때론 '숫자'가 강력한 주장이 된다.
보고서 잘 쓰는 Tip 둘. 수치 활용하기
보고서를 쓰다 보면 경제 성장률, 시장점유율 등에 대한 수치를 타성적으로 넣곤 하는 것을 볼 수 있다.
그래서 보고서를 리뷰할 때마다 부하직원에게
- 이 숫자는 무엇을 의미하는지
- 이 숫자와 보고서의 내용이 어떻게 연결되는지
를 물어보지만 부하직원은 '그냥 참고사항으로 넣은 숫자일 뿐인데 왜 물어보냐'는 무언의 항변을 눈빛으로 보낸다.
이런 경험을 할 때마다 부하직원들에게 아쉬운 것도 사실이다.
앞으로도 계속 필자가 주장하겠지만 '보고서는 지극히 주관적인 주장'이다.
따라서, 보고서에 넣는 수치 또한 자신이 말하고자 하는 바를 명확히 하는 경우에 한하여 잘 활용될 수 있다는 사실을 이야기하고 싶다.
많은 회사들이 강남에 위치에 있다 보니 생각보다 '화장실' 막힘 문제가 자주 발생하는 걸 목격하곤 한다.
- 아침부터 더러운(?) 이야기로 기분이 상하셨다면 부디 이해를...
그래서 대부분 화장실에는 아래와 같은 '경고(?)' 문구가 쓰여 있다.
하지만, 이런 경고 문구임에도 불구하고 실제 '화장실' 막힘 현상에는 변함이 없었다.
'화장실' 막힘 현상으로 비용도 낭비되지만 더 큰 문제는 중앙 배수관이 막힌다면 큰 공사가 든다는 점에 있다며 회사 담당자의 근심 걱정이 이만저만이 아니었다.
이에 필자는 회사 담당자에게 그렇다면 실제 '화장실' 막힘 현상으로 인하여 발생한 비용을 수치화하여 경고 문구를 수정하는 것은 어떠냐고 제안하였다.
그리고 필자의 제안에 따라 회사에서는 아래와 같이 '경고(?)'문구를 수정한 결과 '화장실' 막힘 현상이 점차 줄어들었다고 한다.
물론 회사 담당자가 직원들과의 다양한 소통 또한 한몫을 했겠지만 '수치화'가 때론 강력한 주장이 될 수 있다.
'화장실 수리내역'을 보는 직원들과 이야기를 해보면 실제 '화장실 막힘' 현상으로 이렇게 비용이 많이 든다는 사실을 충분히 인지하지 못했지만, 해당 내역을 보니 조금 더 조심을 하게 된다는 이야기였다.
이외에도 유명한 프레젠테이션 등에서 몇 가지 숫자를 제시하고 그 의미를 하나하나 설명해가는 방식을 확인할 수 있는데, 이는 '수치화'를 통해 하고자 하는 이야기를 집중시키는 역할을 하기도 한다.
보고서를 잘 쓰는 다양한 방법이 있지만, 때로는 '숫자'를 통해서도 충분히 이야기를 전개할 수 있기에 '숫자' 하나하나에 제대로 된 의미를 부여해야 한다는 사실을 이해했으면 하는 바람이다.
Too Much Information 관점에서
필자는 앞으로도 '화장실 문화'가 개선되도록 세 가지를 회사에 더 조언하였다.
우선, 공지문을 이쁘게 작성되도록 요청하였으며,
두 번째로는 해당 공지문을 업데이트하여 화장실 문화의 변화 사항을 직원들에게 지속적으로 공유하고
세 번째로는 해당 공지문을 타성에 젖어 그대로 쓰는 것이 아니라 변화를 주도록 말이다.
