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by 베리 Jul 01. 2022

공지 사항 쓰는 방법

CX 매니저 n 년 차의 소소한 팁

회사마다 다르겠지만 아마도 CX 매니저라면 공지 사항을 숱하게 써봤을 것이다. 나도 CX 매니저로 n 년 동안 일을 하며 아주 많은 공지 사항을 써왔는데, 쓸 때마다 어려운 것이 사실이다. 나와 같은 사람들을 위하여 그동안 일을 하며 터득한 공지 사항 쓰는 약간의 tips을 준비해 보았다.

(모든 것은 작성자 기준이며, 회사와 서비스에 따라 해당 내용은 다를 수 있음을 미리 밝힙니다.)

공지사항 작성 관련 메시지에 달린 피드백 댓글 20여 개... 공지사항 작성은 이토록 중요한 일이다!

공지 사항은 유저들에게 공식적으로 안내하고자 하는 내용이 적힌 글이다. 공지 사항 누가 읽어?라고 생각할 수 있지만, 서비스에 대한 모든 사항을 '공식적인 입장'으로 내놓는 내용이기에 신중하게 작성해야 한다.

1. 공지 사항 작성 시, 가장 먼저 확인해야 할 사항

공지 사항에서 알리고자 하는 내용
너무나 당연해서 쓰지 않을까도 했지만, 공지사항에서 알리고자 하는 내용이 어떤 것인지 공지사항을 작성하기 전에 명확하게 파악을 하고 있어야 한다. (특히 서버 점검이나 특정 기간 내에 발생하는 일에 대해서 안내를 하는 경우 일정 체크도 필수!)

공지사항을 읽는 대상이 누구인지 파악
제공하는 서비스에 따라서 다양한 이해 관계자들이 존재한다. 플랫폼 서비스의 경우 서비스를 소비하는 소비자와 서비스를 제공하는 공급자가 있기 마련인데, 같은 내용의 공지라고 하더라도 이해 관계자 별 서비스를 이용하는 유형이 다르기 때문에 읽는 주체에 따라서 알맞은 내용으로 공지 사항을 작성해야 한다.

2. 공지 사항 작성 팁

타 서비스의 유사 공지 사항 레퍼런스 찾기
UX Writing이 각광을 받기 시작하면서 회사에서 작성되는 글을 중요하게 생각하는 기업들이 많아졌다. 내 기준 쿠팡, 토스가 업계에서는 가장 잘한다고 생각되어 자주 참고하는 편이다. 또한 특정 공지사항에 대해 구글링을 하면 위에서 추천한 두 개의 회사뿐만 아니라 다양한 곳에서 작성한 공지사항을 확인할 수 있다.
메일함에서 휴지통으로 곧바로 사라지던 개인정보 취급방침 메일도 아주 좋은 레퍼런스다. 모든 공지를 다시 한번 더 꼼꼼하게 보자!

첫인사와 마무리 인사 작성하기
공지 사항 레퍼런스를 찾을 때나 동료들이 작성한 공지사항을 피드백할 때, 첫인사와 마무리 인사를 놓치는 경우를 많이 봤다. 공지 사항은 회사의 공식적인 입장을 나타내는 내용이 주를 이루기 때문에 인사는 빼먹지 말고 작성하자.

누가 읽어도 이해하기 쉽게 작성하기
공지 사항은 불특정 다수에게 전달되는 글이다. 소비자인지 공급자인지 주체는 나뉘긴 하지만 그 글을 읽는 사람이 초등학생인지 성인인지 알 수 없다. 그렇기 때문에 누가 읽어도 이해하기 쉽게 최대한 쉬운 용어를 사용하여 작성해야 한다.

전달해야 할 정보는 포인트 있고 간단하게 작성하기
공지 사항은 읽히지 못할 때가 많다. 그렇기 때문에 핵심 내용이 한눈에 파악될 수 있도록 기호 등으로 포인트를 주며, 간단하게 작성을 하는 것이 좋다.

예시) 7월 22일 서버 점검으로 인하여 새벽 2시 ~ 3시 사이에 앱 서비스 이용이 불가한 경우

[Case A]

안녕하세요, 서비스명입니다.

더욱더 나은 서비스 제공을 위하여 서버 점검을 진행할 예정입니다.
서버 점검으로 인하여 7월 22일 오전 2시 ~ 5시 사이 앱 이용이 어렵습니다. (점검 시간은 상황에 따라 연장될 수 있습니다.)

서비스 이용에 불편을 끼쳐 죄송하며, 너른 양해를 부탁드립니다.

감사합니다.

[Case B]

안녕하세요, 서비스명입니다.

더욱 나은 서비스 제공을 위하여 서버 점검을 진행할 예정입니다.

▶ 점검 일시 : 2022년 7월 22일 (금)
▶ 점검 시간 : 오전 02시~05시
(※ 점검 시간은 상황에 따라 연장될 수 있습니다.)

서비스 이용에 불편을 끼쳐 죄송하며, 너른 양해를 부탁드립니다.

감사합니다.

맞춤법 검사는 확실하게
공지 사항을 모두 작성했다면, 맞춤법 검사는 확실하게 한다. 사실 이 글을 쓰고 있는 지금도 맞춤법은 너무 어렵다. 마무리 단계인 맞춤법과 띄어쓰기에서 잘못된 부분이 있다면 정성껏 작성한 공지 사항에 대한 신뢰가 떨어질 수 있기 때문에 확인 또 확인을 한다.

최근에 네이버 맞춤법 검사기도 생겼지만, 부산대 맞춤법 검사기를 가장 신뢰하고 많이 쓰는 편이다.
· 한국어 맞춤법/문법 검사기 : http://speller.cs.pusan.ac.kr/

맞춤법 검사까지 했다면, 공지 사항 작성하기 미션은 거의 99% 끝난 셈이다. 하지만 끝날 때까지 끝난 것이 아니다.

3. 공지사항 작성 마무리

정보 확인하기
공지 사항으로 전달하는 정보의 내용에 잘못된 부분이 없는지 최종적으로 확인한다. 이 때는 같은 팀의 동료나 상사의 도움을 받는 것도 좋다. 왜냐하면 작성하는 동안 이미 너무 많이 봤기 때문에 내 눈에는 실수한 부분이 보이지 않을 수도 있다.

실제 노출되는 페이지 확인하기
미리 볼 수 있다면, 앱 또는 웹 페이지에서 작성한 공지 사항이 어떻게 노출이 되는지 확인한다. 기기의 사양별로 다르지만, 문단 간의 간격 등을 보면서 핵심 문장을 눈에 띄게 하는 등의 마지막 터치를 할 수 있다.

여기까지 안내된 것들을 충실히 반영했다면 그 공지 사항은 어디 가서 욕먹을(?) 일은 거의 없을 거라고 생각한다. 누가 보지도 않는 취급을 받는 '공지 사항'이지만 많은 사람들의 노고에서 탄생하는 글임을 이 글을 읽는 여러분들이라면 알아주기를 바란다.

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