워크샵 개론(2)
워크샵 Staff 초심자들을 위한 요령과 공감대 정리 : Phase 2
워크샵 초기 셋업으로 1일차를 바쁘게 보내셨다면,
이제부터는 디테일을 들어갈 차례입니다. 출발 전까지, 당신은 어떤 일을 챙겨야 할까요?
이번 Phase에서는, 일의 순서보다는 항목별로 정리해봅니다. 모든 일은 유관부서 혹은 에이전시와 지속적으로 공유/커뮤니케이션/컨펌의 과정을 거친다는 것을 전제로 합니다.
이제부터 우리가 챙겨야 할 항목은 여섯 가지로 구분할 수 있습니다 :
항공, 회의실, 숙소, 식사, 이동, 결재(품의)/공지.
1. 항공편
항공편은 무조건 처음부터 확보하고 들어갑니다.
무엇보다 최우선적으로 챙겨야 할 것은 참석자들의 여권과 비자입니다.
중국 출장인데 자신있게 여권을 건네더니 출발 당일날 비자가 없다!? 또는 여권 만료가 6개월도 안남았다? 모두 황당한 일이 벌어질 수 있으니, 여권 사본을 사진이든 PDF든 받아서 여행사에 사전 점검을 맡깁니다.
항공편은, 초심자라면 반드시 총무팀에 회사에서 해외 출장/워크샵 진행 시 주로 이용하는 항공편을 반드시 물어봅니다. 마일리지를 쌓아온 항공사가 있을 것이므로, 기왕이면 얼라이언스 등의 활용이 가능한 곳을 이용합니다. 하지만, 회사에서 주로 이용하는 전담 여행사를 통하신다면 대부분은 이미 알고 움직일 것이므로 가볍게 확인하는 수준으로도 좋습니다.
2, 3. 회의실과 숙소
회의실과 숙소를 묶어서 설명하는 이유는 '거리' 때문입니다.
회의실과 숙소의 거리는 두블럭 내가 가장 좋습니다. 길을 걸어가면서 낯선 곳의 많은 풍경도 볼 수 있고, 공기를 마시며 워크샵 전 머릿 속을 개운하게 정리할 수 있기 때문이죠. 그 이상은 대중교통이나 버스를 타야 할테고, 감각적으로 다소 머릿속이 깨어있지 못할 가능성이 높습니다.
국내의 경우 리조트를 잡으면 리조트 내 컨퍼런스룸까지 올인원으로 예약할 수 있습니다만,
해외 워크샵의 경우 대부분의 숙소는 호텔이며, 호텔 내 컨퍼런스룸은 아래 두 가지 이유로 되도록 피하기를 권유합니다.
* 비용이 비싸다 : 커피,쿠키,과일 등 케이터링을 비롯한 각종 시설을 단가 개념으로 산정하기에 다소 비쌉니다. 물론 이런 비용이 별 상관 없는 기업이라면 몰라도 말이죠.
* 일반적으로 5성급이 아닌 이상 해외 호텔의 컨퍼런스룸은 없는 경우가 많거나, 있다고 해도 그 분위기가 매우 딱딱하고, 자고 일어나자마자 밥먹고 회의까지 한 건물 안에서 한다는건 리프레시도 안될 뿐더러 해외에 나온 의미가 없습니다. 그럴거면 차라리 회사에서 워크샵을 하면 될 일이죠.
이에 일반적으로는 호텔은 호텔대로 잡고, 좀 더 캐주얼하고 쿨한 워크샵 장소를 물색해봐도 재미있습니다. 나만의 재미는 아니지만, 기왕이면 참석자들을 릴렉스한 분위기에서 더 번뜩이는, 적극적인 활동을 하게 하고 싶다면, 여행사를 통해서든, 구글링을 통해서는 좋은 장소를 좀 더 찾아봅니다. 우리는 프로니까요.(ㅠ_ㅠ)
다만, "워크샵 장소" 또는 "컨퍼런스 장소"로 검색하게 되면, 정말 고리타분한 장소가 나옵니다.
좀 더 크리에이티브한 곳을 원한다면, 멀티미디어 까페, 혹은 소규모 컨설팅 펌 등을 찾아봅니다.
예약 등은 대행사에 맡기거나, 직접 컨택을 해도 좋습니다. 대행사를 껴서 좋은 점은, 이런 장소를 어레인지 해줄 뿐 아니라, 담당자가 원하는 분위기를 읽고 지역 내 유사한 장소를 추천해준다는 거죠. 물론 요구했을 때 말입니다.
이런 장소에서 자유롭게 워크샵을 진행할 수 있다면 분위기도 좋고 재미있겠죠? 다만 마이크, 프로젝터, 화이트보드 등 집기들이 문제일텐데, 사소한 어레인지는 에이전시를 통해서 최대한 조정해봅니다. 대부분의 크리에이티브한 장소들은 그 전에도 이러한 종류의 경험들이 있으므로, 매니저들이 알아서 준비해주는 곳들이 많습니다.
다시 말씀드리지만, 혼자서 준비를 하는 경우(혼자 준비를 한다는 것은 조직의 크기와 전혀 상관이 없습니다. 본인의 역량을 믿고 맡기기 때문이기도 하지만, 특히 핵심 인력 외에 스탭이 많아지면 인적, 물적 자원투입이 불필요하게 커지기 때문입니다.) 본인이 너무 많은 짐을 지고 가려 하면 안됩니다. 적절하게 미션을 부여하고, 일을 맡기고, 전체를 보는 것이 스탭의 몫이지, A to Z를 모두 챙기려고 하면 아무것도 결정하지 못하고 버둥대는 결과를 낳게 됩니다.
4. 식사
식사는 무엇보다 위생이 가장 큽니다. 단체로 움직이는 만큼, 식사만큼은 모험하지 마시고, 검증된 곳을 찾아서 추천을 받은 후 의사결정을 받아 결론내면 됩니다. 여기서 "의사결정"이라 함은, 참석자 중 최고 선임자를 의미하며, 보고 시 2~3가지 옵션을 제시한 후 결정을 받아내면 됩니다. 혼자 베스트 장소를 정한다고 끙끙대지 마세요. 본인은 회를 선택했는데 임원 중에 회 알러지가 있는 분이 있는지 누가 알겠습니까.(저는 일부러 파악해두는 편입니다만, 체질과 컨티션이 그때그때 다들 다르시기 때문에...) 또는 그냥 무심결에 고기 먹고 싶다고 할 수도 있고 말이죠 -_-;;
만일 여지가 있다면, 조를 나누어 스스로 찾아다니도록 하는 방법을 추천드립니다.
요즘 많은 기업들이 시도하는 방식인데, Yelp나 Four Square, Open Table 등의 앱을 써서 스스로 찾고, 구글 지도로 경로를 찾아가는 방식으로 일종의 탐험과 발견을 적극적으로 체험하는 방식으로도 굉장한 경험을 제공할 수 있습니다. 저는 저희 회사 방식이기도 하지만, 저 또한 이런 방식을 즐기는데요, 반응이 생각보다 좋고, 모두 정말 잘 찾아다닙니다. ㅎㅎ
5. 이동
일반적으로 제 관점에서는, 이동은 2km를 기준으로 하며, 짧으면 도보, 길면 대중교통/택시/버스를 이용합니다. 단체버스를 빌리신다면 적극적으로 이용해도 좋지만, 스페인이나 일본처럼 좁은 골목이 많은 곳은 버스로만 다니기에는 한계가 있습니다. 2km는 약 네블럭, 도보로는 약 15분 거리인데요, 이 정도는 걷게 해주는게 좋습니다. 많이 보고, 많이 만지고, 사진도 많이 찍고, 보는게 얻어가는 것이라는 진리를 경험하게 하는 건 좋은 일입니다.
도보 이동은 구글맵 길찾기로 대부분 찾아갈 수 있습니다. 미리 나의 지점을 저장해뒀다가, 공유기능으로 모두에게 메시지/카톡/라인 등을 통해 공유해두면 좋겠지요?
이동에 관련해서는, 운영계획 자료에 지도와 함께 동선표시를 해서 이해하게 만드는게 좋습니다. 경로를 꼬불꼬불 정확하게 그릴 필요 없이, point to point 연결선에 구글맵 등에서 파악한 거리/시간을 도보냐, 택시냐에 따라 기재해주면 나중에 다시 찾을 필요가 없겠죠. 제 아웃풋을 보여드리고 싶지만, 정체를 잘 안밝히는 편이므로 지금으로서는 독자분의 능력이 더 클 것으로 믿겠습니다.
6. 결재(품의)/공지
품의 방식이야 뭐, 기업마다 규정과 입장이 다 다르기 때문에, "누군가의 품의서"를 참고하여 결재를 올리시면 됩니다. 하지만 기업마다 공통적으로 재무팀의 합의를 거쳐야 한다면, 가급적 출발 3일 전에는 반드시 결재를 올리셔야 합니다. 그래야 합의라인에서 찾을 때 가서 대답해주고, 결재문서를 공유할 수 있기 때문입니다. 환율 기준이나 기재 방식은 회사마다 갖춰진 출장/워크샵 규정을 참고하시면 되니 생략합니다.
문제는 공지인데요, 참석자 입장에서 공지메일에 들어가야 할 핵심 요소가 있습니다. 메일 보내고 나서 문의전화가 쇄도하지 않게 하기 위해서는 아래 요소는 반드시 "명확한 기준을" 정의해주세요.
* 개인 경비 : 일당 여부(규정에 따라), 개인 식사비용/교통비/통신비(로밍) limit 안내, 현금 사용 시 증빙 위한 영수증 지참 필수 안내 등
* 일정, 특히 항공편 시간(e-Ticket 배부 여부 안내)
* 지도(4번에서 설명드린 이동경로 및 주요 방문지점 표시)
* 드레스 코드(반바지 금지 등)
이 외에 현지 기온과 시차, 그에 따른 복장 참고사항 등을 알려주면 됩니다.
필요에 따라, 사전에 리뷰할 머터리얼 혹은 워크샵 주제 등에 대해 공지할 필요가 있다면, 별도로 배포하도록 합니다.
7. 그 외 필수 점검 항목
* 가이드 : 가이드에는 의전 가이드와 현지 가이드(Cultural Guide)가 있습니다.
의전 가이드는, 말 그대로 C레벨이 참석할 경우 안전과 의전을 담당하는 베테랑이며, 현지 가이드는, 현지에서 섭외된 한국말과 현지어 구사가 가능한 이들을 의미합니다. 일반적으로 의전가이드만으로도 충분하지만, 조별 활동이나 각종 외부활동이 일정에 있다면 필요에 따라 섭외를 미리 해둡니다.
* 통역사(강의, 비영어권 국가의 외부 활동을 감안)
* 참석자 선물 혹은 상품(셀카 미션 수행 등의 간단한 프로그램이 있으면 괜찮겠죠?)
어떤가요? 사실 말로는 쉽지만, 이것들을 세심하게 챙기려면 사실 3주는 매우 빠듯합니다. 생각보다 장소가 잘 안잡히는 경우가 많고, 참석자 추가로 인해 호텔이나 항공편을 추가해야 하는 경우 차질이 빚어질 수 있습니다. 의사결정 또한 장소부터 시간계획, 아젠다, 발표자료 준비 혹은 발표자 선정 등 소소한 결정사항이 많으므로, 체크리스트를 미리 짜 두면서 진행하는 게 가장 좋습니다. 경험이 쌓이면 체크리스트 없이도 충분히 수행이 가능합니다만, 막상 다급해지면 빼먹는게 많거든요.
현지 활동편을 마저 쓰려고 했지만, 사실 현지에서는 임기응변, 상황별 대응 이상의 최선이 없습니다. 다만 참석자들보다 좀 더 앞서서 다음 일정, 다음 장소를 꾸준히 의전가이드와 상의하면서 근성을 가지고 모두를 안전하게 지켜준다는 마음으로 전체 일정ㅇ르 진행해주면 됩니다.
마지막으로 회의록 작성은 우리들의 몫입니다. 누가 필요하든 필요하지 않든, 워크샵의 의미를 생각하며 기록을 남길 사람은 우리밖에 없습니다. 한국으로 돌아와서, 현지에서 도출한 과제를 정리하고, 수행부서를 지정하여 배포하고, 일이 돌아가도록 하는 일은 소속 조직장과 커뮤니케이션 하면서 팔로업을 하는 것으로 마무리합니다.
Staff의 역할은, 모든 일의 맨 앞과 맨 뒤를 지켜내는 것입니다. 어려운 일이 있으면 앞길을 터 주고, 모두가 잘 가고 있는지 뒤에서 지켜보며 따라가 주고 번잡한 일들을 뒤처리 해주는, 마치 군대시절 행군의 앞과 뒤를 살피는 역할이라고 보면 됩니다.
모두가 사명감을 가지고, 기왕 부여된 직장생활은 즐겨가며 의미를 얻어내어 성공적인 경영인이 되실 거라 믿습니다.
즐거운 5월 마무리 하시기 바랍니다.
