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by Joy Apr 05. 2021

리더라면 꼭 지켜야 할 시간관리법

정작 가장 중요한 일은 지금 당장 하지 않아도 되는 일이다.

최근 몇 주 하루가 어떻게 지나가는지 모르게 정신없이 지나가고, 막상 굉장히 바쁘게 보낸 것 같고, 몸도 지치는데, 눈에 띄는 성과가 보이지 않았다. 이런 정신없어하는 나를 보며 남편이 선뜻 한 블로그 글 링크를 보내왔다. 제목은 아이젠하워의 시간관리법 - 아마도 대학생 때 자기 계발서 발췌 글로 읽었을 법 한데, 벌써 10년도 넘었으니 한번 다시 읽어보기로 했다.

아이젠하워의 시간을 효율적으로 쓰기 위한 의사결정법은 다음의 의미심장한 인용구로 시작된다.

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important - 진정 중요한 일은 대부분 시급하지 않고, 시급한 일들의 대부분은 중요하지 않다."

여기서 시급한 일이란? 즉각적으로 대응해야 하는 일들. 즉 주로 어떤 상황이나 문제 터졌을 때, 우리가 "반응"해야 하는 일들이다. 시급한 일들은 대부분 서둘러야 하고, 방어적이고, 부정적이고, 큰 그림이 아닌 작고 좁은 반경 내에서 발생한다고 한다.

반대로 중요한 일이란? 장기적인 비전과 가치관 그리고 목표에 기여하는 일들이다. 시급한 일들이 방어적이라면, 중요한 일들은 진취적이고 장기적인 가능성을 보게 한다.

아이젠하워의 시간관리법은 아래와 같은 4가지 메트릭스 형태를 띤다.

1. 중요하고 급한 일 - 데드라인이 있는 일이나 갑자기 터진 문제와 위기 등이 포함이 된다. 연말 재무제표 보고서나 세무신고 제출일이나, 돌발된 고객 컴플레인을 빠르게 처리해야 하는 일, 개인적으로는 갑자기 다쳐서 응급실에 가야 한다던지 등 일상에서 즉각적 대응이 필요한 일들이다.

2. 중요하지만 급하지 않은 일 - 사업 또는 커리어에 장기적인 목표와 실행 계획 세우기, 세일즈 피치 가다듬고 세일즈를 위한 seeding 및 네트워킹 하기, 운동, 주간 또는 월간계획, 일기 쓰기, 부모님 또는 사랑하는 사람과 보내기, 지출과 예산 자산관리 등 지금 당장 안 한다고 문제가 되지 않지만, 계속해서 꾸준히 돌보지 않으면 더 이상 나 스스로 성장하지 못하거나, 나중에 더 큰 문제와 후회를 불러일으킬 수 있는 일들이다.

3. 중요하지 않지만 급한 일 - 대부분의 전화, 문자, 이메일, 미팅, 직장동료 및 여러 업무적인 부탁 등이 포함된다. 누군가 부탁했을 때, 부탁하는 사람 입장에서는 굉장히 중요하기 때문에, 우리 스스로도 중요하게 느껴지지만, 엄연히 따지만 나에게는 중요하지 않은 일이다.

4. 중요하지도 않고 급하지도 않은 일 - 인스타그램 브라우징이나 온라인 아이쇼핑, 넷플릭스 보기 등. 머리도 식히고 휴식을 취하기 위해서는 물론 중요하지만, 최대한 짧게 하면 좋은 것들이다.

대부분 사람들은 1번, 3번, 4번에 가장 많은 시간들을 보낸다고 한다. 또는 본인에게 어떤 게 중요한지 가치관이 명확히 서있지 않거나, 시급하면 모두 중요한 일이라고 착각하게 되는 부분도 있다. 하지만 정작 가장 중요하고, 우리가 가장 많은 노력과 시간을 써야 하는 카테고리는 바로 2번, 중요하지만 급하지는 않은 일이다. 저자는 회사의 리더가 2번 카테고리에 집중하지 않고 1번에 시급한 업무처리에만 급급했을 때, 그 회사의 미래는 없다고 과감히 말한다.

글을 쭉 다 읽고 최근 나 자신이 하루를 어떻게 보내는지 되돌아보니, 문제는 다음과 같았다.

1. 중요하고 급한 1번 카테고리의 일들이 내 시간을 거의 다 잡아먹고 있다. 새로운 사업을 벌이다 보니, 회사 자체가 처음 해보는 일들이 많고, 내가 어느 정도 중요하다고 생각하는 업무는 많이 처리하고 있었다. 대부분 내가 하면 좋은 일이지만, 꼭 굳이 내가 안 해도 되는 일들이다. 대부분 문제 처리성 업무이기 때문에, 방어적이고 서두르게 된다. 이런 일들이 많아질수록 신경이 더 예민해지고, 서두르게 되고, 정신력이 흐트러지기 십상이다.

2. 중요하지만 급하지는 않은, 진짜 우리 사업의 장기적인 미래를 위해 중요한 2번 카테고리의 업무를 나는 계속 미루고 있었다. 1번 카테고리 업무는 체크리스트를 지워나가면 그만인 업무이다. 그러나 2번 업무가 어려운 이유는, 단순하 체크리스트로 해결이 안 된다. 계속 고민하고, 창작하고, 서치 하고, 연구하고 큰 그림을 잡고 방향을 잡아야 하는 어려운 일이다. 또 2번 업무를 할 때, 현타가 오기도 한다. 이런 고통스러운 과정을 나도 모르게 계속 미루고 있었다.

3. 따라서 2번 업무를 피하기 위해, 나도 모르게 중요하지도 않은 3, 4번 카테고리에 시간을 보내고 있었다.

그동안 본능적으로 뭔가가 크게 잘못되었다는 걸 알고 있었고, 죄책감과 압박만 커져만 갔다. 이에 대한 해결책은 단 한 가지였다 - 2번 업무에 집중하고 가장 많은 시간을 보내기.

이를 실행하기 위해 내가 택한 방법은, 일단 업무 시작 전 모닝 저널과 업무계획으로 아침을 시작했다. 모닝 저널에는 이번 달 목표와 그에 따른 한주 목표 및 투두 리스트. 그리고 오늘 마쳐야 하는 투두 리스트를 적는다. 그리고 투두 리스트를 위의 4가지 매트릭스로 구분한다. 4가지라고 하지만, 결국 2개로 구분된다: 중요하고 시급한 일, 시급하지는 않지만 중요한 일. 여기서 중요하고 시급한 일 중, 팀원에게 delegation이 가능한 일들은 빠르게 넘긴다.

이 작업이 끝나면 하루 일과를 짠다. 하루 일과는 이미 잡혀있는 미팅을 넣고, 남은 시간을 어떻게 분배할지 결정한다. 되도록 아침 1-2시간 안에 중요하고 급한일을 빠르게 먼저 처리할 수 있도록 하고, 나머지 시간은 정말 중요한 전략, 세일즈 피치, 펀드레이징 계획, 판매 계획 및 프로모션 아이디어 세션 등으로 잡는다. 이렇게 되면 업무시간 10시간 중, 5시간 정도는 1번 카테고리 업무에 할애하고, 나머지 반은 2번 카테고리에 집중할 수 있다.

이런 루틴을 2주 정도 지속하다 보니, 훨씬 내 삶에 통제력이 생긴 것 같고, 업무효율도 좋아졌다. 무엇보다 마음의 여유가 생기고, 머릿속이 명확해진 게 가장 큰 수확이었던 것 같다.

위의 시간관리법은 사업과 회사 업무뿐만이 아니라, 우리의 개인적인 삶에도 적용이 된다. 일이 바쁘다는 핑계로 미루고 미루는 부모님과의 전화 한 통, 당장 안 한다고 큰일 나지는 않지 하면서 늘 우선순위에서 밀리는 운동, 아침에 일어나자마자 명상이나 하루의 계획도 세우기 전에 바로 다급하게 문자와 이메일을 확인한다는 등 지금 당장 눈앞에 닥친 일 때문에 정작 중요한걸 못 보는 건 아닌지.

항상 스스로에게 물어보자. 나에게 중요한 것은 무엇인가? 나는 그 중요한 것을 지키기, 또는 이루기 위해 거기에 오늘 얼마나 많은 시간과 노력을 썼는가?

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