디지털환경에서 조직에서 효율적인 소통방법

디지털 소통은 여러가지 방법이 있고 각각의 채널에 따라서 적절한 방법으로 진행하는 것을  확인해야 합니다. 상대방과 같은 공간에 있지 않기 때문에 상대방의 상태를 확인할 없습니다. 상대방에게 메시지를 보냈는데 답변이 없다면 불필요한 오해를 할 수 있습니다. 대화에 대한 자신의 상태 업데이트 및 필요한 표시를 하여 조직내에서 소통을 해야 합니다.  

    자신의 위치 표시 : 사무실에서만 근무하지 않기 때문에 어디에서 근무하고 있는지 알려야 합니다. Google Calendar에서는 자신의 현재 위치를 표시할 수 있습니다. 상대방의 위치를 물어보지 않고도 알 수 있다면 불필요한 소통을 줄일 수 있습니다.  

    근무 상태 표시 : 현재 응답을 할 수 있는 상태인지 아니면 할 수 없는지를 확인해야 빠른 소통이 가능한 채팅으로 대화할지 응답시간이 걸리는 이메일로 할지 선택할 수 있습니다. 집중근무시간을 표시하면 다른 동료의 회의 초대에 일일이 응대하지 않고도 상대방이 초대하지 않도록 조치할 수 있습니다.  

    상대방 현재시간 확인 : 글로벌 회사의 경우에는 상대방의 현재시간도 중요합니다. 새벽에 메시지를 보내서 휴식에 방해가 되면 안 좋겠죠. 근무시간인지 캘린더에 표시해주는 배려도 필요합니다.  

    휴가 표시 : 활동적인 업무를 위하여 휴가는 꼭 필요합니다. 동료, 외부 파트너의 이메일에 바로 답변하지 못한다는 것을 알려주어야 합니다. 언제 답변을 하겠다는 내용을 표시하여 불필요한 기다림을 막을 수 있습니다.  

    예약 전송 : 밤 늦게까지 열심히 제안서를 쓰고 팀원들에게 제안서의 알림과 검토 요청을 늦은 시간에 하는 것보다는 예약 전송으로 아침 근무 예정 시간에 보낼 수 있습니다.   

    상대방의 상태를 존중 : 상대방이 휴가중이거나 집중근무시간인데 메시지를 보내거나 전화통화를 하는 것은 상대방을 존중하지 못한 태도입니다. 나의 휴가나 근무가 중요한 것처럼 같이 근무하는 직원들도 디지털상에서 존중이 필요합니다.  

    알림의 등록 : 잠자는데 메시지의 알림이 오면 궁금해집니다. 혹시 급한일은 아닐까? 문제가 생긴 것은 아닐까 하고 말이죠. 그렇다고 그 시간에 일어나서 대응할 수는 없습니다. 사용하는 디바이스의 알림 설정 방법을 잘 이해하고 적절한 알림을 설정하는 것은 본인의 좋은 휴식을 보장할 수 있습니다. 스마트폰에서 이메일이 왔다고 걱정하지 마세요. 그것은 수 많은 메시지 중에서 하나입니다.