빨리 시작할수록 좋은 애자일 실천법 3가지

한국민 | 애자일 코치 | AGIN

애자일 교육은 받았는데 당장 뭐부터 시작해야 좋을지 모르시겠다구요? 또는 애자일은 전혀 모르지만 누구나 따라 하면 좋은 팀을 위한 실천법을 찾고 있으신가요?

여기... 애자일을 알건 모르건, 애자일을 하건 안 하건, IT건 IT가 아니건 업무 영역에 상관없이, 어느 팀이나, 당장 내일부터 시작할 수 있고, 가능하면 빨리 시작하면 좋은, 그리고 잘만 실행한다면 대부분 상당히 좋은 효과를 볼 수 있는 애자일 실천법 3가지를 선별하여 소개하고자 합니다.

그럼, 각각에 대해 간략히 살펴볼까요?

애자일 실천법 1: 업무 시각화하기 (Visualize Work, Kanban)

그 첫 번째 시작은 뭐니 뭐니 해도 업무의 목록과 진행 상황을 시각화하는 것입니다.

애자일에서는 정보 방열판(Information Radiator)이라는 용어가 있는데요, 라디에이터가 열을 방출하고 주변에 가면 따듯한 온기가 느껴지듯이, 정보 방열판이 정보를 방출하고 있고 주변에 가면 자연스럽게 그 정보를 보고 느끼게 되는 상황을 비유해서 붙여졌습니다. 시각화의 대상은 업무 목록뿐만이 아니라 팀의 비전이나 목표, 중요 성과 지표, 팀 규칙 등이 될 수 있습니다.

업무를 시각화하면 그 정보를 팀원뿐만 아니라 주변의 이해 관계자도 얼마든지 볼 수 있고 진행 상황을 바로 이해할 수 있게 되어 협업이 좋아지고 이슈 및 문제가 조기에 드러나 빠르게 의사 결정 하여 조치를 취할 수 있게 됩니다.

업무를 시각화하고 운영하는 방법은 비교적 쉽습니다. 대부분의 경우에 Trello나 Jira와 같은 협업을 위한 업무 시각화 온라인 도구를 사용하게 되지만, 팀원들이 모두 한 공간에 모여 있는 좋은 환경의 팀이라면 오프라인으로 화이트보드(또는 그냥 벽)와 포스트잇을 이용해서 팀 공간에 게시하는 것을 적극 추천 드립니다. 온라인 도구와 오프라인 도구는 각각의 장단점이 있지만 위에서 말한 좋은 환경의 팀이라면 오프라인 도구가 훨씬 장점이 많아 저도 오프라인 도구를 더 선호하는 편입니다.

업무 시각화를 위한 칸반 보드 (출처: https://www.integratedconsulting.eu)

업무 시각화를 준비하고 운영하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 온라인 또는 오프라인 칸반 보드를 준비하고 업무 프로세스(Workflow)를 정의한다.

가장 일반적이고 쉽게 시작하려면 ‘BACKLOG>TODO>DOING>DONE’의 4단계로 정의한다.            

2. 팀의 모든 업무를 식별하여 BACKLOG에 등록한다.

언제라도 새로운 업무가 식별되면 BACKLOG에 추가한다.            

3. BACKLOG의 업무 중 우선순위에 따라 당장 또는 한 주기(보통 1~4주)에 해야 할 업무를 TODO로 옮긴다. 

이 작업은 특정 주기에 따라 정기적으로 실행한다.            

4. TODO에 등록되어 있는 업무들의 담당자를 할당하고 일정을 정한다.  

5. 각 업무의 진행 상황에 따라 진행 중인 업무는 DOING으로, 완료된 업무는 DONE으로 이동한다.

이 작업은 실시간으로 업데이트한다.

6. 한 주기의 끝에 DONE에 있는 완료된 작업들을 정리한다.

별도로 보관할 필요가 있을 수도 있지만, 대부분의 경우에 별로 필요가 없다. 그냥 버리자.            

7. 3~6번을 반복한다.  

업무 시각화는 다음의 두 번째 애자일 실천법과 밀접하게 연결됩니다.

애자일 실천법 2: 매일 업무 진행 상황 공유하기 (Daily Standup)

두 번째로 추천하는 실천법은 매일 업무의 진행 상황을 팀원들과 함께 공유하는 것입니다.

애자일에서의 데일리 스탠드업은 매일 정해진 시간에 모든 팀원들이 정해진 장소에 함께 모여 그동안에 어떤 일들이 진행되었고, 또 앞으로 어떤 일들을 하게 될 것인지 간략하게 공유하면서 중요한 이슈 사항들을 식별하고 확인하기 위한 목적으로 약 15분 이내로 짧게 진행하는 이벤트입니다.

굳이 스탠드업이라고 이름이 붙여진 이유는 회의를 길게 끌지 말고 필요한 사항만 딱딱 공유하고 짧게 끝내라는 의미에서 앉지 말고 서서 진행하라는 것입니다. 아무래도 서서 하게 되면 다리가 아파서라도 빨리 끝내고 싶게 되겠지요? 그리고 앞서 말씀드린 작업 시각화를 오프라인 도구로 하셨다면 작업 보드 앞 모여서 미팅을 진행하게 됩니다.

데일리 스탠드업이 잘 활용된다면 정보의 공유가 원활해지고 팀원들 간의 협업이 활성화되며 우리가 원하는 목표에 잘 도달할 수 있을 것인지 빠르게 판단하고 대책을 세울 수 있게 해 줍니다. 또한, 팀원들 간의 유대 관계가 좋아지고 자율적인 참여도와 책임감이 높아지는 부수적인 효과도 상당히 얻을 수 있습니다. 다만, 데일리 스탠드업이 주간 보고를 매일 하는 듯한 좋지 않은 분위기로 흐르지 않도록 팀의 리더가 잘 이끌어 주셔야 합니다. 팀 리더가 팀원으로부터 주간 보고를 받듯이 "너 뭐 했어? 넌 뭐 했어? 왜 아직 그 정도밖에 못했어?" 이런 식으로 따지듯이 미팅을 이끄신다면 우려하는 분위기로 흐르게 될 가능성이 높아지게 됩니다. 처음엔 당연히 잘 안되지만 최대한 자발적으로 참여할 수 있도록 유도해 주셔야 합니다.

데일리 스탠드업 (출처: https://www.notta.ai/)

일반적으로 데일리 스탠드업을 진행하는 방법은 다음과 같지만 팀에 맞는 진행 방식을 차츰차츰 찾아 나가시기를 권장드립니다. 팀의 환경이 모두 다르기 때문에 운영 방식에 하나의 정답은 없습니다. 그 팀 스타일에 맞다면 그게 정답입니다.

1. 매일 아침 정해진 시간과 장소에 모인다.

오프라인 작업 보드를 운영하는 경우, 보드 앞에 모인다. 온라인 작업 보드를 운영하는 경우, 모니터에 띄워 놓고 볼 수 있는 공간에 모인다.

2. 한 사람씩 돌아가면서, ‘어제 한일, 오늘 할 일, 이슈 사항’을 간략하게 공유한다.

개인당 2분 정도로 전체 미팅이 15분을 초과하지 않도록 한다.            

3. 이슈가 발생하여 더 깊은 논의가 필요한 경우에는 필요한 인원들만 따로 모아 별도의 회의로 진행한다.

상세한 논의로 데일리 스탠드업이 길어지지 않도록 주의한다.            

이런 식으로 매일의 업무를 진행하다 보면 업무 주기의 마지막 시점에 마무리하면서 뭔가 하나 더 필요하게 됩니다. 그게 바로 다음의 세 번째 실천법입니다.

애자일 실천법 3: 정기적으로 일하는 방식 개선하기 (Retrospective)

세 번째 추천하는 실천법은 바로 애자일의 꽃이라고 할 수 있는 회고입니다.

애자일에서의 회고는 지난 작업 주기에서 벌어졌던 일들을 뒤돌아보고 생산성과 인간성 측면에서 팀의 일하는 방식을 개선할 액션 아이템을 찾는 정기적인 미팅입니다.

회고는 학습과 개선이라는 피드백 메커니즘을 구현할 수 있도록 해줍니다. 피드백이 없다면 발전하기가 힘듭니다. 우리가 무언가를 실행해 보고, 그 과정과 결과를 뒤돌아보고, 거기서 어떤 것을 깨닫고, 고쳐야 할 점들을 찾아 다음 실행에 반영해 본다면 팀의 일하는 방식이 지속적으로 개선되는 선순환 구조를 만들 수 있게 되어 팀은 조금씩 조금씩 계속 발전해 나가게 됩니다.

회고는 작업 주기의 끝 또는 한 달에 한번 등 정기적으로 개최하는 것이 가장 좋지만, 특정한 큰 업무가 마무리되는 시점에 개최하는 것도 좋습니다. 피드백 주기가 빠를수록 개선의 여지는 더 커집니다. 회고를 제대로 운영하려면 회의의 설계와 진행에 상당히 공을 들여야 하는데요, 사실상 매번 그렇게 진행하기는 힘들기 때문에 제가 생각하는 가장 최소한의 진행 방식은 다음과 같습니다.

1. 팀원 개개인이 모두가 한 마디씩은 할 수 있는 체크인 활동을 한다.

체크인 활동은 업무와 상관없이 개인의 성향이나 감정을 드러낼 수 있는 간단한 질문을 추천한다. (예: 나에게 초능력이 생긴다면 어떤 능력을 얻고 싶고 어떻게 활용할 것인가?)               

2. 지난 작업 주기를 뒤돌아보며 좋았던 점/잘했던 점, 아쉬웠던 점/잘 안 됐던 점을 서로 얘기해 보고 개선할 점을 찾는다.

보통의 경우 시간을 주고 포스트잇에 적게 하고 돌아가면서 발표하고 논의한다.               

3. 여러 개의 개선안 중 투표를 통해 가장 우선순위가 높은 것 1~2개를 선정하여 다음 주기에 실행한다.

개선안은 꼭 1~2개 정도여야 한다. 그 이상을 욕심내면 아무것도 안 될 가능성이 높아진다.               

KPT 회고

회고를 진행하는 데 있어 주의할 점은 팀원들이 솔직하게 이야기하고 겸손하게 인정할 수 있는 분위기가 조성되어 있어야 하는데요, 사실상 이게 가장 어려운 부분입니다. 팀 내에서 의견을 내는 것에 두려움이 있다면 정착 중요한 문제들을 드러내지 못할 가능성이 높아지니까요. 이와 관련해서는 저의 글 <당신의 팀원들이 침묵하는 이유>를 참고해 보시기 바랍니다.

지금까지 애자일의 대표적인 실천법 3가지를 간략히 소개해 드렸습니다. 이 실천법들은 애자일을 하건 안 하건 어느 팀이든 간에 각각을 개별적으로라도 가능하면 빨리 시작하실 것을 적극 추천 드립니다. 이번에는 간단하게 소개해 드렸지만, 다음번에는 각 실천법을 좀 더 상세히 다뤄보도록 하겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다.