누구에게 이야기하는지 확인하자
보고서 잘쓰는 Tip 하나. 정확한 주어 찾기
회사 생활을 하다 보면 생각보다 보고서를 작성하는 일이 많다.
또한 보고서에 쓰여 있는 단어나 조사 하나, 또는 예시 하나 때문에 당혹스러운 경험을 하는 경우도 종종 발생한다.
20여 년 동안 소위 컨설팅 영역에 몸 담다 보니 거짓말을 보태면 거의 매주 단위로 보고서를 써야 했는데,
보고서를 잘 쓰는 일은 아직도 요원한 것 같아 부끄럽기도 한다.
이제는 부하직원들이 나름 열심히 써온 보고서를 검토하면서 이야기를 나누다 보니, 어느 누구도 보고서를 어떻게 써야 하는지에 대해서 지도를 받아본 적이 없다는 사실을 깨닫곤 한다.
그래서 정답은 없겠지만, 20여 년간 몸으로 깨우친 보고서의 잘 작성하는 Tip을 모아서 생각이 날 때마다 하나 씩 풀어보기로 한다.
오늘은 그 첫 번째 주제로 "정확한 주어 찾기"이다.
코로나 19 사태가 아직까지도 진정되지 않는다. 잡힐 듯 잡힐 듯 잡히지 않아 여간 속상하지 않기도 하다.
기업에서도 처음에는 우왕좌왕했지만 이제는 나름대로 코로나 19 예방 관련 나름대로의 업무 매뉴얼이 조금씩 정착되는 분위기이다.
필자가 알고 있는 회사에서도 코로나 19 예방을 위해 직원들에게 지속적으로 E-mail을 통해 예방 수칙 등을 공지하고 있었다. 처음에는 단순히 몇 문장으로 진행되던 것이 해야 할 예방 수칙 및 공유해야 할 정보가 점점 늘어나면서 아래와 같은 공지 사항으로 늘어나게 되었다.
코로나 19 예방수칙을 직원들에게 소개하는 데 좋은 내용들이지만, 공지 사항들이 늘어나면서 '가독성'이 떨어지는 것도 사실이다. 처음에 공지 사항을 접하게 되면 주의 깊게 읽는 경우도 있지만 자주 접하다 보면 '그 내용이 그 내용이라며' 그냥 넘어가는 경우도 존재한다.
해당 공문의 가독성을 높이기 위해서는 두 가지 관점에서 보완이 필요하다.
우선, 간결한 문장으로 변경하여 직관적으로 공지 사항이 읽히도록 조율할 필요가 있다.
두 번째로는 직원이 해야 할 일과 회사에서 해야 할 일을 구분하는 것이 필요하다.
보고서를 잘 쓰는 Tip 중에 하나로 이야기하고 싶은 것이 바로 두 번째인 '보고서의 주어 찾기'이다.
보고서는 그 목적이 상대방을 설득하는 데에 있다. 아무리 대면 보고로 이루어지는 보고서라도 대면 보고 당시에는 흘려들었던 이야기들도 보고서를 통해 다시 부각되기도 한다. 그리고 보고서에서 다양한 이해관계자가 있기 마련이다.
따라서 보고서에 명확한 주어를 제시하지 않는다면 '그래서 내가 뭘 하면 되지?' 하는 의문이 따른다.
그러므로 보고서에 명확한 주어를 제시하여 보고서 내용을 주의 깊게 읽어보지 않아도 각 이해관계자가 해야 할 일을 명확하게 전달하는 것이 필요하다.
이런 조언을 바탕으로 코로나 19 예방 수칙에 대한 공지 사항은 아래와 같이 수정되었다.
- 우선 간결한 문장으로 수정하였으며,
- 직원이 해야 할 일과 경영관리팀이 해야 할 일을 나누어 표기하였다.
'보고서의 쓸모'는 간략하게 보고서를 쓰는 Tips을 공유하는 목적으로 칼럼을 구성하였다. 또한 생각나는 순간순간 이야기하고 싶은 주제를 이야기할 예정이라 조금 체계적이지 않을 수 있다는 점에 미리 독자들의 양해를 구한다.
