좀 더 나은 이메일 사용하기
이메일을 좀 더 효율적, 효과적으로 사용하는 구성원이 되자
회사 내의 커뮤니케이션, 외부 고객사와의 커뮤니케이션의 대부분을 차지하는 것은 아마도 이메일일 것이다. 문자메시지, 카톡, 전화, 우편, 이메일 등 다양한 소통 수단이 있겠지만 아마도 이메일이 가장 중요하고, 간편한 수단일 거라는 데에는 이견이 없을 거라 생각한다.
업무적으로 이메일을 사용하는데 좀 더 나은 결과를 만들어 내기 위해서 아래와 같은 부분을 생각해 볼 수 있다.
내가 이메일의 가장 핵심 주체라면, 아니면 내가 기여할 수 있는 부분이 명확하다면 가장 빠른 시간 안에 회신을 하자.
이메일의 목적은 다양하다. 의견 및 아이디어의 수집, 의사결정의 촉구, 일반적인 정보의 회람, 미팅의 준비, 회의록 공유 등. 내가 할 수 있는 부분이 있다면 눈치 보지 말고 회신해야 한다. 중요한 업무의 처리가 먼저 일 수 있지만, 오랜 숙고를 할 필요가 없는 메일이라면 빠른 회신이 협업을 위해, 빠른 업무처리를 위해 매우 중요하다.
제목을 잘 활용해야 한다. 제목에서부터 이메일의 목적을 분명히 해서 수신자들의 반응을 촉구할 수 있다.
예를 들면 매우 중요한 시장 정보를 공유할 때 제목에 ‘xx 고객사 xxxx 프로젝트 관련 정보 공유 → xx제품 관련 데모준비 의사결정 필요’ 등으로 명확하게 한다면 이메일을 수신하는 사람들이 좀 더 명확하게 내용을 이해할 수 있을 것이다. 팀원이 보낸 내용에 제목이 불충분하다면, 팀 매니저는 제목을 보완해서 팀에 회람하는 것도 필요하다. 제목 앞에 [정보공유], [회신요망], [승인요청]. [참석요청] 등의 목적을 분명히 하는 것을 글머리를 써나가도 좋다.
의사결정이 필요하다면 의사결정 당사자를 분명히 지정하고, 명확한 의사결정 포인트와 의사결정의 데드라인을 제안하는 것이 좋다.
의사결정자가 지정되지 않아서 업무처리를 놓치는 것보다는 누군가를 지정해서 명확하게 요구하는 편이 좋다. 어차피 의사결정은 책임과 권한에 따라서 결정이 될 것이기 때문이다. 중요한 의사결정이라면 다른 사람들의 의견을 들을 수도 있기 때문이다. 의사결정뿐만 아니라 별도의 액션이 필요하다면 마찬가지로 액션 담당자와 완료시기들을 제안하자.
수신자가 받기에 민감한 내용이라면 시간을 내서 전화나 메시지를 통해 사전에 소통하면 좋다.
조직 내에서의 갈등은 아주 많은 부분은 소통의 부재에서 온다. 전화를 통해서 사전에 당사자에게 의견을 구하거나, 메시지를 통해서 알림만 해도 감정적인 갈등을 상당 부분 줄일 수 있다. 민감한 내용은 책임과 권한, Work load/일정 등이 대부분이다. 민감하게 받아들일 만한 사람이 있다면 사전에 통화한 번이라도 하자.
이메일을 작성하고 보내는 것도 매우 중요한 업무다. 진심으로 반응하자.
이메일을 받았을 때 수신자로서 원하는 내용을 회신하는 것도 중요한데, 동료나 매니저로서 피드백을 주거나, 독려를 하거나, 칭찬을 하는 것도 매우 좋은 습관이다. 이메일을 보냈을 때 반응이 없을 때 메일을 보낸 사람의 감정은 모두 잘 알고 있다.
빈도가 높은 메일의 주제들은 템플릿까지는 아니더라도 항목이라도 정해 놓고 활용하면 좋다.
특히 고객방문결과 및 회의록 등은 많은 회사나 팀에서 중구난방으로 내용을 정리하고 공유하자. 어렵지 않다. 실제로 오고 가는 메일을 몇 개 sampling 해보면 어떤 항목으로 정리해 나갈 건지 분명해진다.
회사 내에 별다른 커뮤니케이션 툴이 없다면 이메일은 매우 중요한 소통 수단임을 강조하고 싶다. Rule을 만들어 나가고 따르는 것도 중요한데, 무엇보다 조직 내에 원하는 소통문화를 만들어 나가는 것이 더 중요하다. 받는 이메일이 많다고 투정 부리기보다는 이메일을 좀 더 효율적, 효과적으로 사용하는 구성원이 되도록 노력하자.
