업무 진행 단계별로 문서를 작성하자

비즈니스 보고서의 종류

비즈니스 문서의 종류는 다양하다. 문서 성격에 따라 구분하자면 의사결정용 문서, 지식 축적용 문서, 정보전달용 문서 따위가 있다. 의사결정을 위한 문서로는 품의서, 기획서, 보고서 따위가 있다. 정보와 노하우 축적을 위한 문서로는 매뉴얼, 회의록, 연구자료 따위가 있다. 간단한 정보 전달을 위해서는 업무연락전, 회람 문서, 메모 따위의 문서도 있다. 이외에도 직장의 문서는 열거할 수 없을 정도로 종류가 많다. 그 가운데서도 기획서와 보고서는 단연코 비즈니스 문서의 꽃이다. 왜냐하면 직장에서는 기획서와 보고서를 가장 많이 작성하고, 그것으로 업무 능력을 검증하기 때문이다. 언필칭 기획서와 보고서는 직장인들이 작성하는 업무 문서의 대명사격이다.

문서 성격과 별개로 업무 진행 단계별에 따라 문서를 구분할 수도 있다. 기업에서는 읽는 사람 위주의 보고서를 만든다고 해서 결재 단계별(사장용, 상무용, 부장용, 사원용)로 문서를 작성하지 않는다. 결재 단계별이 아니라 업무 진행 단계별(기획-실행-현황-결과)로 문서 내용을 다르게 작성해야 한다.

이를테면 업무를 기획하고 입안하는 단계에서는 재가를 받기 위한 설득 중심의 문서로 작성해야 한다. 사업 기획서, 중장기 전략 보고서, 프로젝트 기획보고서, 행사 마스터플랜 보고서, 정책 보고서, 경비 품의서, 업무 계획서, 사업 제안서 따위가 이에 해당된다. 실행하고 추진하는 업무 단계에서는 현업 부서에 대한 교육, 전파 등 설명 중심의 문서로 써야 한다. 예컨대 실행 계획서, 추진 설명서, 교육 매뉴얼, 회사 경영 방침, 강의 자료, 업무 추진 지침 따위가 있다. 추진 중인 업무 단계에서는 상황 및 문제 해결, 대책 등 현황 중심의 문서로 작성해야 한다. 문제점 및 개선안 보고서, 현안 점검 보고서, 사고 대책서, 동향 보고서, 개선대책 보고서, 상황∙정보 보고서 따위가 있다. 활동이 끝난 업무 단계에서는 실적과 성과 위주로 결과 중심의 문서를 써야 한다. 실적 보고서, 연구결과 보고서, 연간 경영 보고서, 주요 업무 결과 보고서, 과제 수행 보고서, 조사 결과서, 언론 및 보도자료 따위를 들 수 있다.