센스있는 일잘러는 외부 미팅을 이렇게 준비하고 참석해요
그냥 참석만 하면 안됩니다.
회사를 다니며 일을 하면, 되게 다양한 유형의 미팅을 진행하게 됩니다. 주로 회사 내부 미팅을 먼저 접하게 되고, 이후에 외부 미팅을 접하게 되죠. 하지만 직무가 사업 개발, 영업 등이라면 외부 미팅이 내부 미팅보다 많습니다. 오늘은 외부 미팅을 준비하는 과정에서 생각해볼 수 있는 일 센스들에 대해 말해보려 합니다.
우선 외부와의 미팅은 우리가 방문하거나, 상대 업체가 내방해주거나 둘 중 하나의 케이스로 나뉩니다. 가끔씩 여러 회사를 만나야 하는 경우엔, 중간 지점의 카페나 공유 오피스 등에서 만나는 경우도 있지만, 대부분 2개의 회사가 미팅할 때는 한 쪽이 방문해줍니다. 오늘의 이야기는 외부 업체가 우리 회사로 와줄 때의 센스에 대한 이야기입니다.
미팅을 어레인지 하는 것은 대부분 이메일이나 유선 커뮤니케이션을 하게 되는데, 이 단계는 추후 <이메일> 관련 글을 쓸 때에 자세히 풀어보겠습니다. 외부 업체에서 우리 회사로 내방해주기로 미팅이 잡혔다고 치고, 미팅 준비하는 과정을 생각해봅시다. 미팅의 목적이나 아젠다에 따라 달라지는 내용들 외에 일반적으로 통용되는 것들을 이야기할게요.
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1. 미팅 진행 전
미팅 진행 전 단계는 대부분의 사람들이 대수롭지 않게 생각합니다. 저도 처음 주니어로 일할 때에는 그냥 시간만 확인해두고 5분 전에 들어가서 부랴부랴 진행했던 것 같아요. 하지만 일을 계속 해오면서 여러 미팅을 가다보니, 미팅 시작 전부터 좋은 기분으로 참석하게 되는 미팅들이 있더라고요. 그래서 그런 상황들의 공통점을 찾아보고, 저도 적용해보기 시작했습니다.
먼저, 미팅이 진행되기 전에 리마인드 연락을 꼭 드립니다. 오전 미팅이면 전일에, 오후 미팅이면 오전시간에 리마인드를 드리는 편입니다. 하지만 전화를 드리는 것은 좀 과할 수 있고, 이메일이나 문자를 선호하는 편입니다. “김철수 대리님, 안녕하세요. 금일 3시에 미팅 예정인 **회사의 홍길동입니다. 도착하시면 연락 주십시오. 곧 뵙겠습니다.” 뭐 이런 식으로 말이죠. 이걸 진행하는 이유는 혹시 모를 일정 변경 등의 변동 사항을 부드럽게 확인하기 위함이고, 상대가 일정을 착각하는 불상사를 방지하는 목적도 있습니다. (실제로 일을 해보면 요일 착각하는 업체 많습니다)
그리고 이 단계 혹은 더 이전 단계에서 꼭 차량을 가지고 오시는 지 여쭤보고, 미리 차량 등록을 해두는 게 좋습니다. 혹시 회사에 외부인 출입을 위한 별도 절차가 있는 경우에 이에 대한 안내도 해 두어야 합니다. 상대방의 입장에서 우리회사에 와서 나를 만나러 오는 길과 과정이 스무스한가 계속 시뮬레이션 해보면, 어느 안내를 해드려야 할지 그려집니다.
그리고 미팅이 진행되기 전에 너무 당연하게도, 예약해둔 회의실이 제대로 예약되어 있는 지 확인하고, 함께 참석할 사람들이 일정을 잊지 않았는지 확인해야 합니다. 그리고 간단한 물이나 음료 정도를 구비해두는 것도 기본이라고 생각합니다. 이런 안내를 하거나 확인을 하는 게 불필요하다고 느껴질 수 있습니다. 저도 처음에 이렇게까지 해야 하는가 고민이 많았는데요, 생각보다 되게 많은 사람들이 미팅을 잊고 있거나 착각하는 경우가 빈번합니다.
아, 저는 공유 오피스에서 근무하기에, 회의실을 시간제로 예약해야 합니다. 이 경우에는 미팅 시간에 딱 맞추어 예약하기 보다 시작 전 30분, 예상 종료 시간 30분 후까지 넉넉히 잡아 두는 것을 추천합니다. 일찍 도착하시거나 할 경우 되게 애매해질 수 있습니다.
2. 미팅 진행
준비를 잘 마쳤다면 미팅을 진행하면 됩니다. 미팅 진행 단계에서는 핸드아웃이 필요한 회의라면 1~2부 정도 넉넉하게 출력해두고요, 명함도 챙겨서 자리를 세팅해둡니다. 그리고, 화면 연결이 필요한 경우에는 hdmi나 스마트 미러링 등을 미리 체크하고, 소리가 필요한 화면 공유라면 오디오까지 꼭 체크합니다. 화상 미팅을 회의실에서 하는 경우에는 마이크까지 점검은 필수입니다. 정말 많은 사람이 이 단계를 건너뛰고 미팅을 진행해서, 미팅 중간에 화면 연결하느라 분위기가 붕 뜨는 경우가 많습니다.
미팅 인원이 도착하시면 간단히 목례를 하고, 명함을 교환합니다. 상대방의 시선에서 봤을 때 우리 명함이 뒤집히지 않은 상태로, 내 이름이 상대 시각에서 정방향으로 보이도록 건네드립니다. 이름을 가리거나 하면 안 됩니다. (저도 명함 관련 비즈니스 매너는 대표님께 배웠는데요, 대학 경영학과에서 이런 걸 가르쳐줘야 하는 게 아닌가 싶습니다). 받은 명함은 책상에 가지런히 둡니다. 바로 지갑에 넣거나 하면 느낌이 그리 좋지는 않더라구요. 인원이 여럿일 경우 앉은 순서대로 배치해두면 미팅 중에 이름이나 직책을 헷갈릴 일이 없습니다.
그리고 만약 미팅 진행 중, 꼼꼼한 정리를 위해 녹취를 하는 경우도 가끔 있는데, 그 경우에는 가볍게 동의와 양해를 구하고 시작합니다. 미팅을 잘 진행하고, 마지막에 인사를 나눈 후 간단히 배웅해드리면 미팅은 종료됩니다.
*번외 ) 미팅 내내 너무 노트북만 보는 것도 지양해야 합니다. 적당히 눈을 마주치며 들어주세요!
3. 미팅 종료 후
미팅이 끝나면 간단히 복귀 잘 하시라는 문자를 남기고, 되도록이면 2~3시간 내에 당일 미팅 내용의 골자를 간단히 정리하여 이메일을 보냅니다. 이건 조금 빠듯할 수 있는 내용일 수 있는데요, 저는 이런 대우(?)를 받으면 그 업체에 대한 신뢰도가 정말 높아지더라고요. 이걸 가능하게 하려면 미팅 진행 중에 나온 내용들을 머릿속으로 구조적으로 정리하면서 듣는 연습이 필요합니다.
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저는 개인적으로 위와 같은 방법들로 미팅을 준비합니다. 상대방이 어떻게 느낄 지는 모르겠는데, 스스로 프로답게 일하고 싶은 욕심에 과하게 준비하는 것 같기도 합니다. 하지만 늘 부족함보다 과함이 낫다고 생각하기에 (적어도 비즈니스씬에서) 글을 적어봤습니다. 제 개인의 의견이고 누군가는 과하다고 할 수 있어요. 회사마다 부서마다 성향마다 미팅을 준비하고 진행하는 과정은 다를 수 있습니다. 그냥 이렇게 준비하는 사람도 있구나- 정도로 읽어 주시면 좋겠습니다.
그럼 일잘러 되세요-!
