협업 메신저를 효과적으로 활용하는 방법
협업툴 완전정복
최근 카카오톡과 같은 대중적인 메시징 서비스가 아닌 업무용 메신저 도구를 활용한 협업 시도가 많이 이루어지고 있습니다. 해외 서비스는 이미 충분한 서비스 풀이 있지만 아쉽게도 국내 서비스는 아직 제한적이라서 국내에서 협업을 위한 메신저 도구를 이용하기 위해서는 선택의 고민이 생길 수 있습니다.
업무용 메신저의 가장 큰 장점은 업무와 개인 메시징을 완벽하게 분리할 수 있다는 점에 있습니다. 이 외에도 가장 확연한 장점을 꼽아보자면 휘발되지 않는 자료와 강력한 검색 기능, 사용자의 태깅과 여러 SaaS 서비스의 연동을 통한 업무 통합 등이 있죠.
사실 대부분의 스타트업, IT기반 기업들은 이제 업무용 메신저 도입을 적극적으로 하는 편이지만, 대부분의 사용자는 이 강력한 도구를 단순한 채팅 용도로 사용하는 경우가 많습니다.
이러다 보니 급한 경우에는 다시 카카오톡 등의 개인 메신저로 대화를 시작하기도 하고, 이메일과 메신저의 커뮤니케이션이 섞이면서 업무 커뮤니케이션의 불편함을 감수해야 하는 상황도 쉽게 발생하곤 합니다.
모든 업무용 도구가 비슷하듯 메신저의 도입과 활용 역시 어느 정도의 규칙이 필요합니다.
예를 들어 반드시 업무용 메신저로만 대화하고 카카오톡을 쓰지 말기, 간단한 대화는 이메일을 사용하지 않기 등이 있겠죠.
효과적인 메신저 활용을 위한 몇 가지 팁을 공유합니다.
여기서 소개하는 팁은 일부 메신저에서는 지원하지 않을 수 있으므로 각각의 기능적 요소를 확인하고 필요에 따른 업무도구를 선택할 필요가 있습니다.
스레드를 활용한 대화
한국의 메시징, 채팅 문화는 스레드 문화가 아니다 보니 업무용 메신저를 이용한 대화에서도 자연스럽게 채팅처럼 대화하는 경우가 흔합니다.
대부분의 업무용 메신저는 대화 메시지를 하나의 스레드로 간주하여 메시지 내 댓글을 작성할 수 있도록 구성되어 있습니다.
이런 스레드를 기준으로 한 커뮤니케이션은 대화 주제가 혼재되거나 많은 양의 채팅이 이루어지고, 시간이 지난 대화기록을 검색할 때 굉장히 강력한 기능으로 돌아오게 됩니다.
예를 들어 지난달 나눴던 대화 히스토리를 파악하고 싶은데, 스레드 없이 기록을 찾으려면 여러 키워드로 대화를 스크래핑해야 하지만 스레드로 남겨진 기록은 하나의 대화메시지 하나에서 모든 히스토리 파악이 가능해지죠.
이는 검색에서도 훨씬 쉬운 기능적 요소가 되기도 합니다.
전자결재의 통합
일부 업무용 메신저 서비스에서는 고도화된 기능을 통해 다양한 업무에 필요한 기능요소를 제공하기도 합니다. 국내에서 제공하는 다양한 그룹웨어 서비스는 사실 협업도구의 도입을 억제하는 가장 거대한 허들이기도 한데, 국내 시장 환경 특성으로 인해 이메일, 전자결재, 근태관리, 자산관리, 메신저 서비스 등을 모두 하나의 그룹웨어로 통합해서 제공하는 경우가 많기 때문입니다.
기업 입장에서는 이미 그룹웨어에서 제공하는 기능을 적절하게 활용하지 않고 새로운 업무용 메신저의 도입이 그리 달갑지는 않을 겁니다.
그런 관점을 역으로 접근해서 메신저 내에 그룹웨어 기능 중 일부를 제공하는 경우가 있습니다.
대표적으로 swit.io에서 서비스하는 그룹웨어인데, 전자결재와 근태관리 등의 필수 그룹웨어 요소를 패키징해 부가서비스로 제공합니다.
이러한 전자결재 기능은 그룹웨어의 의존도를 줄여줄 수 있어 기업의 협업 문화를 변화시키거나 업무 효율성을 제고하는데 참고할 수 있습니다.
업무 자동화
기획, 마케팅 등 지속적으로 사용자 데이터를 조회해야 하는 업무 담당자는 정기적으로 데이터를 수집하고 정리하여 내부 공유를 해야 하는 경우가 많이 있습니다.
슬랙의 연동 서비스들을 살펴보면 메타, 구글 등의 솔루션과 연계하여 서머리 데이터를 자동으로 슬랙에 호출하고 특정 채널에서 발행하도록 할 수 있습니다.
이 외에도 필터 옵션을 설정하여 이메일을 슬랙에서 수신하는 방법도 가능하기 때문에 필요에 따른 반복적인 업무를 줄여주는 효과를 만들 수 있습니다.
스윗은 더 본격적으로 구글워크스페이스와의 통합 서비스를 제공하여 스윗 서비스 내에서 메일함을 그대로 호출할 수 있습니다.
여기서 내가 확인한 이메일을 드래그&드롭만으로 다른 사용자에게 해당 메일 자체를 전송하는 것도 가능합니다. 이는 1:1 메시징 외에 특정 채널 공유도 가능하기 때문에 매번 수신자를 지정하거나 관리할 필요 없이 프로젝트에 필요한 인원에게만 간편하게 정보 전달이 가능해지죠.
또한 채팅 메시지로 전송되기 때문에 스레드 안에서 필요한 커뮤니케이션을 이어갈 수도 있습니다.
그리고 할 일로 지정이 필요하다면 해당 이메일을 기준으로 그대로 To-Do 리스트로 전환하고 담당자를 배정할 수도 있죠.
비디오콜 (화상회의)
마이크로소프트가 오피스365로 통합하여 제공하는 팀즈는 업무 협업을 위한 기능적 요소는 부족하지만 커뮤니케이션에 한정하여 강력한 기능을 제공합니다.
대표적으로 비디오콜을 지원하고 이는 아웃룩 등과 연계하여 유기적인 업무 흐름을 만들 수 있도록 지원해 주는데, 비교적 높은 화질과 음성 품질로 인터넷 속도가 느린 상황에서도 대화의 어려움을 최소화해주고 있습니다. (화면은 끊어져도 음성 품질을 유지해 줍니다.)
업무 흐름 추적
플로우, 스윗 등의 협업도구에서는 업무 흐름을 추적할 수 있는 다양한 도구를 제공합니다. 간트차트, 칸반보드, 업무 피드 등을 제공하는데 이러한 기능 요소를 활용해 업무 커뮤니케이션을 조금 더 효율적으로 진행할 수 있다는 장점이 있습니다.
각 담당자가 진행 중인 업무를 모니터링하며 현재 진척상황을 별도의 질의 없이 확인할 수 있다는 장점 외에도 현재 각 업무가 어느 정도의 진척상태인지를 시각화하여 제공하기 때문에 관리자가 손쉽게 전체 흐름을 파악하는데 용이하다는 장점이 있습니다.
업무용 메신저는 단순히 채팅의 기능만을 가지지 않고 보다 효과적이고 효율적으로 구성원이 업무를 공유하고 생산성을 높일 수 있도록 고안되어 있습니다.
간단한 채팅보다는 조금 더 실무에서 적극적으로 활용하여 조직의 효율성을 개선할 수 있는 방법을 찾아보시길 바랍니다.
