#09. 보고 잘하는 노하우_02
*소제목: 보고는 커뮤니케이션 능력 중 가장 중요한 요소이다.
｜보고는 커뮤니케이션 능력 중 가장 중요한 요소｜
성공하는 직장인들의 공통점은 무엇일까요? 당연히 높은 성과를 올리는 사람들입니다. 그런데 성공하는 사람들 대부분이 커뮤니케이션 능력이 뛰어나다는 것입니다. <포춘>500대 기업의 고위 임원 중에서 97.7%가 자신의 성공에 결정적 계기로 작용한 것이 커뮤니케이션 능력이라고 생각한다는 것이었습니다.
도서 ‘인재전쟁’의 저자 송홍챠오는 세계 500대 기업이 직원에게 요구하는 7가지 가장 기본적인 역량을 도출해 냈는데 커뮤니케이션 능력을 2위에 올려놓았습니다. 하지만 우리는 아쉽게도 이 커뮤니케이션 능력 중 가장 중요한 보고에 대해 체계적으로 배운 적이 없습니다.
그나마 다행인 것은 기업들이 보고요령 및 커뮤니케이션 스킬 향상이라는 교육과정을 다루고는 있다는 것입니다. 하지만 깊이가 얕고 체계적이지 못한 아쉬움이 있습니다. 보고는 직장생활뿐만 아니라 평소 삶의 질을 결정지을 수도 있습니다. 직장이 천당인가, 아니면 지옥인가는, 보고라는 커뮤니케이션 능력에서 결정된다는 말이 있을 정도입니다.
｜T.O.P 보고습관｜
보고는 전달받은 명령이나 지시에 관한 진척 상황과 결과에 대해 상사에게 피드백 하는 일입니다. 동시에 일을 통해 자신이 얻은 정보나 생각해 낸 아이디어 또는 전달해야 하는 내용을 상사에게 알리는 것이기도 합니다. 현장에서 일어난 일이나 업무를 진행하면서 모두 빠짐없이 보고하는 일이 중요합니다.
이때 보고의 내용만 중요한 것이 아닙니다. 보고는 T.O.P가 중요합니다. T.O.P 즉, Time(시간), Occasion(상황), Place(장소)에 맞는 적절한 보고를 해야 합니다.
Time(시간)은 보고하는 시기입니다. 가장 중요한 것은 끝났을 때의 결과보고이고 그다음으로 중요한 것은 장기간 진행하는 업무에 대해 중간에 보고하는 중간보고입니다. 적절한 시기를 놓치지 말고 보고해야 합니다.
Occasion(상황) 이라는 것은 구체적으로 일을 진행하는 도중에 어떤 변화가 발생했을 때, 그 변화에 대응하여 보고의 형태를 바꾸는 것입니다. 예를 들면, 변경 사항 보고, 문제 발생 보고, 새로운 정보에 대한 보고 등이 해당됩니다.
Place(장소)는 회사 외부에서 보고하는 사외보고와 회사 내부에서 보고하는 사내보고로 나눌 수 있습니다. 사외보고는 주로 메일이나 유선으로 보고하게 됩니다. 되도록이면 간단명료하게 보고하고 사내에서 대면보고를 통해 구체적인 내용을 보고하는 형식이 좋습니다.
또한 보고하는 장소는 상사 한 명에게만 보고하는 개별적인 장소와 회의석상에서 다수에게 보고하는 장소로 나눌 수 있습니다. 개별적으로 상사에게만 보고를 한다면 편안하게 보고를 해도 괜찮을지 모르지만, 다수에게 보고하는 경우에는 사전에 준비를 철저히 한 후 보고해야 합니다.
｜보고서는 자신의 얼굴｜
보고서를 쓰는 일도 아주 중요합니다. 어떻게 하면 상사가 보고서에 흥미를 갖고 마지막까지 읽어 내려갈 수 있을지 생각하며 써야합니다. 이해하기 쉽고 무언가 흥미를 끌 수 있는 요소를 넣어야 합니다. 잘 쓴 보고서는 보고서를 보는 순간 ‘이것은 누가 쓴 보고서’ 일거라며 바로 알아봅니다.
잘 쓴 보고서는 간결합니다. 누구나 알고 있는 일반적 사실은 생략한 채 문제의 핵심만 확실히 각인 시킵니다. 뿐만 아니라 예상되는 문제를 도출해 그에 대한 해결방안까지 제시합니다. 결론이 구체적이기 때문에 의문점이 남지 않습니다. 보고서에 불분명한 언급은 절대 안 됩니다.
불분명함을 해결하기 위해 보고서를 작성하는 것임을 알아야 합니다. 보고서를 보는 사람이 그것을 눈치 채지 못할 것이라고 생각하는 것은 착각이고 알맹이보다 포장만 그럴싸한 보고서는 노력과 정성이 부족하다는 것을 드러내는 것입니다.
핵심이 없는 보고서는 비효율적이고 결론이 없는 보고서는 무의미합니다, 효과가 없는 보고서는 무책임하다고 볼 수도 있습니다. 보고서는 실력과 능력에 관한 자신의 얼굴이란 생각을 갖고 작성해야 합니다.
｜핵심부터 말하고 필요하면 부연설명 하라｜
직장에서 상사는 부하직원보다 더 빠른 속도로 일을 처리합니다. 회의나 타부서와 업무 협의에 할애하는 시간이 많아 매우 빡빡한 일정을 소화하기 때문입니다. 또한 부하직원이 한 사람만 있는 것이 아니기 때문에 수시로 보고를 들어야 합니다.
그러므로 보고하는 사람은 ‘핵심부터 말하고 필요하면 부연 설명하는 방식’으로 일해야 합니다. 상황을 장황하게 설명하는 것은 상사를 힘들게 할 뿐입니다. 이때 중요한 것은 상사의 지시대로 되어 가는지, 결론을 먼저 언급하는 것입니다.
“아직 덜 됐습니다” 라는 결론을 언급한 후에 상사가 “그 이유가 무엇인가?” 라고 물어보면 상황을 설명하면 됩니다. 즉, 경위나 상황 설명은 상사가 질문할 때 하면 된다는 것입니다. 만약 설명이 복잡하여 시간이 걸릴 것 같다면 문서화하여 제출하는 것도 하나의 방법입니다.
초등학교에서 아이들을 가르치고 있는 친구가 있습니다. 가끔 동창 모임에 나오면 학생들 이야기를 많이 들려줍니다. 언젠가는 한 학생이 찾아와서,
“선생님~제가요~, 어제 비가 많이 내리는데 부모님 일을 도와드리다가 비를 흠뻑 맞았어요. 밤이 되니까 몸이 으슬으슬했는데, 숙제하느라 잠을 늦게 잤어요! 선생님 숙제는 꼭 하고 싶었거든요. 우리 학교에서 선생님이 최고예요. 정말 이예요. 그런데요, 조금 무리를 했는지 아침에 일어나보니 몸이 많이 아파요. 선생님~어떻게 안 될까요? 저 조퇴 좀 시켜주세요.”
위 학생은 핵심을 끝에 놓았습니다. 결론은 조퇴를 시켜달라는 의미입니다. 이 한 문장을 말하기 위한 서두가 너무 길었습니다. 이런 형식을 미괄식이라고 합니다. 그런데 직장에서는 이렇게 보고 했다가는 십중팔구 상사에게 깨집니다.
물론 논리를 차근차근 전개해서 결론을 맺는 미괄식 보고가 효과적일 때도 있습니다. 그러나 직장은 누구나다 바쁩니다. 가능하면 핵심과 결론을 먼저 말하는 두괄식 보고를 권유합니다. 왜 핵심부터 말하고 필요하면 부연 설명을 하라고 하는 것일까요?
사장실에 보고하러 들어갔는데 만약 사장이 위 초등학교 선생님처럼 만면에 미소를 띠면서 맞이 해주고 시간이 충분한 듯 느긋한 자세를 보인다면 보고를 꼭 그렇게 하지 않아도 됩니다. 즉 굳이 결론부터 말하지 않아도 된다는 의미입니다. 궁금증을 잔뜩 끌어내면서 미괄식으로 보고해도 됩니다.
그런데 기업의 사장과 임원들이 그렇게 한가할까요? 그분들은 항상 바쁩니다. 만나야 할 사람도 많습니다. 정신적인 여유를 가질 수가 없습니다. 몸은 움직이지 않더라도 머릿속은 무척 바쁘게 돌아갑니다. 골치 아픈 여러 가지 일들을 한꺼번에 생각합니다.
그러니 상사를 배려하는 차원에서 핵심부터 말하고 필요하면 부연설명을 하자는 것입니다. 이것이야말로 직장에서 상사에게 인정받는 꿀 팁입니다. <* 7가지 보고의 원칙/남충희 , 성공하는 사람들의 보고습관/야마구치 신이치 도서에서 일부 내용 참조하였음>
