나 홀로 행사 기획하기 (下)
스타트업 네트워킹 파티를 열다
행사 기획하기 하편은 조금 더 정리된 구성으로 써 보려 한다. 이 글로 처음 접하는 분들을 위해 맥락을 설명해 보겠다. 현재 운영 중인 인스타그램 계정은 스타트업의 투자 소식을 전달하는 정보성 계정이다. 주요 팔로워는 스타트업 현직자, 대표, VC 심사역 분들로 사람을 모아 달라는 요청을 몇 번 받고 나서 네트워킹 행사를 기획하게 되었고, 현재까지 총 2번 진행했다. 글을 저장만 해두고 발행을 하지 않은지 너무 오래돼서, 2번이 아니라 4번이 됐다... :)
1. 기획
인스타그램 스토리를 통해 행사 주제에 대한 수요를 조사한다.
대략적인 경향성을 파악하고, 어떤 그림이 나올지 가늠해 본다.
파티 진행을 위해 시너지가 날 수 있는 협찬/후원사를 탐색한다.
2. 준비
(1) 커뮤니케이션
결정된 협찬사와 필요한 소통 진행 (지원 범위, 참가자 범위, 주제, 진행 방식 등)
케이터링 업체 예약, 장소 사전 답사, 케이터링 상세 내용 조율 (식음료 종류, 배치 구성 등)
(2) 디자인/제작
행사 아이덴티티 전달 및 SNS 인증을 용이하게 하기 위한 포스터, 현수막, 엑스배너
포스터, 현수막, 엑스배너는 마플에서 주문
일반 프린터로 인쇄 가능한 것들 제작 (출석부, 포토카드 홀더에 끼울 작은 홍보 이미지, 명찰)
(3) 방문 구매
다이소에는 다 있오 (케이터링 조리 공간을 가리기 위한 커튼, 테이블 장식을 위한 카드 홀더와 명함꽂이, 장식용 맥주 버킷, 여분 접시와 컵 등)
무거운 건 쿠팡 (이케아 의자, 명찰 목걸이 등)
근처 파티장식 가게에서 주문 및 배달 예약 (포토존 장식을 위한 풍선, 투명 발 등)
(4) 모집
인스타그램에 참여 인원 모집 공지를 올린다.
참여 의사를 밝혀주신 분들께 사전 설문을 받는다.
[설문에 포함하면 좋은 사항들]
명찰에 넣을 인적사항 (회사명, 직책, 성함)
MBTI
(행사 당일 원활한 네트워킹을 위한 요소로 넣어보았다. 진행자가 참여자 특성을 파악해 진행에 반영하는 목적으로는 소규모 행사에 더욱 추천.)
사진·영상 촬영 및 활용 동의 여부
(추후 홍보 자료에 사용하기 위해 사전 활용 동의를 받는다.)
기획이 구체화되지 않은 상황이라면, 본 행사에서 기대하는 사항이 무엇인지 의견을 받아도 좋을 듯!
3. 실행
출석체크 : 참여인원을 파악하기 위해 출입구 근처에 앉아 출석을 체크한다.
(소규모는 눈으로도 인원 확인이 가능하므로 30명 이상 규모의 행사일 경우에만 진행할 것을 추천한다. 참여해 주신 분들께는 감사 인사도 잊지 않기.)
지각/노쇼 인원 파악 : 시작시간 30분 이후에도 오지 않는 인원에게는 별도로 연락해 상황을 파악한다.
자리 섞기 : 자리에 앉아 네트워킹이 주가 되는 시간에는 20-30분에 1번씩 자리를 섞어주는 것이 좋다.
(실제 만족도 조사에서도 이 부분에 대한 좋은 피드백이 가장 많았다. 아무래도 스스로 자리를 박차고 다른 곳으로 가는 것이 어렵기 때문인 듯)
배웅 인사 : 행사 종료 후 혹은 중간에 떠나시는 분들께 다시 한번 와주셔서 감사하다는 말씀을 전한 뒤 보내드린다.
4. 회고
참가인원에게 인사와 함께 만족도 조사 설문을 발송한다.
설문 결과는 추후 행사 기획 및 진행에 반영한다.
[설문에 포함하면 좋은 사항들]
사전에 제공한 정보가 충분했는지
식음료 만족도
공간 만족도 (접근성, 교통 등)
진행 방식 만족도
진행 일시 만족도
참여자 분들에 대한 만족도
주변에 추천하는지
가장 좋았던 점 / 아닌 점
기타 의견
이상으로 행사를 기획하고 실행하는 방법에 대해 조금 더 상세하게 알아보았다. 아래에 명찰, 케이터링 등 실제 진행한 행사 사진을 첨부하였으니 궁금하다면 자세히 확인해 보시길 바란다. 독자 분들도 언젠가 열릴 또 다른 행사에서 만나뵐 수 있기를..!
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테이블 장식 활용 사례 2 : 브런치 모임이 모든 행사의 근원이 궁금하다면? ▶ 세상의 모든 스타트업(@every_startup)
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