성공하는 보고! 실패하는 보고?
보고에 속도가 중요한 이유
업무적으로 사람들을 만나다 보면
생각보다 보고의 어려움에 대해서 자주 토로하는 것을 듣게 된다.
발표 자체에 울렁증이 있는 사람들도 있는가 하면
보고서를 구성하는 방식을 잘 모르는 사람들도 있다.
그런데 대부분의 사람들이 보고를 잘 하기 위해서는 보고서를 잘 써야한다는 생각에 사로잡혀 있다.
하지만,
성공하는 보고를 위해서는 무엇보다 '시간', 소위 말하면 타이밍이 중요하다는 사실을 잊어서는 안된다.
아무리 화려하고 멋드러지게 써내려간 보고서도 제때 보고가 되지 않는다면 소용이 없기 때문인데,
그렇다면 어떤 타이밍으로 보고서를 쓰고 보고를 해야 할지 정리해보자.
1. 가장 좋은 보고는 미리 하는 보고이다!!!
'보고'라 하면 상위 직급자가 요청하는 사항을 정리해서 보고하는 거라고 생각하기 쉽다.
하지만, 미처 상위 직급자가 요청하기 전에 궁금해할 수 있는 부분을 미리 찾아서 '보고'한다면
그 '보고'는 대부분 성공하기 마련이다.
그리고 그러한 '보고'는 보고서가 화려하거나 완벽하지 않아도, 보고 내용이 일부 부족할 지라도 성공가능성이 높다.
상위 직급자는 해당 보고 내용을 어렴풋이 궁금해하고 있었겠지만,
어떤 점을 검토해야할 지 아직 정리되어 있지 않기 때문에 비판적인 시간으로 보고 내용을 검토할 준비가 되어 있지 않기 때문이다.
2. 보고를 요청한 후 바로 보고하는 보고가 필요하다!!!
하지만, 대부분의 보고는 상위 직급자가 요청한 후에 이루어지기 마련이다.
이때 보고에 대한 완벽을 기한다는 이유로 시간을 오래 가져간다면 해당 보고는 성공하기 어렵다.
아무리 해당 보고가 화려하고 내용이 완벽할지라도 말이다.
상위 직급자가 보고를 요청한 후에는 상위 직급자 또한 해당 내용을 머리속으로 검토하기 시작한다.
즉, 보고 내용에 대해서 나름대로의 윤곽 및 구성 방식을 구상하고 있을 가능성이 높다는 의미이다.
따라서, 상위 직급자는 보고 받는 내용이 자신의 생각과 다르게 흘러가거나 자신이 궁금해하는 부분이 충분히 설명되지 않는다면 만족하지 않을 가능성이 높다.
이때는 보고서를 작성할 때, 그리고 보고할 때는 상위 직급자가 생각하는 방식을 파악하고 보고서를 구성해야 한다.
3. 이미 늦은 보고는 혼날 각오를 해야 한다!!!
Due-Date를 지나지 않더라도 너무 늦은 보고는 상위 직급자의 마음에 들기는 쉽지 않다.
이미 상위 직급자의 생각은 고착화되어 있을 수도 있으며,
어떤 경우에는 보고 당시에 요청했던 사안에 대해서 다른 방식으로 관심이 옮겨갈 수도 있고
관심이 없어질 수도 있기 때문이다.
따라서 이미 늦은 보고는 잔소리를 들을 각오를 하고 해야 한다.
(그렇다고 안 할 수는 없으니까)
다시 한번 강조하지만, 보고의 핵심은 미리 하는 것이다.
가끔 주위 사람들이 요청받은 사안에 대해서 보고를 했더니
상사가 요청받은 사안과 다른 이야기를 한다고 답답해하던 경험이 있다.
내용을 자세히 살펴보니 보고 시기가 너무 늦어 이미 상사는 다른 방식으로 요청한 사안에 대한 관심이 바뀌었는데도
담당자는 해당 부분을 잘 이해하지 못하는 것 같아 안타까웠던 기억이 난다.
보고를 요청받은 경우,
또는 상사가 어떤 사항에 대해서 보고를 요청할 것이라고 예측되는 경우에는
시간을 끌지 말고 가능한 빨리 보고하는 것이 중요하다는 사실을 잊지 말자!!!
