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by 정찬우 Dec 11. 2023

회의에서 쓰는 언어는 다릅니다!

문제해결을 위한 언어는 일상 언어와 분명히 다르다

우리가 일상에서 대화하는 방식으로 "회의"에서도 하는 것이 좋을까? 아니면, 혹시, 회의를 위한 특별한 방식의 말이 별도로 있는 것인가? 쉬운 질문인 것 같았지만, 명확히 답하기는 어려울 것이다. 효과적인 "회의"를 위해서 사용해야 하는 소통의 방법을 나눠보도록 하겠다.

워밍업이 필요한 대화

누가 갑자기 단도직입 적으로 어떤 "결론"을 이야기하면, 많은 사람들이 당황해하고 불편함을 느낄 것이다. 예를 들어 누가 자초지종 설명도 없이 "이렇게 합시다."하고 본인의 의견을 말했다면, 그 말은 듣는 사람들은 속으로 "상세한 설명도 없이 불쑥 자기주장을 내면 어떻게 해?"라고 할 가능성이 많다.

어떤 불편한 결정을 내려야 하는 "회의"라면, 먼저 분위기를 풀어주려고 리더가 많은 노력을 한다. 본론에 들어가기에 앞서, 주제와는 관련 없는 여담으로 대화의 물고를 트는 것이 그런 노력의 하나이다. 이것을 전문용어로 아이스브레이킹(Ice-breaking)이라고 한다.

일상대화의 승자는 빈말(?)을 잘하는 사람이다. "오늘 날씨 엄청 좋네요?" "머리 스타일이 너무 멋지세요." "어디에서 하셨어요?" "선생님 오늘 아주 멋져 보이십니다." "무슨 좋을 일이 있으신가요?" 등등 이런 의미 없는 말은, 사람의 마음을 편안하게 만들어주는 힘이 있다. 혹시 본인이 "영업인"이라면, 고객을 만날 때 적극적으로 사용해야 한다.

무례한 말투란 어떤 것인가?

무례한 말은 "짧다."라는 문장으로 설명이 가능하다. 미사여구로 꾸미지 않고 짧게 말하면 무례하다고 느끼는 사람들이 많다. 그리고, 주변 이야기와 설명 없이, 결론부터 먼저 이야기하면 무례하다고 하기도 한다. 앞뒤 수식어를 많이 생략하면 무례하다고 한다.

욕이나 상스러운 말을 사용해야만 무례함을 느끼는 것이 아니고, 짧게 요약적으로, 그리고 빨리 이야기하면 무례하다고 한다. 좋은 평을 듣기 위해서 사람들을 명소에 수식어를 참 많이 붙이면서 대화를 한다.

그런데, 이런 예의 바른(?) 대화법이 "업무회의" 시에 도움이 될까?

평소에는 무례한 말투가 회의에서는 예의를 갖춘 말이 되기도 한다

회의 시의 발언법

회의 시에는 평소와 "반대"로 하면 된다. 말을 길게 하지 말고 짧게 요약적으로 한다. 미사여구와 수식어를 가능하면 사용하지 않는다. "결론"부터 말하고, 설명과 변명은 뒤쪽에서 한다. 논리적으로 말한다.

회의 시의 발언방식을 사용할 때에는 주의점이 있다. 회의 시 발언 방식에 대한 "합의"가 있는 조직에서만 해야 한다는 것이다. 회의 운영에 대해 교육받지 못하고, 잘 모르는 조직의 사람들은 대부분 이런 말투를 무례하다고 생각할 것이기 때문이다.

조직의 전사적인 합의는 리더가 주도해야 한다. 조직의 리더가 주도해서 회의에 대한 그라운드 룰을 만들어야 하고, 나머지가 그 방식을 제대로 따르도록 교육도 해야 한다. 이러한 노력을 하지 않으면, 선의의 피해자가 생기는 것은 물론이고. 중요한 "회의"가 제대로 운영되기 어려울 것이다.

추가로, 회의 시 발언시간은 30초 이내로 제한하는 것이 바람직하다. 간단한 의견만 개진하는 경우라면 보통 20초 정도면 충분하다. 그동안 많은 사람들이 회의시간에 길게 말을 했던 이유는, 스스로도 정리가 되지 않은 의견을, 두괄식이 아닌, 귀납식으로 발언해왔기 때문이다. 두괄식으로 발언하도록 규정을 만들면, 발언을 길게 하는 것이 오히려 불편해진다.