행사장은 어디가 좋을까?

Unique Venue에 목숨 걸지 말자!

여러분은 행사개최를 앞두고 무엇을 가장 먼저 하시나요?

강사섭외, 대행사 선정, 참가팀 선정 등 해야 할 일이 너무 많지만,

아마도 가장 먼저 하는 고민은 이것일 겁니다.

"이번 행사 어디서 하지...?"

행사 장소의 선정은 이벤트라는 개념이 정립되기도 전부터 가장 큰 고민이었습니다.

흔히 이벤트는 원시의 제례의식에 기원을 두고 있다고 하죠.

그때는 그게 어렵지 않았을까요?

아마도 그때도 실무자가 있었을 거고, 대행사도 있.... 었는지는 모르겠지만

대략적으로 행사장소를 선정하기 위해 이런 고민들을 했을 겁니다.

1. 안전한 장소 : 행사하다가 호랑이의 습격을 받는다거나 하면 안 된다고!

2. 의미가 있는 장소 : 신단수나 천지 같은 데서 해야, 굳이 말하지 않아도 의미전달이 되니까

3. 접근성이 좋은 장소 : 너무 외진 데서 하면, 수렵 및 채집을 할 시간이 줄어든다고!

+작년에 했던 장소 : 어, 작년에 거기 좋았어.(??)

오늘은 이벤트 장소를 선정할 때 미리 고민해야 하는 포인트에 대해 설명드리려고 합니다.

1. 참가자들은 자차로? 대중교통으로?

참가자들이 어떤 교통수단을 이용하는지에 따라 선택할 수 있는 장소의 위치와 형태가 다릅니다. 100여 명 이상이 자차로 이동할 것이 예상된다면, 일단 여의도, 종로, 을지로, 광화문 등 중심가에서의 행사는 매우 어렵습니다. 오히려 이런 경우에는 대학 공연장을 대관하는 것이 좋습니다. 혹은 ㅇㅇ기념관 등과 같이 재단/기념사업회가 운영하는 주차공간이 넓은 홀을 빌리는 것도 방법이 될 수 있습니다.

*이 부분을 고려하지 않으면, 행사 하루 전에 '혹시 주차는 되나요?'라는 질문을 수 백번 받게 될 겁니다.

2. 케이터링이 필요한가요?

대강당인 홀 운영주체가 실내 취식을 금하는 경우가 있습니다. 보통 국회나 공공기관의 부설 행사장이 그런 경우가 많은데요. 오전 10시부터 오후 6시까지 진행하느라 점심에 샌드위치를 제공하기로 했는데 실내취식이 안된다는 걸 하루 전에 알았다.....? 백 수십 명의 참가자들이 샌드위치를 들고 좁은 복도에 일렬로 나란히 서서 샌드위치를 씹는 모습을 보게 될 겁니다. 내가 선택한 공간이 실내 취식이 가능한지 여부를 꼭 확인해 보세요!

3. 그룹별 활동이 필요한가요?

상담이나 1:1 컨설팅의 경우, 소그룹으로 나누어 후속 논의를 진행하게 됩니다. 대화 내용이 타인에게 들리지 않아야 하고, 어느 정도 독립되고 밀폐된 느낌이 있어야 편안한 대화를 이어갈 수 있겠죠. 소그룹의 규모와 성격을 함께 판단하면서 추가 공간이 몇 개 까지 대관 가능한지, 혹은 가림막을 사용해서 공간을 구분할 수 있는지 확인할 필요가 있습니다. 혹시 소그룹이 너무 많다(10~15개 이상이다) 면, 의자/테이블/파티션을 렌털해서 임의의 공간에 임시 소그룹 테이블을 만드는 방법도 있습니다.

4. 대형 스크린이 필요한가요?

다른 행사는 모르겠지만 우리처럼 스타트업 이벤트를 진행한다면, 참가팀의 발표자료가 잘 보이게 하는 것에 중점을 둘 수밖에 없습니다. LED 스크린이 원래 설치된 곳이라면 최고겠지요! 그렇지 않다면 프로젝터를 쓰는 경우가 일반적인데, 전문적인 행사공간이 아니라면 프로젝터의 성능과 무대 쪽 조명간섭 여부를 확인하시는 것이 좋습니다.

5. 이것도 더 알아두면 좋아요!

- 인터넷 연결은 가능한지? : 요즘은 Youtube를 통해 실시간 중계를 하는 경우가 많지요. 이게 가능하려면 반드시 유선 인터넷을 사용할 수 있는지 확인해야 합니다. (선이 있는지 여부는 중요하지 않습니다. 그건 저희가 가져갈 거예요) 야외공간이나 일부 관공서 공간의 경우 보안 이슈로 인터넷 연결이 불가능한 경우가 있는데, 이 때는 무선 인터넷 장비를 따로 가지고 가게 됩니다(비용이 다소 더 듭니다)

- 연사대기실이 있나요? : 피칭행사는 하루에도 십 수 명의 발표자가 무대를 오르내립니다. 이들을 위해 핀마이크를 설치하거나, 등단 전 안내를 하거나, 하다못해 발표연습을 위해서라도 대기 공간은 있는 것이 좋습니다.

- 주차면 확보가 약간이라도 되나요? : 행사 주최기관의 VIP 방문이나, 렌털/음향 팀 등 반드시 필요한 주차면이 있을 수 있습니다. 때때로 아예 단 한 대도 댈 수 없다!라고 하는 공간이 있다면..... 음.... 조금 더 다른 곳을 알아보는 게 좋겠죠.

이걸 언제 다 알아봐! 제일 쉬운 방법은 없을까?

제일 쉬운 방법은 '호텔'에서 진행하는 방법이 있습니다!

호텔의 대관사업부는 그야말로 행사에 필요한 거의 모든 사항들을 챙겨서 제공합니다. 심지어 진행 중간중간에도 계속해서 부족한 점이 없는지 함께 체크해 주죠.  가격도 4성급 호텔의 경우 감당이 안될 정도로 비싸지는 않습니다.

물론 그것보다 쉬운 방법은?

'에픽스테이지'에 연락해서 상황과 내용에 맞는 딱 맞는 공간을 찾으시는 거고요.

에픽스테이지는 최적의 스타트업 행사를 위해 다양한 경험에 기반한 최적의 장소를 제안하고,

목적에 맞춘 공간 구성을 제시해 드릴 수 있습니다.