고 생각해 보세요. 관리자는 편하겠지만, 입력하는 사람은? "아, 오늘도 엑셀이랑 씨름할 생각에 눈앞이 캄캄하다…"
하루에 수천 건 입력 실화냐?
외주 관리 엑셀 파일물론 엑셀이 우리 직장인들의 많은 수고를 덜어주는 고마운 친구인 건 맞아요. 하지만 자동화라는 날개를 달아주지 않으면 우리의 소중한 시간을 야금야금 갉아먹는 애물단지가 될 수도 있더라고요.
이번 챕터가 오늘도 엑셀과 씨름하며 야근을 걱정하고 계실 모든 분들께 'AI'라는 작은 한 줄기 빛이 되어드릴 수 있기를 진심으로 바라봅니다.
외주 관리, 이제는 좀 달라져야 하지 않을까요?
본격적인 이야기에 앞서 저희가 왜 엑셀을 떠나 AI 앱으로 갈아타게 되었는지, 그 '썰'부터 살짝 풀어볼까 해요.
클라이언트 프로젝트에서 가장 중요한 건 뭐니 뭐니 해도 '납기일'이죠.
"납기일은 곧 돈이다!"
이 말, 직장인이라면 정말 뼈에 새겨질 만큼 공감하실 거예요. 저희 같은 애니메이션 제작사에서는 이 납기일과 관련된 외주 작업의 변화를 빼놓을 수가 없는데요. 특히 디지털로 모든 게 바뀌기 전과 후의 차이가 정말 컸답니다.
디지털 전환 이전: "동화지 박스"를 보내던 시절
정말 옛날 옛적 호랑이 담배 피우던 시절의 애니메이션은요, 외주 작업을 하려면 실제 종이(애니메이션 원화, 동화 등)를 박스에 차곡차곡 담아서 보내야 했어요. 이 '동화지'가 바로 외주 작업의 심장이었죠.
그리고 작업이 어떻게 진행되고 있는지 결과물은 어떤지 같은 정보들은? 네, 맞아요. 바로 엑셀에 꼼꼼하게 기록했답니다. (물론 엑셀이 등장한 이후의 이야기지만요.) 날짜, 담당자 이름, 작품명, 작품 넘버... 정말 디테일하게 관리하면서 외주 작업의 모든 걸 파악해야 했어요.
디지털 시스템 전환 이후: 동화지는 안녕, 데이터 시대의 시작
시간이 흘러 이제 더 이상 무거운 종이 박스를 주고받을 필요가 없어졌어요. 모든 작업물이 컴퓨터 안에서 슝슝~ 오가는 디지털 시대가 열린 거죠. 외주 물량도 전부 디지털 데이터로 뿅! 하고 바뀌었고요.
외주: 동화지에서 디지털 데이터로 변화그런데 말입니다... 뭔가 이상한 점. 눈치채셨나요?
세상은 디지털로 바뀌었는데 우리의 엑셀 기록은 여전히 그대로였다는 사실...
작업자들은 오늘도 외주 발송 날짜, 외주처, 작품 구분, 담당자 이름, 에피소드, 시퀀스, 씬 네임, 개수, 임포트&익스포트, 비고... (헥헥, 숨차네요) 이 모든 걸 매일같이 엑셀에 기록해야 했어요.
외주 데이터 정리 (엑셀)항목 정말 많죠?
이걸 매일 반복해서 입력하다 보면 실수하기 딱 좋고 효율은 저 멀리 안드로메다로... 매일매일 엑셀 파일에 변경 사항을 기록하는 게 또 하나의 '일'이 되어버린 거죠. 한 건당 입력할 게 무려 11개나 되는데, 작업량이 많아지면? 기입할 내용은 정말 상상하기도 싫을 만큼 불어났어요.
바로 이 지점에서 저희 팀은 다시 한번 질문을 던질 수밖에 없었습니다.
"이거... 좀 어떻게 안 될까?"
AI와 엑셀의 콜라보: 외주 관리 앱 탄생
반복적이고 단순한 엑셀 입력. 이제 정말 그만! 저희 팀은 AI와 PyQt5를 활용해서 외주 관리 앱을 만들기로 결심했어요.
아이디어는 아주 간단했죠.
"드래그 앤 드롭으로 외주 폴더를 앱에 휙! 넣으면 AI가 폴더 경로를 분석해서 '이름', '타입', '날짜' 같은 필요한 데이터를 알아서 쏙쏙 뽑아내자! 그리고 엑셀이랑 비슷한 UI에 착착! 자동으로 입력해주자!"
엑셀 기록, 뭐가 문제였냐면...
1. 입력할 게 너무 많아요!
외주 발송 날짜, 외주처, 작품, 이름, 에피소드, 시퀀스, 씬 네임, 개수, 임포트&익스포트, 비고... (숨 넘어간다)
이걸 다 입력하다 보면 시간이 그냥 순삭!
2. 엑셀 초보는 실수 연발!
조금만 익숙하지 않아도 데이터 입력 오류가 나기 너무 쉬웠어요.
3. 엑셀 or 한컴 오피스는 필수?
이런 프로그램을 사용하려면 당연히 상용 SW 라이선스 비용이 부담될 수밖에 없죠.
4. 여러 명이 동시에 작업은...?
한 파일에 여러 명이 동시에 작업하기가 너무 불편해서 곤란할 때가 많았어요.
개발 과정 & 기능 업그레이드
1. 첫 삽 뜨기: 초기 기능 구현
우선 가장 핵심적인 기능부터 만들었어요. 드래그 앤 드롭으로 폴더를 추가하면 파일 경로에서 정보를 추출해서 각 항목에 자동으로 입력해주는 거죠. (PyQt5를 활용해서 UI를 만들었어요.)
초기 버전에서는 '이름', '타입', '날짜', '작품', 'EP', 'SEQ' 정도만 뽑아내도 충분했어요. 이것만으로도 매일 귀찮게 하던 기록 작업에서 해방될 수 있었으니까요. 야호!
2. 최종 목표
엑셀과 거의 똑 닮은 UI. 하지만 폴더 드래그 앤 드롭 한 번이면 모든 데이터가 자동으로 입력되는 앱!
이제 수많은 데이터 항목을 일일이 손으로 입력할 필요가 없어요. 업무 효율은 올리고 우리 모두의 워라밸도 지키는 것! 그게 바로 이 앱의 최종 목표랍니다.
잠깐, AI 도입 전. 어떻게 일했더라? (A.K.A. 고통의 나날들)
1. 폴더 구조: 나름의 규칙은 있었죠
저희는 나름의 규칙으로 폴더를 만들었어요. 외주처 이름 폴더, 그 안에 날짜 폴더, 그 안에 또 작품명 폴더... 이런 식으로요. 작업자들은 이 폴더 이름을 보고 엑셀에 내용을 옮겨 적었죠. (네, 맞아요. '과거형'입니다)
2. 엑셀: 복붙과 오타의 대환장 파티
이렇게 정리된 폴더를 보면서 엑셀 시트의 A열부터 K열까지 한 땀 한 땀 손으로 입력해야 했어요. (혹시... 시간 많으신 분...?) 잠깐만 한눈팔면 오타 나기 십상이었죠.
바로 이 지점에서 "아, 이건 아니다. 이제는 정말 앱이 필요하다!"는 생각이 들 수밖에 없었답니다.
외주 엑셀 파일AI 코딩, 어렵지 않아요!
AI 코딩 준비물은 챕터 2를 참고! (2. AI 코딩을 위한 기반 설정)
1. ChatGPT(Claude 또는 구글 AI Studio)
질문:
사용자가 디렉토리를 드래그 앤 드롭으로 추가하면, 파일 경로에서 '이름', '타입', '날짜', '작품', 'EP', 'SEQ' 등의 정보를 추출하여 칼럼을 만들어줘. pyqt5 써서!
2. ChatGPT 코드 복붙! (Cursor 활용)
3. 코드 실행.
문제없으면 앱 실행! 초기 버전 완성되면, 기능 업데이트하면서 발전시키는 거죠!
4. 폴더를 드래그 앤 드롭
해당 폴더를 앱 안으로 드래그 앤 드롭합니다. 2025_0110 폴더를 드래그.
5. 코드 수정 및 업데이트
이름 칼럼에 이름 없네? 다시 질문! (사용자 상황에 따라 질문은 달라질 수 있어요!)
드래그 앤 드롭으로 추가한 디렉토리에서 부모의 부모의 부모 폴더명이 이름 칼럼에 들어가게 해 줘.
6. ChatGPT 코드 다시 복붙 & 실행!
2025_0110 폴더 드래그하면 이름 칼럼에 이름 자동 입력!
이름 칼럼에 상위 상위 폴더명이 기입이런 식으로 앱 기능 계속 업그레이드! 필요한 기능 다 넣으려면 질문, 코드 수정은 필수! AI도 실수 많이 하니까 끈질기게 질문 & 수정해야 원하는 앱 만들 수 있어요!
완성된 외주 관리 앱: 엑셀, 이제 안녕!
기존 엑셀 외주 관리 방식? 반복, 단순 작업 때문에 시간, 노력 엄청 썼죠.
하지만 AI 외주 관리 앱은 폴더 구조 분석해서 필요한 정보 자동 추출, 입력!
업무 프로세스 혁신!
코드 수정, 업데이트하면서 사용자 피드백 반영하고 완성도 UP!
AI 기술이 현실 문제 해결에 얼마나 큰 도움이 되는지 보여주는 거죠.
단순 업무 자동화하니까 직원들은 더 창의적이고 중요한 일에 집중!
기업 생산성 UP! 직원 워라밸 UP!
기존 외주 관리 엑셀 파일이제 작업자는 폴더만 드래그하면 끝!
모든 데이터 자동 입력!
단순 작업 때문에 짜증 낼 필요? 이제 없어요!
더 이상 야근은 Naver...☆
외주 관리 앱 / 개발자: 연 O O마무리하며
엑셀, 아직 짱짱하지만... AI랑 찐친 맺고 레벨업 할 때!
엑셀? ㅇㅇ, 여전히 우리 곁을 든든하게 지켜주는 찐 동료 맞지. 하지만 지금은 2025년이잖아! 이제 AI랑 손잡고 한 단계 업그레이드할 때 아니겠어?
반복 작업?
AI로 만든 스마트 앱한테 맡겨버려!
우리는?
더 번뜩이는 아이디어 짜내고, 더 힙한 프로젝트에 집중하자고!
"우리 회사도 저런 거 한번 해볼까?"
고민만 하지 말고, 지금 바로 도전!
의욕 + AI 조합이면, 업무 효율? 떡상!
워라밸? 보장!
당신의 오피스 라이프, 훨씬 더 스무스~하고 펀(fun)하게 만들어줄 거라 믿어 의심치 않아!
