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계정을 잊어버리셨나요?

by 안쵸비 Jun 14. 2020

#09. 보고 잘하는 노하우_01

소제목: 보고는 커뮤니케이션 능력 중 가장 중요한 요소이다.

｜엘리베이터 보고｜

고층 아파트에 살아본 적이 있습니다. 매일 매일 엘리베이터를 타야합니다. 엘리베이터를 타면 대부분의 사람들은 휴대폰을 꺼내서 봅니다. 함께 탄 사람들을 잘 모르거나 알지만 인사하기는 서먹서먹하기 때문입니다. 어색한 분위기를 해소하기 위해 휴대폰을 꺼내 시간을 보내는 겁니다.

회사에서 엘리베이터를 탈 때도 마찬가지입니다. 좁은 공간에서 모르는 사람끼리 함께 있는 시간을 견디기가 쉽지는 않습니다. 그런데 이 좁은 공간에서, 그 짧은 시간에 보고를 한답니다. 일명 ‘엘리베이터 보고’ 입니다. 실리콘 밸리에서는 이 엘리베이터 보고를 못하면 사업을 할 수 없다고 합니다.

투자자에게 30초 내에 사업 내용을 설명할 수 있어야 합니다. 투자자가 ‘자세한 내용을 듣고 싶으니 연락을 달라‘ 고 명함을 건네면 그 엘리베이터 보고는 비로소 성공한 것입니다. 핵심부터 말하는 보고를 꾸준히 연습하고 실천하고 있기 때문에 가능한 것입니다.

엘리베이터 보고는 대게 30초 안에 끝내야 합니다. 그러다보니 대부분의 사람들이 말을 빨리하는 것으로 오해를 합니다. 30초 내에 할 말을 다 하라는 주문은 결코 말을 빨리 하라는 요구가 아닙니다. 핵심을 뽑는 것이 중요합니다. 30초 내에 말할 수 있을 정도로 짧은 핵심을 말합니다.

원칙을 이해하는 것만으로는 부족합니다. 그래서 많은 훈련이 필요한 것입니다. 예를 들어, 자신이 하고 있는 업무를 짧은 문장 열 개 이내로 핵심을 추려 요약해봅시다. 길게 이야기하기가 오히려 쉽습니다. 짧게 이야기 하는 것이 더 어렵습니다. 어려운 만큼 평소 꾸준한 훈련이 필요합니다.

왜냐하면, 엘리베이터 보고라고 해서 정말 엘리베이터 안에서만 일어나는 보고는 아니기 때문입니다. 회의실에서도 보고에 대해 답답함을 느끼면 상사는 부하에게 “엘리베이터 보고해봐!” 라고 요구 할 수도 있다는 것입니다. 즉, 답답하고 지루하니 핵심부터 말하고 짧게 보고하라는 주문인 것입니다.

｜일을 잘하는 사람은 보고를 잘하는 사람?｜

보고를 함으로써 얻을 수 있는 것은 상사의 신뢰와 적절한 조언과 충고를 받을 수 있다는 것입니다. 이러한 관계를 통해 문제에 대한 해결책을 얻을 수 있으며 지금까지 알지 못했던 사실들을 깨닫게 될 수도 있습니다. 결국 일을 잘하는 사람은 보고를 잘하는 사람입니다.

그러나 보고하지 않고 혼자서 일을 처리한다면 자신만의 경험에 의존해서 혼자서 판단해야 하기 때문에 실수를 범할 확률이 매우 높습니다. 만약 실수를 한 다음에 상사에게 보고를 한다면 때는 이미 늦게 됩니다. 그때는 문제가 너무 확대되어 대처할 방법이 없기 때문입니다.

반면에 상사에게 미리 보고를 했더라면 결과적으로 실수를 하더라도 혼자만의 책임에서 벗어날 수 있습니다. 상사와 문제를 공유한다는 것은 상사와 부하직원이 일체화 된다는 것을 의미합니다. 결국 일을 잘하느냐 못하느냐는 보고를 잘하느냐 그렇지 않느냐의 차이라고 할 수 있습니다.

｜중간보고는 업무의 품질을 높이는 일｜

보고 매너에서 가장 중요한 것은 업무 도중에도 중간중간 보고하는 센스입니다. 상사는 지시한 업무의 진행 상황이 궁금합니다. 자주 와서 보고하기를 기대합니다. 반면에 부하는 상사에게 자주 가는 것을 어렵게 생각합니다. 그래서 한꺼번에 모아서 보고하려는 경향이 있습니다.

일일이 보고하는 것이 자존심 상하는 일이라고 생각할 수도 있습니다. 그러나 보고는 자존심과 상관없는 회사의 일일 뿐입니다. 그런 의미에서 필자와 함께 일했던 윤과장은 센스 있는 부하 직원이었습니다. 업무 중간중간에 자주 보고를 합니다. 어떤 문제가 일어나면 그 즉시 보고를 하는 편입니다.

업무뿐만 아니라 좋은 정보가 있을 때도 살짝 와서 귀뜸을 해줍니다. 제삼자가 언뜻 보기에 주체적으로 일을 하지 않는 다는 느낌을 받을 수도 있지만 그렇지 않습니다. 윤과장은 상사의 입장을 충분히 이해하고 있는 것입니다. 상사는 이런 직원을 신뢰하고 좋은 평가를 주고 싶은 것입니다. 중간중간에 자주 보고를 함으로써 얻는 좋은 점은 결국 업무의 품질을 높이는 일입니다.

<* 7가지 보고의 원칙/남충희, 도서에서 일부 내용 참조하였음>