진짜로 문서로만 보고하는 PPT 작성 요령
회사에서 일을 하다 보면 다양한 형식의 문서를 만들어야 합니다.
물론 그중에서도 PPT(a.k.a 프레젠테이션) 형식의 문서가 가장 일반적입니다. 학교에 다닐 때 만들던 문서와 다르게 화려하지만 심플하고, 복잡하지 않지만 한 페이지에 모든 내용을 담아야 하는 이 PPT 문서는 항상 우리의 고민거리를 증폭시키는데 큰 기여를 합니다.
이번 포스트에서는 PPT의 도식화에서 가독성을 높일 수 있는 몇 가지 방법을 소개합니다.
가이드라인은 문서에서 가장 먼저 할 작업입니다.
먼저 출력을 염두했는지, 빔프로젝트로 발표할 것인지를 고려해야 합니다. 출력용이라면 배경은 밝을수록 좋으며, 발표용이라면 배경은 어둡게 처리하는 게 좋습니다.
출력을 고려하고, 페이지 수가 적지 않다면 아무래도 각 장표의 여백을 확보할 수 있는 기준을 잡아두는 것이 좋습니다.
마스터에서 만든 안내선(가이드라인)은 주황색으로 나타납니다.가이드라인은 문서에서 실제 콘텐츠를 담을 영역을 지정할 때 큰 도움이 됩니다.
특히 전체 문서에 영향을 줄 수 있는 가이드라인은 슬라이드 마스터에서 지정해두면 작업 도중에 흐트러질 일 없이 작업할 수 있습니다.
차트는 엑셀에서, 디자인은 PPT에서
차트의 구성은 의도하는 방식에 따라서 완전히 다른 형태로 나타날 수 있습니다. 그중에서 가장 중요한 것은 보여주고자 하는 데이터인데, 가급적 엑셀에서 데이터를 먼저 정리하는 작업을 선행하는 것을 권장합니다.
데이터를 시각화할 때에는 어떤 데이터에 집중해야 하는지를 먼저 파악하고 선별할 필요가 있습니다.
예를 들어 매입, 매출, 판매수량에 대한 데이터를 동일한 관점으로 시각화할 경우에는 데이터를 빠르고 선명하게 인지하는 것이 어려워집니다.
위 이미지와 같이 하나의 축으로 보여줄 경우 페이지에서 전달해야 하는 핵심 데이터가 무엇인지 판단하는 것이 어렵지만, 시각적인 조치를 취할 경우 보여주기 위한 데이터가 어디에 집중하고 있는지를 쉽게 인지할 수 있습니다.
공간을 적절하게 활용하세요
같은 공간에서 시각화 정보를 제공할 때에는 차트에서 보여줄 수 있는 정보는 구성 방식에 따라서 양이 달라질 수 있습니다.
원형 차트를 활용할 경우 꽉 찬 원형보다는 도넛 디자인을 구성하면 시각으로 전달될 수 있는 부담감을 줄여줄 수 있음은 물론이며, 각 차트의 핵심 데이터를 강조하거나 차트의 목적을 효과적으로 전달하는 방식으로 응용 역시 가능합니다.
차트의 색상 역시 주목해야 하는 데이터와 비교군의 차이를 두는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.
큰 흐름이 먼저, 설명은 그다음입니다.
강제적으로 1Page Proposal을 해야 할 상황이 아니라면 문서 안에서 흐름을 만들어야 합니다. 예를 들어 A라는 사업에 대한 현재 매출 현황을 점검하고, 이슈를 분석하고 향후 개선점을 보여줘야 한다면
1. 최근 매출 현황 차트 + 각 지점 별 이슈 요약
2. 이슈에 대한 세부 항목 (모든 이슈보다는 중요하게 봐야 할 부분만)
3. 향후 개선을 통한 목표 매출 차트
와 같이 각각의 페이지에서 말하고자 하는 메시지를 분리시켜 집중력을 놓치지 않게끔 유도하는 게 좋습니다.
전체 흐름과 이슈를 시각화하여 한번에 파악할 수 있도록 합니다. 이슈에 대한 세부 항목은 강약 조절이 된다면 더할 나위 없습니다.
텍스트로 정리하는 것보다는 각 이슈 제목과 내용, 중요하게 봐야 할 영역 들에 최소한의 강조 효과가 포함될 경우 문서의 시의성 개선은 물론 문서를 읽는 대상이 가질 의문도 원천적으로 해소할 수 있습니다.
텍스트에 강조 효과를 넣는 방법도 있으며,
각 영역의 면처리로 콘텐츠의 구분점을 만들어낼 수도 있습니다. 문서는 읽어야 할 대상에게 효과적으로 정보를 전달하는 방식입니다.
특히 업무용 문서의 가독성, 시의성은 조직의 업무 효율성과 흐름 속도를 개선하는 중요한 장치이므로 작성 시점에서 전달하고자 하는 내용과 목적을 잘 이해하고 구성할 필요가 있습니다.
