AI 프로젝트 착수 보고 준비하기
중간중간 꿀-Tip이 담긴 고객사가 만족하는 킥오프
이전 글에서는 프로젝트의 제일 앞부분인 기획, 제안, 수주까지의 과정을 1인칭 시점으로 담았습니다. 앞으로 6개월 동안 프로젝트를 관리하고 리딩을 해야 하는 입장인데, 처음부터 끝까지 이 과정을 담아서 연말에 브런치 북으로 내놓으면 좋겠다는 생각을 했습니다.
이번 글은 수주하고 나서 프로젝트 바로 개발을 시작하는 것이 아닌, 그 직전 단계인 착수보고를 하는 단계에 대해서 제 경험을 기반으로 이야기를 하려고 합니다. 그럼 시작하겠습니다.
보고의 종류로는 착수보고, 중간보고, 결과(완료) 보고가 존재하며 매주 보고하는 주간보고가 있으며 보수적이고 많은 양의 산출물을 요구하는 고객사에서는 월간보고까지 있습니다. (참 보고의 종류도 많습니다...) 참고로 착수보고와 착수보고 시 발표는 이전 글에서 했던 제안서 작성과 제안 발표와 비교해서는 상당히 쉬운 편에 속합니다.
착수보고는 프로젝트 시작할 때, 주요 관계자들을 모아서 주요 사항과 시작을 알리는 의미를 가집니다. 각 부분별로 참여하는 현업분들 또는 관계자나 의사결정권자들에게 "우리 이렇게 시작하겠습니다. 앞으로 이렇게 도와주시면 감사하겠습니다."와 같은 느낌이라고 생각하면 좋을 것 같습니다.
착수보고 발표자료에 들어갈 내용들은 제 경험 기반으로 4가지 정리하면 다음과 같습니다.
1. 참여자들이 이해할 수 있는 금번 프로젝트 목적과 개요
제안서에 이미 배경과 목적, 개요를 이미 작성을 했기 때문에 참여자들에게 인지시킬 수 있는 정도 수준으로 간단하게 요약합니다.
2. AI 시스템을 구축하는 데 있어, 사전 설명과 구축 전략
제안 발표했을 때 프로젝트에 적용하고자 하는 AI 기술 또는 전략들을 이미 이야기를 했을 것입니다. 그 전략들에 대해 간단히 설명하고 어떤 것들이 준비되는지 간단하게 언급하는 것이 좋습니다. 이렇게 이야기함으로써 PM으로써 얻는 효과로는 "이거 좋아 보이는데, 왜 이거 안 해요?", "이거 도입하면 더 좋아지지 않을까요?" 등과 같은 다른 소리가 참여하는 관계자들 입에서 나오지 않습니다.
그리고 고객사들이 좋아하는 포인트들을 생각해 보면, '우리 이렇게 할 거예요!!' 보다 '이걸 하면 고객 여러분들이 어떻게 좋아져요!' 또는 '이걸 적용하면 업무에 어떤 좋은 효과가 예상이 됩니다' 라는 내용이 있으면 더 좋아합니다. 예상 기대효과들을 언급하면 추후 프로젝트가 성공적으로 마무리했을 때 고객사 입장에서는 홍보 또는 내세울 요소들이 생기기 때문입니다.
착수보고는 고객사에서 높은 분들이 참여할 확률이 높기 때문에, 위와 같은 예상 기대효과를 실제로 고객에게 안겨준다면, 예산이 되는 한 다음 프로젝트도 같이하고 싶어 할 수 있습니다.
AI project, strategy, preliminary description, cartoon3. 전체 대략적인 일정과 수행 조직
세부적인 WBS(Work Breakdown Structure) 수준까지 다루는 것이 아닌, 대략적인 형태 수준으로 일정을 보여줍니다. 프로젝트마다 다르지만 경험상 AI 프로젝트에서 반드시 거쳐가는 영역으로는 다음과 같이 정리해 볼 수 있겠습니다.
사업관리영역
개발 및 운영 환경구성
구축하고자 하는 AI 모델 개발 및 평가 영역
MLOps 등 운영, 테스트
(필요시) 서비스하고자 하는 화면 UI, 디자인 등
수행 조직은 제안서에서 보통 작성하기 때문에 이를 그대로 활용합니다. 여기서 조금 욕심을 더 내면, 참여 인력들이 사업에 참여하는 프로젝트와 연관된 역량들을 반영하여 작성해 볼 수 있습니다.
Schedule, Work Breakdown Structure, Project4. 관계자들에게 업무 협조 요청
착수 보고 할 때 중요한 요소는 '협조 요청' 입니다. 프로젝트 착수를 하면서 영역별로 멤버들이 구성이 되면서, R&R에 대해 어느 정도 윤곽이 나오게 됩니다. 여기서 참여하는 관련 현업들에게 '우리 이런저런 이유 때문에 이 부분이 정말로 협조가 되어야합니다!' 를 알려주셔야 합니다.
근데 또 다짜고짜 협조를 해달라고 하면 난해한 스탠스를 취할 수 있습니다. 그 이유는 프로젝트에 참여하는 현업도 마찬가지로 상당히 바쁜 사람입니다. Project Manager는 내부 인원뿐만 아니라 고객에게도 "why?"를 부여하는 것이 상당히 중요하기 때문에, 협조를 해줘야 하는 이유에 대해 명확히 설명해주어야 합니다.
여기까지 이 글을 보면 그냥 일반 IT 프로젝트랑 다를 게 없는 것 같은데?라고 생각할 수 있습니다. 하지만 일반적인 IT 프로젝트는 솔루션을 제공하거나 시스템을 구현하는데 집중하지만, AI 프로젝트는 모델 학습과 적용하고 그 결과에 따라 의사결정하는 실험적인 요소들이 필수적으로 존재하기 때문에 프로젝트 리스크와 일정을 핸들링하는 것이 쉽지 않습니다.
데이터와 모델 결과에 따라 예상치 못한 변수가 자주 터지기 때문에, 이 부분을 감안하여 바탕으로 업무 협조 요청을 구하는 형태로 이야길 하는 것이 좋습니다. (변수 터지는 포인트에 대해 최대한 돌려 말해서 매를 맞을 타이밍 먼저 알려주는 효과라고 할 수 있습니다.)
Admin, work together, Project, cartoon착수보고 발표에 들어가는 내용들은 위와 같이 정리해 볼 수 있습니다. 4가지 영역에 대해서 목차 구성하고 제안서에 발표했던 내용과 결합하면 금방 작성할 수 있습니다.
발표까지 수행하면 위 내용에 대한 궁금한 점들을 짚어나가고, 간혹 고객사의 높은 의사결정권자의 관심사, Pain-point들 위주로 질의응답 시간을 갖습니다. 발표가 끝나면 종종 회식하는 경우도 존재하는데 이 부분은 산업군, 프로젝트 규모, 분위기에 따라서 상이합니다.
착수보고가 끝나면 고객들은 수행하는 인원들에 대해 기대감이 상당합니다. 고객 입장에서 생각해보면, 프로젝트를 성공적으로 마무리된다면 내적으로는 AI 도입으로 인해 업무 효율화나 비용절감으로 이어질 수 있고 외적으로는 임원분들은 어깨를 피고 다닐 수 있고, 발주 담당자나 현업들은 승진과 성과급으로 이어질 수 있기 때문입니다.
이제 이 부담감을 안고 이제 개발을 시작하면 됩니다. 개발 이후의 이야기는 다음 글에 진행하겠습니다. 긴 글 읽어주셔서 감사합니다:)
