공무원의 기록 이야기

사회복지공무원의 공적이고 사적인 기록 (1)

나는 기록하는 것을 즐겨하는 편이다. 해마다 적어온 다이어리가 벌써 20권을 넘었을 정도니까. 일한 지 12년. 이사하면서 혹은 인사이동하면서 처분한 것들도 제법 있지만 업무노트도 어느덧 10권이 만들어졌다. 망각의 동물인 인간에게 기록이란 아주 중요하다. 기록은 업무의 효율성을 높이는 등 많은 장점도 준다. 오늘은 사회복지공무원으로서 나의 공적인 기록에 대해 몇 자 남겨보고자 한다.

나의 상담일지

사회복지공무원은 
상담을 하는 공무원이다.

기초생활수급자, 차상위, 한부모, 장애인 등 국가의 사회제도 보장을 위해 상담을 한다. 소득, 재산, 의료 등에 대한 내용을 상담하지만 실제 내담자와의 상담은 인생 전반에 걸친 히스토리 중심으로 듣게 된다. 내가 주민센터에서 근무할 당시 부양의무자에 대한 조사는 필수였기 때문에 신청인 중심으로 1촌 직계혈족 및 그의 배우자를 기준으로 소득재산 및 가족관계에 대한 상담도 함께 들어간다.

가계도 그리기는 신의 한 수!

공무원들은 다양한 방식으로 상담일지를 기록한다.

나는 주로 가계도를 그려 가족관계는 한눈에 파악할 수 있도록 하는 편이었다. 위의 노트는 벌써 10년이  지난 노트다. 지금은 시도 단위인 시청에서 일을 하고 있지만 첫 발령지는 행복복지센터 즉, 동사무소였다. 25살 아직 인생을 알기엔 너무도 어리디 어린 나이에 발령 3일 만에 기초수급자들을 상담하는 일은 쉽지 않았다. 설상가상으로 고난도 업무 수준이라고 소문이 났던 내 첫 발령지는 기초수급자 세대수도 어마어마했다. 주민 수도 아주 많은 동이라 보편적 복지 수요자들도 많았다. 그러다 보니 상담하는 건수, 다양한 케이스 수는 압도적으로 많았다. 그리고 나는 업무노트 중 상담일지를 기록하는 나만의 노하우를 이곳에서 모두 터득하였다.

pixabay

사실 상담일지 노트를 
기록하는 것은 아주 유용했다.

주간별, 월간 별 어떤 사람들이 나에게 상담을 의뢰했는지 내용을 한눈에 볼 수 있었다. 주민센터에는 기부자들의 기부물품도 제법 들어왔는데, 상담일지를 보면서 각 세대의 특징에 맞게끔 물품을 배분할 수 있는 것도 아주 유용했다.

행복 e음이라는 전산에 상담내용을 기록할 때도 기록이 주는 정확함과 바쁜 일과 후 기록할 때도 참으로 유용했고. 지금은 직접 민원들을 만나지 않지만 주민센터에서 상담했던 상담일지를 보면서 사람들이 겪어온 다양한 인생사 스토리를 통해 삶을 겸허하게 살아가는 자세도 견지하고 있다.

손해보지 않는 기록

시도 단위의 사회복지공무원의 일은 정말 다양하게 경험할 수 있다. 다양한 기관과 협업하거나 연관된 일들이 많아서 주로 업무회의나 기억해야 할 것들 중심으로 기록한다. 중요한 전화 같은 경우 내용을 기억해야 하는 것들은 빠르게 타이핑하여 노트에 구멍을 뚫어 함께 보관하는 형식으로 기록을 더하고 있다. 어떤 날은 협업하고 있는 비영리단체와의 업무내용을 세세히 기록해두었는데, 해당 단체에서 담당자가 바뀌어 업무 인수인계가 안된 상황이었다. 이때 통화했던 담당자와 날짜, 내용을 모두 기록해두었더니 확실한 증거가 되어주었다. 이래서 기록이 중요하다!

나의 컴퓨터 기록

온라인 기록은 이렇게

이것은 나의 컴퓨터 업무노트이다. 매번 손으로 기록하기에 시간이 촉박한 순간이 많다. 그리고 하루하루 업무 계획, 중요도 등을 표시하기에 아주 좋은 엑셀 양식이다. 특히 주말에 쉬고 월요일 일을 할 때 이 업무노트를 열어 보면 저번 주에 어떤 일을 했고, 이번 주에 어떤 일을 해야 하는지 한눈에 볼 수 있어 아주 유용하다. 사회복지공무원은 외근도 잦고, 갑자기 민원이 찾아오거나 상담해야 할 일도 많다. 나만의 방식으로 기록을 체계화해두면 업무의 효율성이 올라간다. 

앞으로 나는 어떤 기록을 하게 될까?

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