업무 시간을 절반으로 줄여주는 자동화 툴, Zapier
Zapier 효율적으로 써먹고 시간 벌기
Jira, Confluence와 같이 업무 효율을 높여주는 자동화 툴 중 하나인 Zapier는 비교적 최근에 국내에 자리잡고 있으며, 지금도 다양한 기능들이 업데이트되고 있다. 월 40시간의 업무 시간을 줄여준 효자 툴을 소개하고자 한다.
'Zapier'란?
: 어플리케이션 간 데이터 연동을 노코드로 구현할 수 있는 툴
원리
Trigger : A할때마다
Action : B해줘!
Trigger (구글폼) : 구글폼이 제출될때마다
Action (슬랙) : 슬랙 채널에 알림을 보내줘!
Trigger (구글시트) : 구글시트 행이 추가될때마다
Action (지메일) : 메일을 전송해줘!
용어
Zap: Zapier에서 제공하는 툴끼리의 연동 작업
Task: Zap에서 자동화 건이 발생하는 것
Trigger와 Action이 적용되어 실행되는 자동화는 하나의 'Zap'이 된다. 또한 Zap에서 일어나는 Trigger에 의한 Action으로 Zap은 'Task'를 수행한다.
활용
유저들이 Zapier에서 가장 많이 연동하는 APP을 살펴보면, 대부분의 업무에 활용되는 구글, 슬랙, 노션 등이 있다. 자사에서는 Zapier에 구글시트, 지메일, 슬랙, 그리고 Wix라는 노코드 홈페이지 빌더를 연동해놓았다. 국내 서비스는 아직 제공하지 않지만, Zapier의 성장세를 봤을 때 국내 서비스도 빠른 시일 내에 도입되지 않을까 싶다.
그래서 Zapier를 업무에 활용하면 얼마나 편해지는데?
자사의 경우, 하루 평균 4시간이 소요되던 일처리가 Zapier 도입 후 2시간 미만으로 줄었고 월 40시간이 절감되었다. 또한 고객 문의건도 절반 이하로 줄어 드라마틱한(?) 효과가 있었다. Zapier 도입을 가장 추천하는 업무는 반복적인 메일 전송이나 인입건 처리 등이다. 예를 들어 형식에 맞춰 인입건이 들어올 때 (신청자명/이메일/번호) 신청자 이메일로 일정한 형식의 안내 메일을 보내는 등의 행위를 Zapier에 도입한다면, 신청건이 구글 시트에 인입될때 알아서 신청자 이메일로 만들어진 형식의 메일을 보내준다. 더이상 수동으로 인입건을 관리하거나 메일을 전송할 필요가 없어진다.
1. Zapier 살펴보기
Zapier는 아직 다국어 지원이 되지 않는데다가 Zap 생성까지의 진입 장벽이 높기 때문에 첫 화면을 보고 당황할 수 있다. 차근차근 살펴 보자. 먼저 계정을 생성이 필수!(방법은 따로 설명하지 않겠다)
로그인을 하면 보이는 메인 화면이다. 좌측에 접힌 사이드바가 존재하며, 마우스 호버 시 1과 같이 펼쳐지며 Zap을 생성하는 '+Create' 버튼이 나타난다. 2는 비교적 최근에 생긴 Automation 기능이며, chatGPT와 같이 프롬프트를 직접 입력하여 Zap을 생성할 수 있다. 한국어로도 프롬프트 생성이 가능하기 때문에 상당히 쓸모 있는 기능이다.
오 한글로 명령해도 나름 잘 이해하는 듯 하다. 물론 세세한 설정은 필요하다.3은 생성하다 만 Zap이 표시되고 4는 최근 생성 및 수정한 Zap이 표시된다. 5는 Zap 템플릿 추천, 6은 분야에 따라 Zapier를 활용하는 방법을 안내한다. 처음 Zapier를 접하는 개인 또는 기업이 참고할 수 있을 듯 하다.
자 이제 빠르게 Zap을 생성해 보자.
2. Zap 생성
앞선 화면에서 좌측 네비게이션 바 상단의 '+Create' 버튼을 누르면 나타나는 화면이다. Zap 생성과 직접적으로 연관된 기능 위주로 살펴보자.
1. (마우스 호버 시) 뒤로가기 버튼: 선택 시 My Zap 리스트 화면으로 이동
2. Zap 활성화/비활성화 토글 버튼: 해당 Zap의 실행 여부를 토글 버튼으로 설정
3. Zap Name 설정: 선택 시 해당 Zap의 이름을 설정
4. Automation(AI 도구): 앞서 말했던 AI 도구. 프롬프트 입력 시 자동으로 트리거와 액션을 생성
5. Trigger: 선택 시 Trigger에 해당하는 서비스 선택 모달창 표시
6. Add a step: 'Trigger 발생 시 Action 실행'의 단계에 멀티 조건을 생성.
7. Action: 선택 시 Trigger에 대한 Action 서비스 선택 모달창 표시
그럼 다음과 같은 실전 예제로 Zap을 생성해보자.
구글시트에 행(row)이 추가될때(내용이 기입될때), 체크박스를 선택하면 해당 셀(cell)에 있는 메일 주소로 지메일을 전송해줘!
다소 구체적이고 어려운(?) 조건을 예로 들었다. 이 예제를 시각화 하면 다음과 같다.
1) Trigger
Trigger의 기본 설정은 App&Event 설정, Account 설정, Trigger 설정, Test가 있다. 차근차근 설정해 보자.
1. App: Google Sheets로 선택
1-1. Event: 구글시트에 행이 추가된다는 event 설정
1-2. Account: 구글시트 계정 연결
1-3. 설정한 계정이 가진 Spreadsheet 중 zap을 적용할 시트를 선택, 해당 시트에서 zap을 적용할 Worksheet 선택
1-4. 테스트(test trigger): 최신 상태의 시트에서 테스트해야 하기 때문에 Find new records 버튼을 눌러 최근 기록을 선택 후 테스트하는 것을 추천한다.
2) Add s step
스텝을 추가할 때는 APP을 선택할 수도 있고, 다양한 built-in tool을 선택할 수도 있다. 예제에 따른 스텝을 위해, Filter라는 조건생성 단계가 필요하다.
2. Add a step: Filter(Only Continue if) 선택
2-1. Filter setup&testing: 이메일란에 해당하는 칼럼 선택 / (Boolean) Is true 선택
2-2. Continue button: 2-1과 같이 설정 후 컨티뉴 버튼을 누르면 다음과 같은 오류창(?)이 뜰 수 있다. 하지만 100번 넘게 세팅을 해본 결과 문제가 되지 않았으니, 무시하고 다음 Action 세팅으로 넘어가도 된다. 어차피 마지막에 실제로 테스트해보는 단계가 있으니까 그 단계에서 확인해보면 된다.
3) Action
대체로 Action 설정이 가장 복잡한데, 여기서 테스트 오류가 많이 나기도 한다.
3. App: Gmail 선택
3-1. Event: Send Email 선택
3-2. Account: 이메일 계정 선택
3-3. Action: 이메일을 보낼 형식 설정. 기본적으로 To는 수신인, From은 발신인, Subject와 Body는 이메일 제목과 내용이며, Body에 구글시트에 있는 칼럼을 추가할 수도 있다. 근데 여기서 개선해 줬으면 하는 점이 있다.. 첨부파일 기능이 없다는 점ㅜㅜ 굳이 첨부파일을 넣고 싶다면 파일을 구글드라이브에 업로드해서, 그 링크를 메일 Body에 넣어주는 방법이다.
3-4. Test: 여기서 아마 오류가 많이 날 것이다. 오류창과 함께 이유가 써있을 텐데, 여기부턴 노가다... 구글 시트 형식이 오류가 있거나, 메일 세팅에 오류가 있을 수도 있으니 잘 해결해보시길...(해결이 어렵다면 댓글로 문의주시길)
Your Zap is on!
테스트까지 문제 없이 진행됐다면 Zap이 실행된다. 잘 실행되고 있는지 한번 더 테스트해보길 바란다. 필자의 경우 publish 된 후에도 오류가 끝없이 일어나서 고생했던 경험이 있다.
만약 세팅된 Zap에서 구글 시트 명이 바꼈거나, 시트 칼럼이 바꼈거나, Account 계정이 삭제되었거나 등등 다양한 변경 사항이 발생할텐데 그럴 경우 Zap은 실행이 되지 않는다. 자동화 툴이지만 의외로 손이 많이 가는... 아이러니지만 한번 제대로 세팅해두면 그 이후의 공수는 들지 않기에 편해진다.
Zap 관리
생성된 Zap은 Zap history에서 잘 돌아가고 있는지 확인할 수 있다. 에러가 발생되거나 전송이 안되는 경우도 뜨기 때문에 오류 발생 시 여기서 이유를 찾아볼 수 있다.
마무리
최근 몇달 사이에 Zapier는 공격적인 성장을 하고 있는 듯 하다. OpenAI GPT 기반의 Chatbot을 생성하거나, 일종의 Figjam처럼 Canvas 안에서 Zap을 시각적으로, multiple하게 표현할 수 있는 기능도 베타 버전으로 생겼다. 익숙하지 않은 기능이라 배워보고 있는데, 잘만 써먹는다면 업무에 엄청난 효율을 가져다 줄 기능들을 끊임없이 만들어지고 있다. 무엇보다 Zapier가 좋은 서비스라고 생각하는 이유는 AI를 활용한 툴이기 때문이다. IT 종사자라면 이 툴을 도입하진 않더라도 꼭 배워보길 바란다. 자사 업무 도입을 위해 어쩔 수 없이(?) 배우게 된 툴이지만 가능성이 무궁무진한 서비스이기 때문에 업무 질 향상 뿐만 아니라 자기개발에도 많은 도움이 되었다.
