출장보고서 잘 쓰는 법
회사생활 지침서
[직장생활의 꽃, 출장]
많은 회사들이 다양한 이유로 출장을 다닌다. 거래처 방문을 통해 계약을 성사시킨다던가, 프로젝트 진행을 하면서 마무리 져야 할 일이 있다던가 하는 여러 가지 이유가 있는데, 이때 매우 중요한 것이 회사에 출장 내용에 대해 보고하는 절차다. 출장을 목적으로 작성하는 보고서에는 출장 계획, 출장 중간, 출장 결과 보고서로 나눌 수 있을 것이다. 이 각 보고서의 특징과 작성방법 꿀팁을 다음에서 소개해볼까 한다.
[출장 계획 보고서]
말 그대로 '계획' 보고서이다. 계획 보고서의 가장 핵심은 구체적으로 어떤 업체와 어떤 주제로 이야기를 나누고, 향후 어떤 부분에 효과적인지 명시하는 것이다. 예를 들어, 고객사 중 A라는 업체와 1 Q2021 발주량 관련 협의가 있다고 하자. 올 2021년 1분기 발주량이 전년대비 급격히 감소했다는 정보를 사전에 분석했다면, 이에 대해 발주량 감소 이유가 무엇이며, 향후에는 어떤 발주량이 기대가 되고 현재 발주량 감소를 개선하기 위해 어떤 내용으로 A 업체와 해결책을 협의하고 오겠다는 내용이 반드시 들어가야 한다.
<< 출장 일정 세부계획 >>
6월 7일 월요일
10:00A업체 방문(부산시 00동) 대표 000 / 1 Q2021 발주량 분석 및 발주량 증가를 위한 해결방안 논의
12:00A업체 대표와 점심식사
13:00 이동(부산시 00동 >> 경남 김해 B업체)
14:30B업체 방문(경남 김해 00동) / 샘플 제작 관련 디자인 협의(디자인팀 동행)
16:00 이동(경남 김해 >> 대구)
19:00C업체 대표와 저녁식사(대구)
위 일정을 생각해보자.
위 일정에서 간략히 A업체 방문을 통해 대표와 만나 발주량 관련 분석과 해결방안 논의를 하기로 언급했다. 그런데 나는 간략히 는 적었지만 실제로 보고서에 '어떤 내용'을 가지고 해결방안을 논의할 것인지 언급해주는 것을 매우 추천한다. 결국 보고받는 사람은 물어볼 것이다. 그러나 그 물음 속에는 본인이 하고 싶었던 이야기도 있을 것이다. 그 입맛을 빨리 눈치채고, 언급해주는 사람이 바로 '일 잘하는 사람'.
[출장 중간 보고서]
많은 직장인들이 다양한 이유로 출장을 다닌다. 짧게는 당일로 다녀오는 국내 출장에서부터, 길게는 한 달이 넘도록 해외출장을 다녀오는 경우도 많다. 나는 사회초년생 시절, 해외영업을 하면서 여러 나라에 걸쳐 짧게는 일주일, 길게는 한 달씩 출장을 다녀온 경험이 있다. 그렇다 보니, 출장 중간중간 사무실에 보고하는 출장 중간 보고서를 많이 접해본 경험이 있다.
출장 중간에 작성하는 보고서는 회사마다 양식이 정해져 있을 수도 있지만, 대부분 간략하게 회사 메신저, 이메일이나 카카오톡 같은 메신저로 보고하는 경우가 다반사 일 것이다. 하지만 이 때도 기본적으로 갖춰야 할 양식이 있다.
출장을 다니면서, 사무실에 보고해야 할 출장 내용들에는 크게 '오늘 한 일, 협의 내용, 내일 할 일, 협의 내용'이 들어가면 좋다. 그리고 오늘 한 일에 대해 향후 진행하는데 어려워질 내용들을 언급한다면, 훌륭한 출장 보고서가 될 것이다.
<< 출장 중간 보고서 >>
6월 7일 월요일
09:30A업체 대표와 발주량 관련 미팅
- 1 Q2021 발주량 분석 자료 배포 및 당 사의 분석 내용 설명
- 발주량 급감
> 주 거래처인 A1업체에서 최근 코로나19의 영향으로 영업활동 중단 및 확진자 발생
> 최근 자재조달이 일부 이루어지지 않아, 생산일정에 차질이 생겨 당 사 원자재 재고 다량 보유
> 가격 변동성을 고려하여, 현재 재고 소진에 주력할 것
- 발주량 급감에 대한 해결방안 논의 내용
> 주 거래처 업무복귀 계획 결과 공유(향후 당 사에서 방문 예정)
> 당 사에서 해당 자재조달 가능한지 구매팀에 문의 후 회신 예정(~6월 16일 恨) *자재 Spec 입수 완료
> 재고 소진을 위한 계획 공유 예정(당 사에서 소진할 수 있는 수요처 발굴 예정)
예를 들면, 이렇게 각 항목마다 어떤 내용들을 논의했는지, 또 우리 입장에서 어떤 내용들을 준비할 것인지 적어주면 좋다. 물론 이 내용들은 사전에 사무실에서 협의된 내용들을 가지고 철저하게 준비해서 협의에 임한다. 그렇지 않으면, 한 소리 들을 가능성이 매우 높다.
"출장 가서 뭐하다 온 거야?"
