성과와 결과 중심의 실적보고서

실적보고서는 결과 지향형

직장에서는 실적보고서를 정기적, 비정기적으로 요구한다. 정기적으로는 월, 분기, 반기, 년 단위로 기준 시점을 정해 그동안 활동한 추진 성과를 분석하고, 보완점을 도출하여, 이를 바탕으로 앞으로의 계획을 모색한다. 비정기적으로는 프로젝트가 끝난 시점마다 활동 결과를 문서로 작성, 보고한다. 실적보고서에는 지금까지 추진한 결과는 무엇이고. 앞으로 추진할 계획은 무엇인지 밝히는 게 관건이다.

문자 그대로 실적보고서는 활동이 끝난 프로젝트에 대해 결과를 보고하는 문서이다. 추진 활동과 프로젝트가 종료된 시점에서 결재자가 가장 궁금하게 여기는 것은 ‘기획한 대로 목표를 달성했는가’이다. 당연히 성과를 문서 앞부분에 배치하고 뒷부분에 성과를 뒷받침하는 내용으로 구성해야 한다. 따라서 실적보고서는 ‘결(結)-기(起)-승(承) ’의 구조를 가진다.

단, 실적보고서가 성과 중심이라고 해서 결재자에게 불쑥 결과부터 들이민다는 의미는 아니다. 가령 친구에게 돈을 빌릴 경우, 다짜고짜 ‘돈 좀 빌려다오’라고 결론부터 얘기하는 사람은 없지 않은가? 가족의 안부를 묻고, 친구와의 추억도 언급하며 분위기를 부드럽게 만든 후 돈 얘기를 꺼내지 않는가 말이다. 비즈니스 문서도 마찬가지다. 결재자가 결론을 알고 싶어 하는 건 맞지만 결론에 앞서 워밍업이 필요하고 완충 단계도 필요하다. 따라서 ‘결-기-승’의 구조와 함께 실적보고서는 ‘기-결-승’의 구조도 많이 사용된다.

개인적으로는 결과를 맛보기 전 문서의 앞부분에 애피타이저를 살짝 가미한 ‘기-결-승’ 구조의 문서를 선호한다. ‘기’는 문서의 도입 단계이고 일을 시작하게 된 동기와 목적을 적는 부분이다. 실적보고서의 ‘기’는 일반적인 문서의 ‘기’와 다르다. 이해를 돕기 위해 ‘기-승-전-결’이라는 글의 구조를 일반적인 문서 구조로 설명해 보겠다. 실적보고서의 ‘기’에는 그동안의 전개과정을 나타낸 ‘주요 추진경과’, ‘프로젝트 활동 현황’ 따위를 작성한다. 일반적인 문서의 ‘기’에는 추진 개요, 추진배경, 추진 목적, 현상 및 문제점 따위를 적는다. 차이를 알 수 있을 것이다. 문서에서 말하는 ‘승’은 기본방향, 추진전략, 기대효과, 전개 방법, 추진조직, 소요경비 따위를 의미한다. 비즈니스 문서에서 ‘전(轉)’이라는 드라마틱한 반전 단계는 없다. ‘결’은 추진 계획, 대책 방안, 액션 아이템 따위를 뜻한다.