서비스기획자탐구일지-(1)IA/WBS
1년 차 서비스기획자가 자아 확립해가는 이야기
Intro
2개월 간의 신입사원 수습을 끝내고 취준 기간 동안 접해볼 틈도 없었던 서비스기획팀에 배정되었다. 신입은 잘 배정하지 않는 부서라 감사하게 들어갔으나 약 반년이 흐른 후에야 정신이 들었다. '서비스기획은 무엇을 하는 곳이지? 나는 어떻게 해야 하는 거지?' 유감스럽게도 많은 답변이 있지만 종강 후 추가 수업처럼 머리에 쏙 들어오지는 않는다. 그렇기에 사전 지식 없이 실무에 부딪히며 깨닫고 고찰하게 된 모든 것을 쏟아부어 자아 확립해가는 삐약이 서비스기획자의 탐구일지를 써보고자 한다.
서비스기획자란?
1년 차 서비스기획자라 생각하는 서비스기획자의 특징은 크게 아래 3가지와 같다.
1. 잘하면 프로젝트를 리딩하는 PM, 자칫하면 개발자와 디자이너 사이에서 말만 전달하는 전서구
2. 정책과 유저 시나리오에 대한 깊은 이해가 없다면 단순히 화면 그리는 데에서 그친다.
3. 기획은 첫 단계일 뿐, 오히려 반복적인 QA와 유지보수에 더 많은 시간이 투자되기도 한다.
1, 2번에서 느낀 점은 프로젝트에 대한 이해도가 높아야 이를 관리할 수 있다는 점이다. 예를 들어, 우선순위를 모른 채로 프로젝트에 들어가면 디자이너가 '동영상 넘기는 방식을 스와이프 형식으로 바꿔도 될까요?'라는 질문을 던졌을 때, '네, 전체 페이지가 길어서 스와이프 형식이 더 적합할 거 같습니다.'와 '잠시만요. 요청부서에 확인한 이후 연락드리도록 하겠습니다ㅠㅠ'로 답변하는 차이가 발생한다. 후자로 답변하면 요청부서에 확인할 때도 그냥 말만 전달하고, 수정되는 사항에 맞춰 화면만 다시 슥슥 그려서 넘길 뿐이다.
이런 난처한 상황이 발생하지 않도록 기획자가 거치는 여러 단계가 있는데 보통 이 순서로 진행된다.
A. 요건/기능 정의
B. 일정관리
C. 정책 설정
D. 사용자 시나리오 작성
E. 스토리보드 작성
F. QA
오늘은 그중 요건/기능 정의와 일정관리에 대해서 구체적으로 다뤄볼 예정이다.
요건/기능 정의
현재 경험에 비추어 보았을 때 기획 업무는 크게 2가지 경우로 나뉜다. 서비스기획팀 내에서 문제점, 개선점을 찾아 서비스를 구상하거나 사업팀과 같은 요청부서의 요건을 받아 서비스를 구체화하는 경우이다. 특히 후자의 경우, 요청자의 의도를 명확히 파악하여 구현하고 디자인, 개발팀에게 전달하기 위해서는 요건과 기능 정의가 꼭 필요하다. 물론 앞의 경우에도 미리 정의하고 들어갔을 때 이후 방향성을 잃지 않기에 유용하다.
요건/기능 정의가 무엇이냐 물었을 때 사전적 의미는 '개발의 범위를 확정하고 이를 실현시킬 전제조건을 수립하여 기본 계획을 구체화하는 단계'이다. 여기서 사견을 덧붙이자면 1) 요청자가 놓친 부분도 파악하여 전체 개발/디자인 요구사항을 파악하고 2) 요청자가 제시한 문제점에 대한 간단한 해결방안을 기능으로 적는 것이 서비스기획자의 역할이라고 본다. 그렇지 않는다면 요청부서의 요구사항을 간단히 정리해 타 부서에 전달하는 데서 그치기 때문이다.
요건/기능 정의 시 가장 많이 사용하는 툴이 IA와 기능정의서이다. IA(Information Architecture)는 정보구조도로 웹/앱에서 서비스가 어떻게 구성되어 있는지를 표현한다. 이에 들어가는 요소는 많지만 회사소개사이트를 개편하는 작업을 맡았다고 가정하였을 때의 예를 들어 최소한으로 구성해보고자 한다. 인사팀에서 지원자들을 위해 직관적인 홈페이지 개편을 요청하였고, 각 메뉴들은 단일 페이지로 구성을 요청한 경우다. 유사한 성격의 게시판을 묶어 하나의 카테고리로 분류하고, 각 화면이 어느 항목에 어떻게 구현될지를 다음과 같이 정리할 수 있다.
기능정의서는 개발자에게 서비스의 '어떤' 기능을 '어떻게' 구현해달라고 요청하기 위해 작성하는 문서이다. 여기에 들어가는 항목 또한 아래 예시보다 더 추가할 수 있으나 간단하게는 다음과 같이 표현할 수 있다. 메뉴의 페이지를 통해 어디서 구현되는지를 알려주고, 주요 기능이 어떤 식으로 구현되면 되는지에 대해서 설명하는 방식이다.
일정관리
서비스 기획자가 하는 일 중 또 중요한 것이 바로 '일정관리'이다. 각 부서마다 맡은 일이 있고 우선순위에 하나씩 밀리다 보면 프로젝트가 어느새 뒷전으로 밀린 채 진행이 안 될 수도 있다. 그래서 일을 책임지고 끌고 가는 역할이 필요한 것이다. 일정관리 시 주목적은 '기한 내 서비스를 오픈하고 개발/디자인 일정을 충분히 확보'하는 것이다. 이를 위해서는 전체 업무 범위를 파악하고, 분장하고, 직접 관리해야 한다. 이때 많이 사용되는 툴이 WBS이다.
WBS(Work Breakdown Structure)는 업무 분업 구조를 정리한 문서로, 프로젝트를 진행할 때 필요한 Task, Task의 작업자/작업 부서, 상태(예정/진행 중/대기/진행 완료), 시작일, 종료일, 기간, 진척도(%) 등으로 구성된다. 이때 일정 차트를 통해 프로젝트의 Task별 셀에 진척도와 기가 능ㄹ 반영하여 색으로 표기해 업무상황을 공유한다. WBS를 통해서 전체 진행상황을 파악하고, 부서 간 의사소통이 가능해지기 때문에 프로젝트 착수 전 유관부서에 미리 양식을 공유하는 편이다.
사실 주니어 서비스기획자가 WBS를 직접 작성할 일은 잘 없지만 프로젝트 참여하면서 WBS가 왜 중요한 지 생각해볼 수 있었다. 프로젝트가 클수록 업무에 참여하는 부서가 늘어나는데 이때 각 부서가 언제, 어디서, 얼마만큼 작업공수가 필요한 지 확인할 수 있는 자료가 필요하기 때문이다.
