GETTING THINGS DONE
GTD 시스템
PART Ⅱ의 제목은 개인의 습관(Individual Habits)입니다.
저자는 다음과 같은 이유로 이에 대한 중요성을 이야기하고 있습니다.
위대한 기업은 팀에서 일하는 위대한 개인들에 의해 만들어진다.
CEO는 문화의 설계자이자 팀을 효율적으로 움직이게 하는 정보 흐름의 바퀴에 있는 중앙 허브이다.
CEO의 모습이 팀을 고취시키고 CEO의 효율성이 팀의 효율성을 결정한다.
최적화시킬 가장 최우선 대상은 CEO 자신이다.
이번 CHAPTER 3에서는 GTD(Getting Things Done) 시스템에 대해 소개하고 있습니다.
저자가 아는 성공한 CEO들의 대다수는 David Allen이 쓴 'Getting Things Done: The art of Stress-Free Productivity'에 설명된 시스템을 사용했다.
Allen's system
매일 inbox에 있는 모든 항목들을 처리한다.
2분 이내 완료할 수 있는 일은 즉시 한다.
그렇지 않은 일은 아래에 설명할 리스트 중 하나에 올려놓는다.
Next Actions
컨텍스트 영역에 맞게 구분된 우선순위 목록의 다음 작업들
→ Computer, Calls, Outside, Home
Waitng For
누군가의 피드백이 필요하거나 완료를 위해 누군가를 기다려야 하는 일들의 목록
업무를 위임할 사람, 요청된 조치, 요청된 날짜를 Wating For 목록에 나열한다.
아직 처리되지 않은 오래된 업무들을 Next Action으로 옮기거나 다시 조치를 위해 해당 팀원에게 물어볼 수 있다.
Someday/Maybe
하긴 해야 하는데, 지금 당장은 하지 않을 일들의 목록
Agenda
비효율적인 리더는 일회성 문제에 실시간으로 연락하거나 대응하는 데 많은 시간을 낭비한다. 훨씬 더 효율적인 방법은 문제를 일괄 처리하고 한 번에 모두 논의하는 것이다. 물론 긴급한 이슈에는 적용할 수 없으니 즉각 대처를 해야겠지만 정기적으로 많은 문제를 해결함으로써 긴급한 이슈 또한 곧 사라지게 될 것이다.
Agenda 목록을 만들고 사용해야 한다.
누군가와 논의하고싶은 것이 생각날 때 Agenda 목록을 작성한다.
그 사람을 만날 때 Agenda 목록을 확인하고 그곳에 모인 모든 내용을 검토한다.
Projects
한 가지 이상의 Next Action이 필요할 때는 Project로 목록을 생성한다.
완료하기 위해 필요한 모든 Next Action을 시간순으로 작성한다.
Goals
※ 이것은 Allen의 GTD 시스템의 내용은 아니다.
기업의 10년 비전과 사업부, 팀, 개인의 분기별 OKR을 만드는 것을 추천한다.
저자는 이 비전과 OKR을 Goal 목록에 보관하며 Next Actions 목록을 구체화하기 위해 정기적으로 참조한다고 한다.
Review
아래의 페이스로 각각의 목록들을 검토해야 한다.
[Daily Review] : Next Actions, Waiting For, Goals → 약 5분 소요
[Weekly Review] : Someday/Maybe, Agenda, Projects → 약 15분 소요
캘린더를 이용해서 Next Actions 일정을 관리한다.
Review 또한 캘린더에 넣어두는 것을 추천한다.
결론
GTD System을 운용할 수 있는 여러 가지 도구들이 많다.
새로운 기능을 배우려는 의지에 맞춰 적절한 도구를 선택하면 된다.
팀 전체가 GTD 시스템을 잘 활용하려면 팀원 각 개인에 대한 교육과 훈련이 병행되어야 합니다. 물론 팀의 리더가 가장 잘 쓰는 것이 중요하고요. 이미 스타트업에선 Trello, Asana, Wrike 등 다양한 협업 도구들이 활용되고 있으니 팀과 핏이 맞는 도구를 사용해보시면 좋을 것 같습니다.
