스마트시트 DataMesh

시트 간 데이터 연동하기

스마트시트에는 스마트시트와 연동해서 사용할 수 있는 앱들이 있다. 스마트시트의 데이터를 부분적으로 공유해서 협업을 할 수 있는 Dynsmic View, 시트 간 데이터 sync를 위한 DataMesh, 시트 내의 data field를 좀 더 시각적으롤 보여줄 수 있는 Calendar, Jira와 데이터를 연동할 수 있는 Jira connector 등이 그것들이다. 스마트시트의 Premier 버전이 아니라면 별도의 비용을 들여서 구매해야 하다 보니 일반 사용자들은 쉽게 접하기 어려울 수 있다. 나도 Smartsheet Conference에 참가해서 유료 앱들의 데모를 봤지만 실제로 써보지 않아서 체감이 잘 안되었는데 회사에서 해당 앱들 중 일부를 사용하기로 결정하여 드디어 사용해볼 수 있었다. :)
뭔가 써보고 싶었던 걸 사용할 수 있게 되었을 때 오는 기쁨이란..! 

그 유료 앱들 중에서도 이번 글에서는 DataMesh라는 앱에 대해서 소개하려고 한다.
DataMesh는 스마트시트의 시트 간 vlookup(또는 index + match) 함수를 시스템으로 저리 해주는 앱이다. 어떻게 생각하면 이런 걸 유료로 사용할만한 가치가 있을까 생각이 들 수 있다. 하지만, 스마트시트를 많이 사용하는 유저라면 cross-sheet vlookup을 사용했을 때 실수로 함수가 삭제되거나, 참조된 cell이 25,000개를 넘어서 limit에 걸려본 경험이 있을 거다. DataMesh는 이런 제한 없이 vlookup 효과를 적용할 수 있다. 필자가 실제로 여러 번 사용해보니 잘 활용하면 생각보다 더 유용하게 활용할 수 있다는 것을 알게 되었다.

DataMesh 시작하기

DataMesh를 사용이 가능한 상태라면 스마트시트의 오른쪽 상단의 앱 리스트를 클릭했을 떼 사용 가능한 앱 리스트가 나온다.

사용 가능한 유료 앱

그중에 DataMesh를 클릭하면 스마트시트 계정으로 로그인하라는 화면이 나오고, 이어서 smartsheet 계정에 access를 한다는 메시지가 나오면 Allow를 눌러서 진행한다.

DataMesh 첫 화면

사용 계정 선택 후 Access 허용

DataMesh의 첫 화면은 아래와 같이 필자는 이미 몇몇 시트에 대한 연동을 해놨다. 연동되는 화면을 보기 위해 오른쪽 상단의 'New Config' 버튼을 눌러서 새로 구성을 해보자. 

DataMesh Configs List

DataMesh Config 생성

DataMesh는 두 시트 사이에 기준이 되는 key 값을 기준으로 데이터를 sync 시키기 위해 5단계에 걸쳐서 설정하도록 되어있다.

1. 원본(source) 시트를 선택한다. 

이 시트에 있는 데이터를 기준에 따라 매칭 하여 대상 시트에 업데이트하게 된다.

source sheet 선택

2. 대상(destination) 시트를 선택한다. 

기준에 따라 매칭된 데이터를 업데이트 하기 위한 대상이 되는 시트를 선택한다.

destination sheet 선택

3. 기준이 되는 값과 업데이트시키기 위한 데이터를 선택한다.

매치 데이터 선택

4. 데이터 매칭 설정값 선택

이 부분의 설정이 중요하다. 이 설정에서는 아래의 4가지를 할 수 있다.

1) 대상 시트에 이미 값이 있는 경우에도 값을 덮어 씌울지 선택

2) 원본 시트에 기준 값이 2개인 경우 선택

3) 매칭 된 데이터의 업데이트 방식(새 데이터 추가, cell link 방식 설정 등) 선택

4) 업데이트 주기 선택(즉시, 매시간, 매 12시간, 매일, 매주)

옵션 설정

5) 설정 확인

DataMesh를 설정해서 사용해보니 생각보다 효과가 뛰어났다. 기존에 cross-sheet vlookup을 사용했을 때와는 달리 값이 자동으로 업데이트되니 함수가 오동작하거나 삭제될 것을 걱정할 필요가 없었다. 만약 스마트시트를 주요 데이터 관리를 위해 사용한다면 단순히 하나의 시트를 넘어서 다양한 데이터를 관리하는데 유용하게 사용될 수 있을 것 같다.