모든 일에는 마감 기한이 있다.
더 나은 주니어 되는 법(16)
이번 프로젝트 컨셉안 전달드려요. 이 컨셉안 바탕으로 프로젝트 기획안 작성 부탁해요.
저희가 준비한 행사에 초청드립니다. 내용 확인하시고 회신을 부탁드립니다.
노란색과 보라색을 활용한 디자인으로 시안 제작하여 전달해 주세요.
업무 중에 맞닥뜨릴 수 있는 요청의 흔한 예시야.
3가지 문장이 요청하는 내용은 각기 다르지만 자세히 살펴보면 공통적으로 빠진 게 있어.
뭔지 알겠어?
바로 '마감 기한'이 불명확하다는 거야.
그 어떤 요청도 그래서, 언제까지 그 요청을 완료하면 되는지 확실히 하지 않아.
서로 마감 기한을 합의하지 않은 상태에서 시간이 지나면 이런 상황이 펼쳐질게 불 보듯 뻔해.
"혹시 아직인가요?"라는 물음을 시작으로 모두가 당황하는 순간 말이야.
오늘은 생각보다 자주 놓치기 쉬운 마감을 설정하는 것의 중요성과 마감 설정 팁에 대해 알아보도록 하자.
마감을 앞둔 그 누구나 낼 수 있는 눈빛..우린 왜 마감 기한을 설정하지 않는 걸까?
마감은 나에게 일을 맡긴 그 상대방이 직접적으로 언급하든, 언급하지 않든 당연히 존재해.
보통은 일을 맡기는 사람이 생각하는 마감 기한이
일을 받는 사람이 생각하는 마감 기한보다 짧고 촉박한 편이지.
우리가 마감 기한을 설정하지 않는 이유는 무엇일까?
일을 맡기는 사람과 일을 받는 사람 모두를 경험해 본 내가 감히 추측해 보건대..
우선, 일을 맡기는 사람의 입장에서는
요청받는 사람이 'D-day에 맞춰 합리적으로 적절한 때까지는 완료해 주겠지. 굳이 이야기할 필요가 있나'라는 안일한 생각이,
일을 받는 사람의 입장에서는
'상대방이 말하지 않는데 내가 굳이 나서서 얘기를 꺼낼 필요가 있나. 괜히 나서서 마감 기한을 설정했다가 부담감만 생기니 가만히 있자'는 안일한 생각이 그 이유일 거야.
우린, 이 '굳이' 꺼내지 않으려는 마감 기한을 '굳이' 언급하고 약속해야 해.
어찌 됐든 이미 존재하는 마감 기한을 억지로라도 가시화해야 하지.
마감 기한을 굳이 이야기하지 않는다면,
일을 맡기는 사람이든, 받는 사람이든
마감 기한에 발등이 찍힐 날이 반드시 오고야 만다는 걸 명심해.
마감 기한을 설정하는 방법
자, 이제 '굳이' 마감 기한을 설정해야 한다는 건 알겠는데 구체적으로 어떻게 마감 기한을 설정하면 좋을까?
1. 내가 먼저 물어보자.
상대방이 먼저 이야기하지 않는다면 내가 먼저 물어보자.
가장 명확하고 쉬운 방법이야.
내가 생각하는 마감 기한과 상대방이 생각하는 기한은 다를 확률이 매우 매우 높기 때문에,
그냥 상대방에게 언제까지 하면 되는지를 물어보는 게 좋아.
혼자서 괜히 추측하거나 예상하고 있지 말고 마감 기한을 물어보는 습관을 들이자고.
2. 애매모호한 마감기한은 마감이 없는 것과 매한가지다.
마감을 정해 놓았다고 해도 '애매모호한 마감'이라면 정하지 않은 것이나 다를 바 없어.
내일까지 전달해 주세요.
오늘 중으로 완료해 주세요.
다음 주 초까지 끝내주세요.
가급적 빠르게 부탁드려요.
모두 명확하지 않은 위험한 마감 기한이야.
'오늘 중'이라면,
오늘 오후 11시 59분까지인지
퇴근 시간 직전까지인지
상대방이 검토할 시간을 고려해 오후 4시까지인지
만약 오늘 밤늦게 보내도 되는 거라면 다음 날 출근 전까지여도 괜찮은 것인지
모두 '오늘 중'에 해당될 수 있는 말이니 해석의 여지가 분분하겠지?
애매한 표현으로 오해의 여지가 없도록
마감 기한은 항상 날짜와 시간으로 명확히 약속하자.
3. 나만의 마감 기한을 설정하자
상대방과 약속한 마감 기한과는 별도로, 나 스스로와도 마감 기한을 설정해 보자.
왜 그래야 하냐고?
상대방이 생각한 결과물과 내용이나 형식이 다르거나 단순 실수가 발견되어 수정이 필요할 수도 있고,
극단적이지만 컨디션이 좋지 않아 업무를 못하는 상황도 발생할 수 있지.
상대방과 약속한 마감 기한을 더 잘 지키기 위해 예측할 수 없는 일이 발생할 가능성을 염두하자.
이때 중요한 건 최종 납품, 제출, 완료해야 하는 'D-day'를 기준으로 역순을 하는 것이야.
행사를 위한 포스터 인쇄가 오늘로부터 3주 뒤라면,
제작 및 배송 기간을 고려했을 때 디자인 시안은 2주 전에 확정되어야 하고,
그럼 디자인 초안은 언제 나와야 하는지 판단이 될 거야.
다만, 나와의 마감 기한을 너무 이르게 설정하면 오히려 역효과가 날 수 있으니 피해 줘.
무리한 마감으로 인해 스트레스가 발생하고, 이는 결과물에도 안 좋은 영향을 줄 수 있으니까.
모든 요청과 업무에는 마감 기한이 있어.
애매모호하게 어물쩍 넘어가고 싶더라도
여유를 좀 부려보고 싶은 유혹이 들더라도
요리조리 피해하고 싶은 요행이 보이더라도
마감 기한은 확실하고 엄격해야 해.
마감 기한은 지켜야 하니까.
결론
상대방과 그리고 나 스스로와 명확하게 마감 기한을 설정하는 것이 더 나은 주니어가 되는 방법이다.
