누가 말하고 누가 듣고 있습니까?

고객 맞춤형 제품 만들기

말씀자료는 사용자가 정해져 있는 ‘고객 맞춤형 제품’에 해당합니다. 장관이든 차관이든 혹은 자치단체장이든 말씀자료를 토대로 실제 말씀을 하게 될 ‘그분’에 맞추어 작성되어야 합니다.

말씀자료를 준비하는 실무자의 입장에서 ‘이 정도면 괜찮겠지’라고 생각해도 ‘그분’은 다른 생각을 가질 수 있습니다. 말씀을 통해 강조하고자 하는 부분이 다를 수 있고, 세세한 표현에 관해서도 생각이 다를 수 있습니다. 결국 말씀은 그분의 것이므로 작성자의 개인적 취향을 반영한 ‘작품’이 아닌 수요자의 요구와 취향에 맞춘 ‘제품’이 만들어질 수 있도록 노력해야 합니다.

말씀의 주제와 관련하여 평소 ‘그분’의 생각이나 강조했던 내용, 자주 사용하는 표현이 들어가면 당연히 좋겠지만 실무자 입장에서 그러한 부분까지 일일이 파악하기란 쉬운 일이 아닙니다. 하지만, 적어도 이전에 있었던 유사행사 등 에서 언급했던 내용은 찾아볼 필요가 있습니다. 말씀자료 글을 본격적으로 작성하기 전에 대략적 얼개와 내용을 놓고 말씀을 하게 될 분의 스타일을 잘 알고 있는 상사 등과 상의하는 것도 방법이 될 수 있습니다.

비서실에서 말씀자료 초안을 받아 들고 가장 당황스러웠던 때 중 하나는, 글의 구성이나 내용에 다듬어져야 할 부분이 많음에도 불구하고 많은 분량의 말씀자료를 이미 작성해버린 경우입니다. 이런 때에는 많은 경우 제가 처음부터 글을 다시 작성하게 되는 일이 생기게 됩니다.

목차 수준의 초초안을 갖고 대략적으로 글의 방향을 협의하고 난 후 글을 본격적으로 작성하는 것이 위험부담을 줄이는 길이 될 수 있습니다.

“존경하는 국민 여러분!”

말씀자료 초안을 받아보면 많이들 쓰는 말들 중에 “존경하는 내외 귀빈 여러분”혹은 “존경하는 국민 여러분”이라는 표현이 있습니다. 그 자체로서 문제가 될 표현은 아니지만 너무나 흔하게 사용되어 가벼운 말로 이해될 정도입니다.

부서에서 올라온 대부분의 연설문 초안에는 저 '존경하는'이라는 표현이 들어가 있었습니다. 어김없이 날카로운 파란색 펜 앞에 무릎을 꿇어야만 했습니다. 앞서 말한 것처럼, 너무나 형식적으로 사용되고 있는 말이라 제 고객은 오히려 진정성이 없다고 생각했기 때문입니다. 말씀을 하는 고객의 특성이기도 하지만 큰 고민 없이 사용해 오고 있는 다른 여러 표현들도 고객의 입장에서 적절한지 곰곰이 생각해 볼 필요가 있습니다.

누가 듣고 있습니까?

행사에 어떤 사람들이 청중으로 참석하고 어떠한 형태로 진행되는지를 확인하는 것도 중요합니다. 기관 외부의 고위급 인사까지 참석하는 매우 공식적인 행사인지, 기관 내부 직원들만 참석해서 가벼운 분위기 속에서 진행되는지 등에 관한 것입니다. 행사의 참석자와 분위기에 따라 말씀자료의 톤과 내용도 달라질 수밖에 없습니다.

무게감 있는 외빈 등이 다수 참석하는 행사로 공식성이 큰 경우라면 가벼운 농담 등을 섞어서 말하기 곤란한 분위기일 수 있습니다. 말씀자료의 내용도 그에 맞추어져야 합니다.

반대로 기관 내부의 직원들 또는 일반 시민들이 참석하는 매우 부드러운 분위기의 행사라면 말씀자료도 부드러운 문체와 딱딱하지 않은 내용으로 작성되는 것이 좋습니다.

상황과 분위기에 맞지 않게 너무 무거운 메시지를 던지거나 우리끼리는 다 알고 있는 정책들을 일일이 나열할 필요도 없습니다.

분위기 파악을 잘해야 하는 것은 말씀자료 글쓰기에서도 그대로 적용됩니다.