Google Keep으로 Todo List 대체
이전 시간에 Todo list를 작성하지 않고 할일 관리하는 방법을 이야기했고 부메랑 Task라 명명했다. 여기에 Google Keep을 사용하는 것이 어떤 강점을 가지고 있고 어떻게 사용하는지 알아보자.
부메랑 task는 무엇인가?
부메랑 Task의 핵심은 두가지다.
1. 중요한 일은 적지 않고 기억한다. (CEO)
2. 중요하지 않은 일은 그 시간에 알림이 오도록 설정한다. (Secretary)
요약하면 CEO + Secretary말고 CEO Only 하자는 말이다. 두번째 핵심 기능을 Keep에서 맡아 수행할 수 있다.
왜 Keep인가
Keep은 Google에서 제공하는 메모앱이다. 흡사 포스트잇와 비슷하고 색깔과 Timer를 달 수 있다.
Keep도 단순 List 처럼 사용할 순 있다. 시간 순서대로 Item을 등록하고 하나씩 없애면 된다. 게다가 하나의 노트에 Check list 기능도 제공하고 있다. 하지만 평범하게 사용한다면 Keep으로 부메랑 Task를 사용하는 이유가 없다.
Keep을 사용하는 차별점은 “보이지 않음”에 있다. Timer를 달고 보관시킬 수 있는 데 그러면 눈에 항목이 안 보이지만 설정된 시간에 Post-it 이 나타나 상위로 올라가고 휴대폰이나 크롬상에 알림이 뜬다. 눈에 보이지 않기 때문에 잊기 쉽고 쓸떼없이 List를 조직하는 데 시간을 낭비하지 않게 되는데 이 Routine은 흡사 Secretary에게 해당 시간에 스케줄을 잡도록 하고 다른 일에 집중하는 CEO의 모습과 닮았다.
Keep의 특징 정리
1) 타이머 (+장소)
단순 1회성 Timer는 물론이고 반복도 가능하다. 매일, 매주, 매년, 요일별 등의 기능을 탄탄하다. Time 설정의 중요성을 잘 알고 만든 것 같다. 그리고 특별히 Mobile에서는 장소 알림도 제공해준다. 예를 들어 자주 가는 마트에 건전지를 사기로 했다면 근처 마트를 갈 때 '건전기 구매' 알림이 오도록 설정하면 된다. 애플의 미리알림 앱에서도 제공되는 기능이다.
2) 언제든 다시 검색
List는 보이지 않도록 하고 검색을 못하면 답답하다. 다행히 Keep에는 뛰어난 검색 기능을 지원한다. 예를 들어 어라? 이거 Keep에 이미 등록된 일 아닌가 싶을 때 바로 검색할 수 있다. Google이라 검색력은 말할 것도 없다.
언제 무엇을 했는 지 알고 싶을 때 유용할 뿐만 아니라 특정 키워드를 검색하다가 새로운 Insight를 발견할 지 모른다. 게다가 저장된 Post-it이 많다고 해서 느리지 않다.
3) 보관 처리
가장 중요한 기능이다. 보관 기능은 Google의 여러 서비스에서도 찾아볼 수 있다. Google inbox와 Gmail의 보관처리, Google Photo의 사진 보관 기능 등이 그렇다. 모두 자료를 삭제하지 않지만 화면에서 브라우징이 안되도록 한다는 컨셉이다. 그리고 언제든 검색은 가능 상태로 남겨둔다. Google Keep에선 Timer를 설정하면 그 시간에 알림이 온다.
Todo 관리 시간 분산화
Google Keep으로 부메랑 Task를 꾸리는 궁극적인 목표는 관리 시간 분산화에 있다. 보통 Todo list를 작성 용도로만 사용하지 않는다. item을 보기 좋게 묶고 우선순위를 매기고 Review한다. 보통 한꺼번에 진행하는데 이때 꽤 집중력을 요한다. 왜냐하면 맥락 전환이 빠르게 일어나기 때문이다. 집에서 해야할 일, 회사에서 하는 일, 중요한 일, 하찮지만 해야할 일 등의 배경지식이 섞이면서 여러 상황을 생각해야 한다. 그래서 할일 정리하다가 지치기 쉽다. 이런 피드백은 개선 기회를 주는 중요한 포인트이기 때문에 하지 않을 순 없으므로 한꺼번에 List를 정리하지 않고 Item 발생 시간에 수행 전후로 그것에 대한 개선점을 생각하는 것을 권장한다. Timer 알림 기능으로 각기 다른 시간에 Post-it에 접근하게 되고 관련 내용을 바로 적으면서 피드백하면 된다.
예를 들어 타이어 공기압을 체크하는 것을 3개월마다 체크하도록 설정했다고 가정하자. 하지만 3개월씩 해보니 공기압을 생각보다 빠르게 변하지 않다는 것을 알게 됐고 수정하여 매 4개월로 늘린다. 그리고 간단히 그렇게 생각하는 이유를 함께 적어 놓는다. 자신이 왜 그렇게 생각하고 어떤 이유 때문에 반복 변경했는지 확인한다면 그 일을 하는 이유가 높아진다. 인간은 자신이 떠올린 생각을 너무나 쉽게 잊어버린다.
나아갈 방향: AI
CEO는 비서와 전체 스케줄 회의를 하지 않는다. 시간은 비서가 알아서 할일이고 문제가 발생되면 CEO에게 개선책을 보고 하고 승인받으면 될 일이다. CEO가 직접 List를 관리하지 않고 비서에게 위임하는 것처럼 우리는 생산성을 위한 시간을 줄이는 데 관심을 가져야 한다. 그러기 위해서 Keep에 위임하는 매커니즘을 이야기했지만 여기에는 중요한 것이 빠져 있다. 할일을 자동으로 분류하고 스케줄링하고 심지어 알려주지 않은 일까지 스스로 추가하는 기능이 그것이다. 아마 궁극적인 Keep의 모습은 화면 없이 음성만 가능한 모습일 것이다. 생산성을 높이고 시간을 잘 지켜내기 위해 쏟은 노력을 완벽히 위임한다면 지금보다 얼마나 많은 시간을 중요한 일에 투자할 수 있을까. 다행히 인공지능은 그 방향으로 발전하고 있고 현실화될 날도 머지 않을 것이다.
