공기업 자기소개서 유형(1):문제해결능력
문제해결 프로세스를 차근차근 밟아보자
공기업 서류전형에서 중요한 것은 뭘까? 물론 자격증이나 경험사항 같이 사전의 준비도 필요하겠지만 '효율'이 가장 중요하다. 공고가 뜨기 전이나 공고가 떠서 지원할 때나 효율이 뒷받침되어야 짧은 시간에도 많은 회사에 지원할 수 있기 때문이다. (유튜브 채널 <인싸담당자>에서 말한 것처럼 서류 빨리 지원하고 남는 시간에 필기 준비하자!)
그래서 공기업 자기소개서 출제 유형을 이해하고, 해당 유형들을 1000자, 750자, 500자 버전을 각각 만들어 두는 것이 필요하다.(1000자를 먼저 만들고 750자, 500자로 요약하면 된다) 이렇게 하면 평일에 최소한 하나의 기업은 지원하고, 몰리는 날에는 3개까지 낼 수 있어야 한다. 오늘부터는 이 작업의 거름으로 자기소개서 유형 이해하기를 다뤄보려고 한다.
지난 포스팅에서 설명한 것처럼 공기업 자기소개서는 행동을 중심으로 서술해야 한다. 그래서 각 문항에서 요구하는 행동 표준을 이해해야 한다. 그러고 나면 공기업 자기소개서들이 특별한 경우를 제외하고는 크게 유형에서 벗어나지 않음을 느끼게 될 것이다.
공기업 문제해결 능력 자기소개서 예시
공동의 목표를 달성하는 과정에서 문제가 발생하였을 때 본인의 아이디어를 통해 해결하였던 경험을 이야기해 주십시오. 당시 상황을 간략하게 기술하고 문제가 발생한 원인과 제시한 해결방법에 대해 구체적으로 서술하여 주시기 바랍니다. (국민건강보험공단)
학교나 직장 등 소속된 조직에서 어려운 문제를 성공적으로 해결한 경험에 대해 기술하십시오. (한국고용정보원)
정확한 분석을 통해 복잡하게 얽힌 과제나 문제를 해결했던 경험에 대해 아래 항목에 따라 기술해 주시기 바랍니다. 2-1. 주어진 과제나 문제의 원인, 본질을 분석했던 내용에 대한 기술 2-2. 분석한 결과를 과제 및 문제 해결에 적용했던 내용에 대한 기술(한국도로공사)
집단(학교, 회사, 동아리, 동호회 등)에서 기존보다 더 나은 성과를 창출하기 위해 적극적으로 새로운 방법을 시도하고 성과를 낸 경험에 대해 작성해 주십시오. (한국공항공사)
[사회적 가치] 사회문제 해결 또는 공동의 목표 달성을 위해 새로운 시각에서 기존에 사용되던 방법을 개선하거나 아이디어를 제시한 경험에 대해 구체적으로 작성하여 주십시오.(한국사회적기업진흥원)
공기업에서 가장 빈출 되는 자기소개서 유형 중 하나는 문제해결능력이다. 문제해결능력은 우리가 회사에 실질적으로 기여할 수 있는 부분이기 때문에 취준생에게 가장 요구되는 능력이기도 하다. 문제해결능력 자소서 역시 NCS 내용을 이해하고 논리적인 문제해결 과정을 글에 담아야 한다.
- 문제 인식&도출
- 원인 분석 ☆
- 해결안 개발 ☆
- 실행 및 통제
(자기소개서에서는 ☆를 특히 강조하면 됨)
우리가 보통 논리적으로 문제를 해결했다고 할 때, 위와 같은 프로세스를 따른다. 이외에도 문제가 해결될 때도 있지만 그럴 때 상대(=채점관)는 진정한 해결에 의심을 품는다. 근본적으로 문제가 해결됐다는 인상을 주지 않기 때문이다.
문제 재발을 막으려면 원인을 논리적으로 분석한 다음, 그에 맞는 대책을 실행해야 한다. 문제해결 자기소개서는 이 과정을 담으면 된다. 문제해결 자기소개서에서 중점적으로 강조할 부분은 원인, 해결책 부분이다. 어차피 면접관들이나 채점관들은 우리가 드라마틱한 성과나 해결을 이룰 수 있을 거라고 생각하지 않는다. 이제 예시를 보면서 함께 문제해결형 자기소개서를 음미해보자.
자기소개서 실습해보기
(본문 중간중간 인용하는 자기소개서도 아래 원문에서 인용한 것이다)
[프로세스 분석으로 달성한 출장비 미지급자 0명]
업무시간 분석으로 절차를 개선해 업무 적체를 해결한 경험이 있습니다. 공군 행정계에서 복무할 때, 부서는 연말에 출장비 처리 업무가 밀려 온종일 다른 업무를 보지 못했습니다. 저는 이를 해결하기 위해 프로세스를 분석하고 소요시간을 계산했습니다. 이로써 내부적으로 출장 상황이 잘 반영되지 않았다는 점, 외부적으로 재무부 승인이 오래 걸렸다는 점을 발견했습니다. 이를 해결하기 위해 출장비 처리 프로세스를 단계별로 점검하는 문서 대장을 만들었습니다. 주기적으로 부서원 출장을 반영하고 재무부 승인이 필요할 때는 다른 업무에 집중하도록 만들었으며, 이를 매뉴얼화해 절차로 정착시켰습니다. 위와 같은 노력으로 제가 배치받은 해에 20명을 기록했던 미지급자가 다음 해에 0명을 기록하고 다른 업무도 균형있게 관리해 연말 업무처리 속도를 높였습니다. 입사 후 과업의 문제점이 발생하면 자료를 정확하게 분석해 이를 해결할 프로세스를 설정하겠습니다.
1) 문제원인 분석
문제해결능력에서 가장 중요한 부분이다. 무엇이든 그 원인을 정확하게 파악해야 문제를 근본적으로 해결할 수 있기 때문이다. 가끔씩 자기소개서가 익숙하지 않은 사람들은 해결책에서 깊은 인상을 남기기 위해 원인 파악 과정을 전부 생략해버리기도 하는데 절대 그래서는 안 된다. 박수무당처럼 감으로 대책을 내놓고 문제를 해결했다는 인상을 남길뿐 앞으로 내가 회사에서 문제의 근본적인 해결책을 제시할 것이라는 느낌은 줄 수 없기 때문이다. 해결책이 임팩트가 부족한 것 같아도 문제인식, 원인분석 그리고 해결책 제시 과정을 착실하게 밟는다면 충분히 문제해결형 인재라는 인상을 줄 수 있다.
<원인분석 강조점>
- 가설 설정
- 데이터 수집
문제의 원인을 논리적으로 분석했다는 인상을 주려면 2개를 강조하면 좋다. 바로 가설 설정과 데이터 수집이다.
먼저 가설 설정이다. 취준생 입장에서 가설을 설정할 정도로 중대한 문제를 맞아본 경험은 많지 않을 것이다. 하지만 너무 걱정할 필요는 없다. 문제해결 자기소개서에 쓸 정도라면 "이 문제의 원인은 00에서 찾을 수 있지 않을까?" 정도로만 가설을 설정해도 괜찮다. 이 정도면 문제해결을 위한 통찰을 지녔음을 간접적으로 보여줄 수 있다.
가설 설정을 담는 게 자기소개서 쓰기에 유리한 또 하나의 이유는 작성 과정을 간단하게 만들어주기 때문이다. 가설을 설정하고 그 가설 검증에 필요한 데이터만 검증하면 되기 때문에 원인 탐색 과정을 효율적으로 줄여준다. 내가 왜 굳이 그 가설을 세웠는지 굳이 적어주지 않아도 괜찮다.(물론 글자 여유가 돼 넣어준다면 더 논리적으로 보일 것이다)
둘째는 데이터 수집이다. 앞서 설명한 것처럼 우리는 문제를 박수무당처럼 감으로 때려 맞힌다는 인상을 주면 안 된다. 원인은 항상 데이터를 근거로 해야 논리적으로 귀결됐다는 인상을 줄 수 있다.
A) 매출 부진의 원인은 아마 지금이 여름이고 MZ세대 감성이랑도 안 맞아서 그런 걸 거야.
B) 매출 부진은 강북구 00 지점의 영업손실에 의해 나타난 게 크다는 점에서 원인은 강북구 지점의 경영실태나 시장 상황과 연관이 있을 거야.
여러분이 보기에도 A보다 B가 더 논리적으로 원인을 분석했고, 정확한 해결책도 내놓을 것이라고 느낄 것이다. 이처럼 자기소개서에서 데이터 분석은 논리적이게 문제를 분석한다는 인상을 줄 수 있기 때문에 문제해결능력 자기소개서에 들어가면 강력한 무기가 된다.
다음 자기소개서 예시를 보면서 여러분의 자기소개서에서는 어떻게 원인분석에 데이터를 활용할지 고민해보자. A)가 데이터 분석이 없는 문제해결이고, B)가 데이터 분석을 활용한 문제해결이다.
[인용: 원인 분석]
A) 데이터 분석 X
간부들이 출장을 가면 출장비를 출장 간 순서에 맞게 지급받을 수 있도록 출장 일지를 만들었습니다. 이후로 지나치게 출장비 지급을 오래 기다리는 간부도 사라졌고 저 역시 스스로 대대 발전에 기여했다는 점에 뿌듯했습니다.
B) 데이터를 분석 O
부서는 연말에 출장비 처리 업무가 밀려 온종일 다른 업무를 보지 못했습니다. 저는 이를 해결하기 위해 프로세스를 분석하고 소요시간을 계산했습니다. 이로써 내부적으로 출장 상황이 잘 반영되지 않았다는 점, 외부적으로 재무부 승인이 오래 걸렸다는 점을 발견했습니다.
물론 취준생 입장에서 마땅히 데이터를 분석했다는 경험을 내놓기 어려울 수 있다. 그렇지만 데이터 분석 역시 그렇게 거창할 필요가 없다. 내가 방대한 데이터를 수집했다는 것까지 나아갈 필요 없이 일상에서 나타나는 수치에 관심을 갖고 유심히 관찰했다는 것 정도로 기술해도 충분하다.
분명히 내가 수치를 다룬 기억은 없더라도 어떤 문제를 해결하는 데 있어서 그런 수치를 활용하는 경험은 적게나마 생긴다. 특히 일상에서 마주치기 쉬우면서 문제해결에 강력한 열쇠가 되는 수치가 바로 2개, 시간과 횟수다. 시간은 효율성에 연결되고 횟수는 효과성에 연결될 수 있으니 보기 좋게 내 경험에 버무려보자.
- 시간: 과업 처리 시간, 고객 대기 시간 등
- 횟수: A 상품 이용 횟수, 우리 가게 방문 횟수, 문의 횟수, 성공/실패 횟수 등
(횟수를 조금 더 응용하면 확률로도 이용할 수 있다)
내가 위 예시처럼 매장 알바를 했거나 민원 처리 경험이 없더라도 내가 쓰려는 상황에서 있었을 법한 시간이나 횟수를 생각해보자. 그렇다면 그 수치를 효과적으로 개선했음을 개연성 있게 제시하기만 해도 문제해결형 자기소개서를 쓰는 데 큰 문제는 없다.
2) 문제 해결책 도출
사실 문제원인 분석을 논리적으로 작성했다면 꽤 많이 왔다. 그다음 문제 해결책 도출 및 실행과 통제 부분은 앞의 내용과 개연성 있게 작성해주기만 하면 된다.
우선 해결책은 간단하다. 문제 원인을 없애면 된다.(그래서 정확한 원인 발견이 중요하다) 해결책은 거창한 게 아니더라도 문제 원인에 도움이 될 것이라는 인상을 줄 수 있으면 충분하다.
[인용: 해결책 제시]
이를 해결하기 위해 출장비 처리 프로세스를 단계별로 점검하는 문서 대장을 만들었습니다. 주기적으로 부서원 출장을 반영하고 재무부 승인이 필요할 때는 다른 업무에 집중하도록 만들었으며, 이를 매뉴얼화해 절차로 정착시켰습니다.
예를 들어 대기시간이 길어진 원인이 정보 반영이 느려서였다면 정보 반영을 성실하게 할 절차를 넣거나 바로 반영할 방법을 만드는 식으로 말이다. 여기서 시스템을 개선하는 것 역시 단어가 거창해서 그렇지, 절차 상의 행동 하나만 지속적으로 바꿀 수 있다면 상관없으니 걱정하지 않아도 된다.
다만, 문제 해결책에서 주의할 점 하나는 그것이 단발적이어서는 안 된다는 것이다. (이 부분이 마지막 실행 및 통제에 속한다) 적극적인 문제해결 의지를 강조하려면 해당 문제를 근본적으로 해결할 프로세스를 정착시켜야 한다. 그래서 내가 절차를 정립시키거나 매뉴얼을 만들어 인수인계했다는 식의 내용을 추가해주는 게 좋다.
[인용: 성과 개선]
위와 같은 노력으로 제가 배치받은 해에 20명을 기록했던 미지급자가 다음 해에 0명을 기록하고 다른 업무도 균형있게 관리해 연말 업무처리 속도를 높였습니다.
마지막으로 문제를 해결했음을 강조하기 위해 성과를 이전과 비교해 강조해준다면 더욱 임팩트를 남길 수 있다. 이 성과 역시 대단할 필요가 없으며 어느 정도 문제를 해결했음을 보여줄 수만 있다면 충분하다.
전체 개선 성과 = 해결책 1회당 개선 성과 * 전체 근로시간
다만, 성과 부분에서도 수치가 잘 기억나지 않는다면 굳이 욕심내서 부풀리지 말자. 그 상황에서 있었을 법한 수치를 계산해서 넣어도 괜찮다. 필자 역시 정확하게 수치가 기억나지는 않았지만 오히려 내가 해결책으로 제시한 행동의 평균 시간을 계산하고 그를 전체 근로 시간에 곱해 수치를 계산한 적도 있다.
여러분도 괜찮은 자소서, 쓸 수 있습니다!
문제해결 능력 자기소개서 역시 지원자에게 드라마틱한 능력이나 상황을 요구하지 않는다. 반복해서 말하지만 NCS 문제해결 능력 프로세스(문제 인식-원인 분석-해결책 도출-실행 및 통제)를 착실히 밟으면서 내가 논리적인 인재임을 강조하는 것이 중요하다.
그러니 스스로 살아온 시간이 남들보다 보잘것없다고 자책하지 않았으면 좋겠다. 누구라도 자랑스럽게 내세울 수 있는 성과나 장점을 갖고 있다. 단지 당신이 그걸 자랑스럽게 생각하지 않을 뿐이다. 겉보기에 미약해 보여도 NCS 문제해결 능력 내용과 비교해보며 차근차근 부족한 부분의 개연성을 채우다 보면 괜찮은 자기소개서가 나올 것이다.
