(온라인)회의 목적을 달성하기: 60분 온라인 회의기술

리얼워크 북리뷰어 후기

요약

- 주요 내용: 온라인 회의 사례, 온라인 회의 참여 자세(기본 에티켓), 온라인 회의 진행 방법 & 기술

- 추천 독자: 온라인 회의 진행자 / 온라인 회의를 효율적으로 개선하고 싶은 사람 / 온라인 회의를 해야 하는데 아무것도 모르는 사람 (회의 도구도 상세하게 설명하는 편)

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2020년 설 연휴쯤 시작되었던 코로나가 멎을 기미가 안 보인다. 1년이면 끝나겠지 했는데, 최근의 확진자수는 천 명을 넘어갔다. 코로나 덕분에(?) 리모트워크를 체험하게 됐는데, 충분히 준비가 되지 않은 상태로 시작했다 보니 커뮤니케이션 비용이 많이 생겼다. 매일같이 온라인으로 미팅을 하는데, 회의를 위해서 충분히 준비를 하고 있나? 하는 고민이 들던 차에 북리뷰어 모집글을 봤고,  해당 책에서 많은 도움을 받을 수 있을 것 같아서 북리뷰어를 신청해 보았다. :-)

책의 방법을 실제로 사용하도록 돕는 실용서답게 목적과 수단을 상세하게 설명해 놓은 점이 인상적이었다.

- 60분: 60분 이내에 끝나는 실무 회의

- 온라인: 최적의 온라인 기능을 사용

- 회의기술: 회의는 '목적을 위한 참여 중심 활동'이라는 회의 본질에 충실한 방법

= 온라인에서 차질 없이, 한정된 시간 내에, 목적을 달성하기 위한 미팅을 하기 위한 전략, 기술을 담았다고 보면 된다.

개인적으로 책에서 도움을 받았던 부분을 조금 더 적어보면(=나의 장기기억 전환을 돕기 위해)

온라인 회의 전략: 회의 목적 달성의 방해 사항을 고려하자

이상적 모습(60분 이내에, 구성원들의 적극적 참여, 제대로 된 결론 도출)이 되려면 어떻게 해야 할까?

책에서는 온라인 회의의 대표적 이슈를 3가지로 구분하고 해결 방안을 제시한다.

집중도 문제

콤팩트 회의: 명확한 목표, 유형별 필수 안건으로 초점 있고 밀도 있게 진행 (어젠다 중심)

  사전 공유 - 회의 목표 / 참석자, 역할, 준비사항 / 회의 안건과 시간

  시간 안배 - 오프닝 / 정보 공유 / 토의 / 의사결정 / 클로징 시간 배분

    * 60분 내 회의 안건은 3가지 이내가 좋음

이해도 문제

  비주얼 회의: 논의 중인 내용이 참석자 화면에 잘 보이게 함 (보이는 회의)

  화면 공유 / 핵심 내용 판서하기 / 공유문서에 각자 의견 적어보기 / 채팅창에 논의 요약내용 올리기

참여도 문제

인터랙티브 회의: 최적의 온라인 기능

  일방향 소통을 줄이고, 상호작용 할 수 있는 방법 (예: 소그룹으로 묶어주기)

  협업 툴 선정 시 진행자가 능숙하게 다룰 수 있는지, 구성원의 디지털 리터러시 능력 고려하기

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온라인 회의 준비 기술: 효과적 회의 만들기

성공하는 온라인 회의 준비 체크포인트

1) 불필요한 회의가 많다면? 회의 개최 이유를 명확히 하자

    왜 모여야 하나? 반드시 모두 모여야 하나? 전체 생산성을 고려할 때 온라인 회의 외 다른 방법은 없나?

2) 회의 구성원이 동일한 목표에 집중하게 하려면? 회의 완료 조건을 설정하자

   회의가 끝날 때 무엇이 완성되어 있어야 성공적이라 할 수 있을까? 어떤 상태가 되어야 회의 종료일까?

   회의 전후에 달라질 점은 무엇일까?

3) 꼭 필요한 인원이 효과적으로 회의하려면? 필수 참석자와 역할을 설정하자

    회의 완료 조건을 위해 꼭 필요한 사람은 누구인가?
    그 사람이 회의 조건 완료에 어떤 영향을 미치나? / 그 사람이 없으면 무엇이 문제가 되나?

    (각 참여자에게 역할을 부여하면 회의가 팀워크가 됨.  진행자 - 공동 운영자 - 서기)

4) 온라인 회의 시작과 끝맺음을 잘하고 싶다면? 오프닝과 클로징을 해보자

     오프닝 - 회의 완료 조건, 필수 안건, 에티켓, 그라운드 룰, 참가자 분위기 고려

     클로징 - 회의 결론, 회의 소감, 회의록(액션플랜 포함)

5) 꼭 필요한 안건을 효과적으로 논의하고 싶다면? 정보공유, 토의, 의사결정 별 안건을 구분하자

    필수적으로 정보 공유할 내용은 무엇인가? (의견이 떠오르지 않으면 구성원에게 물어보자)

    어떤 토의 내용에 집중해야 할까?  

    무엇을 반드시 의사 결정해야 하나?

6) 논점에 맞게 참여하게 하려면? 초점이 명확한 질문을 준비하자

     회의는 참석자의 의견을 잘 듣기 위한 시간. 진행자는 설명이나 지시가 아닌 '질문'을 해야 함

     질문 내용과 순서를 잘 설계해야, 논의가 됨 (논의는 질문에 대한 응답이 쌓여 이뤄짐)

     [초점 질문: 참석자의 의견이 논점에 머물게 돕는 질문]을 해야 한다.

      구체성 - 특정 부분에 집중하는 구체적인 질문 (상황, 목적, 맥락, 예시, 역발상 등)

      연속성 - 단계별로 답을 찾아가는 연속적인 질문

책에서 추천한 방식. 자연스럽게 흐름을 만드는 것

7) 원활하게 참여하도록 촉진하려면? 온라인 참여 기법과 기능을 선택하자

    목적에 맞는, 상황에 맞는 온라인 참여 기능을 설정

저자는 모든 사항을 고려하기 어려우니, 이 중에서도 중요한 걸 추려본다면 < 회의 완료 조건을 적어보고, 그에 따라 필요한 안건만을 추려내고, 논점을 명확하게 하는 초점 질문을 만들겠다>고 한다...

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그래서 어떻게 써먹어 보았나

- 진행자로서의 마음가짐 & 질문의 중요성 인식

 온라인 회의 경험이 잦고, 미팅 툴 사용에 어려움이 없었다 보니 회의 참여나 진행도 가볍게(?) 생각하는 경향이 있었지 싶다. 간혹 진행하면서 어색한 상황이 있긴 했지만 충분히 있을법한 부분이라 여겼다. 안일했다. (-_-) 책을 통해 회의 목적을 되짚어 보았고, 회의 전체 프로세스를 돌아보며 어느 점을 개선할 수 있을지 분석하는 계기가 됐다.

  회의 진행자의 역할의 중요성도 인식하게 됐다. 진행자는 상황을 읽고, 진짜 문제를 해결하고 있는지 점검하고, 산으로 가지 않도록 질문을 생각하느라 바빠야 정상(?)인 것 같다. 진행자 역할을 맡았을 때 머리가 팽팽 돌아가지 않았으면 반성이 필요할지도...  책을 읽은 후 목적과 완료 조건을 고려하면서 회의 진행을 해보니, 이전보다 짧은 시간에 구체적 액션플랜/기한을 잡을 수 있었다. 작은 시도였지만 시간낭비를 하지 않을 수 있었다. 남은 과제는 다른 참여자들의 심리적 편안함(의견)을 어떻게 끌어낼 것인가. 책을 계속 보면서 개선해나가보려 한다. :)