신사옥 오픈파티의 정석

오픈파티 기획이 중요한 이유

2023. 10. 07  하이브에서 열린 신사옥 오픈파티를 대행했습니다.

이 날은 여의도에서 불꽃축제가 열린 날이었는데요, 하이브 사옥에서도 관람할 수 있다니 매우 기대가 된 행사였습니다. 이번 행사에서는 1층, 18층, 19층 무려 세 개의 층을 사용하여 규모가 어느정도 있는 행사였습니다.

손님을 가장 먼저 환영해주는 오픈파티 웰컴존 !

이곳은 사옥으로 들어서는 순간 가장 먼저 볼 수 있는 웰컴존입니다. 오픈파티엔 빠질수 없지요.

텐트와 우드박스, 인조잔디와 팜파스 그리고 그리너리로 엮어놓은 백월을 설치했습니다. 이를 통해 자연친화적이면서 마치 놀러온 듯한 분위기를 연출했습니다. 

같은 장소, 같은 소품이라도 어떤 구도에 놓이고 어떻게 활용하는지에 따라 연출 분위기는 변할 수 있습니다. 

만약 현재 텐트 앞에 탁자처럼 놓여있는 뒤집어진 우드박스를 원래대로 놓고 그 안에 램프나 그리너리를 넣었다면 피크닉 느낌이 덜 날 수 있었다는 점처럼요. 따라서 스타일링을 할 때에는 다양한 구도를 시도해보고 팀원들과 상의해보며 최고의 구도를 찾는 것이 중요합니다.

웰컴존에서 조금 떨어진 옆에 리셉션을 마련해두었습니다. 

이곳에서는 명단 확인과 명찰 지급 그리고 불꽃놀이 관람 자리 추첨이 이루어졌습니다. 이 번호는 행사가 끝난 후 럭키드로우에도 사용되기 때문에 버리지 말라달라는 당부와 함께 진행되었습니다.

대부분의 기업행사는 정해진 입장 시간이 있기 때문에 이곳에는 한 번에 많은 사람들이 몰립니다. 그렇기 때문에 이 업무에 숙련된 운영스태프를 배치하여 빠르고 유연하게 일을 처리할 수 있도록 했고 덕분에 오래 기다리는 손님들이 많지 않아 다행이었습니다.

통일성. 그것을 잡아야합니다.

1층 뿐만 아니라 19층에도 웰컴존을 스타일링 했습니다. 

하이브 사옥 구조 특성상 19층으로 올라와 행사장에 들어오면 사진처럼 벽이 보입니다. 벽을 지나고 계단을 올라서야 행사장이 한 눈에 보이는 구조기 때문에 이 부분을 보완하여 1층 웰컴존과 19층 행사장의 분위기에 맞춰 데코했습니다.

이를 통해 오픈파티에 대한 기대감을 안겨주고 손님들을 한 번 더 환영해주는 효과를 낼 수 있습니다.

메인 포토존을 준비하고 있는 우리 스타일링팀의 모습입니다. 이번 행사는 규모가 커서 운영 스태프들 이외에도 스타일링 스태프들이 운영도 함께했습니다. 하이브 사옥 오픈파티에 처음 오신 분들을 위해 건물 구조와 화장실 위치, 식당 위치, 엘레베이터 사용 등 기본적인 정보들에 대해 충분히 교육이 이루어진 후 행사가 시작되었습니다. 

19층에 마련된 메인포토존입니다.

메인포토존은 하이브의 네임을 스카시로 제작하고 그 위에 마퀴라이트 조명을 달아줌으로써 어두워지는 밤에도 잘 보일 수 있도록, 캠핑 분위기를 살릴 수 있도록 했습니다. 

이곳에도 마찬가지로 텐트, 인조잔디, 방석, 그리너리 등 갖가지 소품을 활용하여 편안한 분위기를 연출했습니다.

혹시 1층, 19층의 웰컴존과 통일된 느낌을 받으셨을까요? 그렇다면 정확하게 보신게 맞습니다. 

이처럼 파티에서는 한 가지 테마를 가지고 통일성을 이루는 것이 정말 중요합니다. 

만약 각 구역의 느낌이 달랐더라면 장소끼리 동떨어진 느낌을 받았을겁니다. 그렇기 때문에 행사 준비 과정에서 가장 처음 해야할 일은  '테마설정'이라고 볼 수 있겠습니다.

특별한 오늘을 기록해보세요 � 

메인포토존의 우측에는 특별한 하루를 기념하기 위한 진짜 포토존을 마련했습니다. 

하이브에서만 찍을 수 있는 하이브 프레임을 씌운 셀프 사진기와 현재 전국에서 유명한 셀프 사진관인 '포토이즘' 사진부스를 통째로 옮겨다놓았습니다. 예상대로 인기가 정말 많았고 줄이 길어 운영 스태프들이 질서 정리에 힘 썼습니다. 너무나 감사하게도 다들 질서 있게 잘 기다려주신 덕분에 더 아름다웠던 오픈파티 현장이었습니다.

안전을 최우선으로 생각합니다.

메인포토존의 좌측에는 편안하게 앉아서 이야기 할 공간과 간단하게 먹을 수 있는 먹거리들을 준비해놨습니다. 

또한 통일성을 주기 위하여 메인포토존과 행사장 곳곳에 놓인 헬륨 벌룬을 이곳에도 설치하였습니다. 

이 곳은 불꽃놀이가 시작되면 내부에 모든 불이 꺼지기 때문에 이동 시 다칠 수 있는 위험이 있었습니다. 따라서 이를 캐치하여 모든 계단에 형광테이프로 표시해두어 안전을 최우선에 두고 스타일링 했습니다. 

오픈파티의 하일라이트! 팡 ! 팡 ! 화려하게 터지는 불꽃놀이 관람 �

통창이 매력적인 이곳은 불꽃놀이를 관람할 수 있는 스팟입니다. 

하이브 신사옥 오픈파티의 불꽃놀이 관람객은 2~4명 단위로 신청을 받았기 때문에 1층에서 자리 추첨을 인원 수대로 나누어 진행했습니다. 

18층과 19층 관람존에는 각 자리마다 정해진 인원 수에 맞춰 방석을 두었고 누워서 편안하게 관람할 수 있도록 충분한 빈백을 준비했습니다. 

이곳은 19층에서 바로 야외로 나와 관람할 수 있는 스팟입니다. 

공간이 협소하기 때문에 2인 단위의 관람객만 이용이 가능했습니다. 

기존의 하이브 사옥에 설치되어 있는 조경들과 어우러질 수 있도록 스탠딩 테이블에 하얀색 테이블보를 씌우고 밑단에 리본이 아닌 내부 데코에 사용된 그리너리로 감아줌으로써 분위기를 맞췄습니다. 

내부에서는 건물 방음 덕분에 폭죽이 터지는 소리가 생생하게 들리진 않았지만 야외에서는 현장감 있는 불꽃놀이 관람을 할 수 있었습니다. 

여의도 불꽃놀이는 많은 인파가 몰리는 것으로 유명합니다. 그러나 참석자들은 이번 행사애서 소중한 사람들과 편안하게 이야기 나누며 불꽃놀이를 볼 수 있다는 장점 덕분에 많은 분들이 신청해주셨고 즐기는 모습을 보니 미소가 절로 났습니다.

아무래도 행사를 기획하고 진행하며 가장 뿌듯한 순간은 모두가 만족하는 모습을 볼 때가 아닌가 싶습니다. 사실 이번 오픈파티를 준비하며 힘든 순간도 분명 있습니다. 하지만 열심히 준비하여 행사 참석자분들이 좋아하고 행사 그 자체를 즐겁게 생각하며 돌아가실 때 아쉬워하는 모습을 보면 언제 힘들었냐는 듯 힘이 울끈불끈 솟아납니다 �� !! 이런게 바로 일하는 재미가 아닌가 조심스럽게 얘기해봅니다. 오늘도 감사합니다.

리얼플랜은 여러분을 보기 위하여 오늘을, 그리고 내일을 살아갑니다 !

리얼플랜