협업툴만 잘 써도 상위 10% 일잘러

적어도 기본은 합시다

저는 협업툴을 알아가는 것을 참 좋아합니다. 기본적으로 일을 효율적으로 할 수 있는 방법을 계속 찾는 스타일이라서 그런 것 같습니다. 인스타그램이나 페이스북을 보면 "업무 자동화 해서 칼퇴근하는 방법" 등을 알려주는 강의들이 참 많죠, 아마 대부분의 사람들은 효율적으로 일하고 싶어할 겁니다. 

그런데 대부분의 사람들이 효율적으로 일하는 것을 생각하면 쿼리, SQL이나 파이썬 등 어려운 것들을 떠올리는 것 같습니다. 물론 이러한 스킬셋들은 엄청난 업무 효율을 만들어 줍니다. 하지만 그 전에, 우리 잘 생각해봅시다. 정말 우리 업무 시간에서 비효율이 발생하고 있는 지점들을 저 친구들이 해결해줄까요? 

대개 데이터를 정리하거나 비슷한 내용을 메일 리서치해야하고, 자료를 정리해야하는 단순 반복 업무들은 위에 나온 여러 툴들과, 요즘엔 GPT를 포함한 다양한 인공지능을 활용하면 충분히 효율화가 가능합니다. 그리고 이러한 업무들은 '혼자 하는 일'에서 효과가 극대화 됩니다. 

하지만, 스타트업에서 아주 다양한 일들을 아주 다양한 사람들과 협업하며 일해야 하는 사람들에게는 다른 방식의 협업툴 활용이 필요합니다. 하루의 많은 부분을 차지하는 '소통' 부분, 업무 담당자가 자주 바뀔 때의 부작용을 막기 위한 '기록' 부분, 다양한 미팅을 정리해야 하는 '일정 조율' 등의 영역이 예시 입니다. 그 이야기를 좀 해보고 싶습니다.

사내 인트라넷이 있는 대기업들과 달리 스타트업은 거의 대부분 슬랙,잔디,팀즈 등의 메신저 툴을 사용하고, 노션을 사용하는 것 같습니다. 업태에 따라 트렐로, 먼데이, 아사나같이 유료 툴을 쓰는 경우도 있죠. 그리고 어디서나 자주 쓰이는 마이크로 삼대장인 엑셀, 파워포인트, 워드가 있습니다. 마지막으로는 내외부 이메일 커뮤니케이션을 하기 위해 지메일을 대부분 사용하죠

저는 늘 신입 분들이 오면 하는 말이 있습니다. "노션, 슬랙, 지메일, 드라이브, 이거 4가지 종류를 빠르게 익히고, 꾸준히 업데이트 되는 기능들을 익히고, 이 툴을 잘 쓰는 사람들을 많이 관찰하고 모방하세요". 이렇게 이야기 하는 이유는 딱 하나다. 일단 기본적인 협업툴을 익히는 것은 개인의 업무 처리뿐만 아니라 그 조직 전체와 소통하는 비용을 줄여주기 때문이다. 

그리고 놀랍게도, 아주 작지만 조금씩 효율화할 수 있는 협업툴 사용법 (예를 들면 노션 단축키) 을 익혀가면 복리의 효과처럼 어느샌가 남들보다 훨씬 빠르게 업무처리를 할 수 있어 집니다. 이건 n년 이상 해야 체감된다고 생각하긴 하지만, 저는 이 복리의 효과를 믿습니다. 

예를 들면 이런 겁니다. 노션에서 다양한 인원이 참여하는 회의는 토글이 참 많이 쓰입니다. 회의 호스팅 하는 사람은 토글을 일일이 하나씩 열어서 화면 공유를 합니다. 물론 하나씩 열고 닫는 기능을 사용하기에는 적합하죠. 하지만 그냥 한번에 토글을 펼치고 모든 내용을 봐야하는 경우라면요? 하나씩 여는 것은 매우 비효율적입니다. 토글 안에 사진이라도 있어 보세요 로딩 시간까지 생각하면 매우 오래 걸립니다. 이런 경우에 ctrl+Alt+T (토글) 을 누르면 한번에 모든 토글을 열고 닫을 수 있습니다. 별 거 아닌 것 같고, 그거 외울 시간에 일을 더한다고 누군간 말할텐데요, 장기적으로 이런 사소함이 쌓이면 굉장한 차이를 만들어낸답니다. 

또 예를 들면 그런거죠, 슬랙과 지메일을 쓰는 회사라고 칩시다. 슬랙에는 인앱으로 gmail for slack 이라는 앱이 있습니다. 이것을 설치하고 연동하면, 지메일로 온 메일을 통으로 슬랙 채널로 공유할 수 있어요. 메일 내용과 첨부파일까지 한번에 말이죠. 관련자 모두에게 fwd를 전달하는 것 보다 훨씬 효율적입니다. 

가볍게 생각나는 예시만 적었지만 이런 종류의 사소하게 효율화할 수 있는 부분이 정말 많습니다. 하나씩 개선하다 보면 어느샌가 여유있게 업무를 처리하는 스스로를 확인할 수 있을거라고 생각합니다. 나중에 기회가 되면 야금 야금 모은 '사소한 효율화 쌓기' 팁을 한번 작성해보겠습니다.