보고서 작성법

대상에 맞는 스토리라인이 중요하다

  어릴 때 부모님께 가장 많이 들었던 말이 있다. '공부도 다 때가 있는 법이다.' 사회생활에서도  진리다. 입사 후 3년간 배운 것이 사회생활 30년을 좌우한다. 과장인데도 기획서 하나 제대로 못쓰고, 엑셀 함수도 못 다루는 사람이 허다하다. 신입사원 시절에 제대로 배워 놓지 않으면 직급이 올라가서는 더욱 배우기가 어렵다. 가르쳐 달라고 하기도 민망하고, 후배들에게 일을 시키는 것도  눈치가 보인다. 파워포인트, 엑셀, MS워드, 한글 등 일반적인 프로그램 정도는 능수능란하게 다를  줄 알아야 한다. 특히, 엑셀은 기본적인 함수 및 개만 알고 있으면 개인에게도 큰 도움이 된다. 나도 1998년부터 엑셀로 가계부를 쓰고 있고, 1년에 한 번씩 분석해 본다. 그 밖에 다양한 기록도  엑셀로 하고 있다. 엑셀은 다양한 데이터 가공이 가능해서, 다양한 시각으로 바라볼 수 있어 유용하다.

  회사에서 프로그램 잘 다루면 일만 많아진다고 하던데요?'라는 후배들도 있다. 일이 조금 많아진다고 해도 일 못한다는 말보단 훨씬 낫다. 다 한 때다. 신입시절 쌓인 다양한 경험들은 결국 자산이 된다. 적어도 부장까지는 실무적인 일을 한다. 요즘은 임원들도 때로는 직접 업무 처리 작업을 해야 할 때도 있다. 퇴직 임원 중에서도 파워포인트도 다루질 못해 개인 사업을 시작했을 때  고생하는 분들을 많이 보았다. 어릴 때 배우지 않았을 뿐 아니라, 직위가 높아지면 아래 직원들에게 지기를 하면 되기 때문에 굳이 문서작업을 할 필요가 없었던 것이다.  

  보고서 작성스킬도 마찬가지다. '과장씩이나 돼서 보고서의 기본도 못 쓰는 사람'이 되지 않으려면 반드시 신입 3년 내 마스터해야 한다. 회사에 보고서를 잘 쓰는 선배가 있다면 찾아가서 가르쳐 달라고 하라. 쑥스러워하지 말고, 미리 약속을 정한 다음 음료수 한 잔 사들고 찾아가라. 선배는 흐뭇한 마음으로 요령을 전수해 줄 것이다.

  보고서 작성 시 몇 가지 유념 포인트가 있다. 우선, 이 보고서를 읽을 대상이 누구인지 명확히  알고 써야 한다. 보고서는 담당 업무를 정리해야 할 때도 필요하지만, 팀 전체 내용을 담아야 하는 경우가 더 많다. 보고하는 사람이 누구인지, 보고받는 사람이 누구인지, 청중은 누구인지에 따라 보고서의 골자와 스토리라인이 달라져야 한다. 예를 들어 과장이 팀장한테 하는 보고라면 가급적 자세히 내용을 담는 게 좋다. 자세한 내용을 담되, 한눈에 읽힐 수 있도록 중요한 부분을 강조하여 작성한다. 만약, 사업부장이 대표이사께 보고하는 문서라면 자세한 내용보다는 중요한 내용 위주로 간략하게 작성하되, 질문이 나올 만한 세세한 내용은 FAQ로 별도로 작성하는 게 좋다. 물론 발표 및 보고 시간을 고려해서 분량도 조절해야 한다.  

  보고서의 목적에 맞게 써야 한다. 분기 전략 보고서라면 전략부서에서 나눠주는 통일된 양식이  있을 것이다. 그 양식에 따르는 것이 졸다. 보통 현황(실적/리뷰), 성과와 반성(문제점/인사이트), 차기 전략으로 나뉘는데, 부각한 문제점과 차기 전략을 연결시켜 해결책을 제시하고, 거기에 새로운 도전과제를 몇 개 붙이는 흐름이 자연스럽다. 가급적 성과가 문제점보다는 약간 더 많은 분량을 차하면 보기 좋다. 성과 3개, 문제점 2개 정도로 말이다.

  보고서의 화자가 되어 전체 스토리라인을 정리하라. 이를 목차로 잡아 1차 보고를 해라. '이렇게  초안을 잡아봤는데 혹시 추가 의견이 있으신지요?'라고 한다면 상사의 신뢰감을 얻을 뿐 아니라,  일의 효율도 올라간다. 기껏 완성해서 가져갔는데, '이 방향이 전혀 아닌데.'라고 하면 처음부터  다시 시작해야 하고 맥이 빠진다. 보고서 작성 지시를 받으면, 최종 보고날짜를 파악하고, 초안(목차) 보고, 중간보고, 최종보고의 3단계는 거치는 것이 기본이다. 상사에 따라 아예 고치지 않거나, 10회 이상 고치는 사람도 있다. 지시한 상사가 먼저 묻기 전에 먼저 진행상황을 말씀드려야 한다.  만약 파워포인트로 작성한다면 화려한 스킬이나 색감만 강조되어서는 안 된다. 일반 문서 보고서의 내용을 담되, 시각적으로 도식화해야 더 이해가 빠르게 되는 것만 강조하면 된다. 너무 작은  글씨로 뒷사람이 보이지도 않게 작성한다든지 내용도 별로 없으면서 파워포인트 스킬만 화려하  게 보여줘서는 안 된다.  

  신입사원들이여, 일을 배우는 것은 정말 다 때가 있다. 그 시기를 절대 놓치지 말아야 한다. 지금  배워놓지 않으면 나중에 후배들도 무시하고, 누구에게 물어볼 수도 없다. 이미 늦었다. 직급만 높고 혼자서는 아무것도 못하는 무능력자로 성장해서는 안되지 않겠는가?