미래를 현재로 바꾸는 문서, 기획보고서

기획보고서는 미래지향형

기획보고서란 일을 하거나 물건을 만들 경우 효율적으로 미리 계획하는 문서이다. 기획보고서는 미리 앞서 그려보는 업무의 구체적인 그림이다. 또한 아이디얼(ideal) 한 상태를 리얼(real) 한 상태로 재구성한 문서이다. 어떤 일에 대해 ‘있었으면 하는 미래 상태(To-Be)’를 실현 가능한 ‘있을 수 있는 현재 상태(As-Is)’로 바꾸기 위해 문서로 드러낸 것이 기획보고서다.

그렇기 때문에 기획보고서는 미래지향적이고 구체적이며 창조적인 콘텐츠를 요구한다. 특히 기획보고서는 경영진의 의사결정을 얻어 내야 하는 속성이 있으므로 설득 중심의 문서로 작성하는 게 포인트다. 이를 위해서는 작성자는 주장하는 바를 논리적으로 설명해야 하고, 기획 아이디어를 꽤 구체적이고 현실적으로 표현해야 한다. 정리하자면, ‘기획보고서는 비전과 목표를 설정하고, 주어진 목표와 비전 실현에 대한 구체적인 방법과 절차를 세우는 역할을 수행하며, 창의적 아이디어를 중심으로 논리성과 현실성을 꾀하는 문서’로 요약할 수 있겠다.

직장에서 큰 행사를 진행하는 업무를 맡았다고 가정하자. 담당자는 자신이 상상한 To-Be(바람직한 상태, 있어야 할 모습)를 달성할 수 있는 As-Is(현실의 상태, 현재의 모습)로 재구성하는 작업을 거쳐야 한다. 예컨대 이 행사는 무엇 때문에 추진하는가? (목적), 왜 이 행사를 실시하지 않으면 안 되는가? (배경), 어떤 행사로 만들고 싶은가? (방향), 어떤 행사로 하면 모두가 참여할 수 있을까? (전략), 의미와 재미를 나눌 수 있는 시간을 가지려면 어떤 내용이 적절할까? (액션 아이템), 그 내용을 어떤 절차로 진행시키면 가장 효과가 있을까? (단계), 시간, 비용, 인원은 어떻게 할까? (Cost), 행사 후 쓰레기는 어떻게 치워야 할까? (사후관리) 따위를 연구하고 고민하여 가장 합리적인 답변을 기획보고서에 제시해야 한다.